除了公司管理者重視了解員工的心聲之外，企業更應該將了解員工的心聲製度化。通過製度規範，建立了解員工心聲的渠道和機製，保證公司上下溝通暢通。這樣才能讓公司的每一位管理者都重視溝通和了解員工的心聲，重視傾聽員工的意見和建議。這對推動企業的發展具有十分重要的意義。
百安居集團是一家相對保守、等級森嚴的英國公司，但是他們的管理者們十分重視與員工直接溝通。當員工在工作中遇到了麻煩，可以直接找管理者幫忙解決。百安居（中國）公司的副總裁、人力資源總監李欣舉例說，有一次公司籌建物流中心，當時有一名員工被解聘，在新領導沒有到任時，他被要求離開公司。於是，他找到李欣投訴。
李欣先了解他的想法，然後要求部門給出一個合理的解釋報告。後來，李欣了解到，這個員工平時工作態度很好，隻是在技能方麵有些欠缺。最後，他與相關部門負責人溝通，達成了一個共識：公司花一些精力和時間去培養他，並設立了6個月的觀察期，看他是否能夠在培訓中達到公司要求。事實證明公司的這種做法是正確的，經過培訓，這位員工達到了公司的要求，而且工作十分努力。
除了直接與管理者溝通，以尋求幫助。百安居還有相關的製度來保證員工發表意見，尤其是在百安居的英國總部，有一個“草根會議”，一些來自基層的員工和總部的各個員工每個月都會召開一次會議。每個員工都可以在會議上提出問題和建議，公司的高層領導者會麵對麵地了解員工的想法、公開對話。
如果員工的問題和建議有價值，那麼管理層和相關部門就會製定行動計劃，然後去推行解決。在下一次草根會議上，管理層會通報解決情況，繼續了解員工的反饋，看他們對結果是否滿意，還有什麼意見。這種溝通方式讓員工感覺到重視，極大地滿足了員工的參與心理和被重視心理。
如果沒有到草根會議召開的時間，員工也有其他反映問題的渠道。如果員工覺得麵對麵向管理者反映問題比較尷尬，或他們離總部比較遠，不方便麵對麵反映問題，那麼他們還可以通過寫信或打電話反映問題。公司有一個對員工免費的24小時錄音電話，員工可以通過它跟總裁或總經理反映任何問題。公司的管理者每天都會接聽整理，然後彙報給高層，也會定期給反映問題的員工回饋。
抓住對方的心理，並不是簡單地聽，更要主動地去詢問，真正重視員工的反饋，及時解決問題、消除員工的不滿。當然，管理者還可以詢問員工意見和建議，讓他們參與問題的解決過程，這樣可以縮短上下級的距離，讓員工獲得滿足感。