在你批評下屬之前，花點時間來了解下屬。你可以閱讀一下你公司裏存放的該下屬的個人檔案。準備一些在談話過程中可能引用的材料，個人檔案有時候能提供給你一些關鍵性的資料，比如下屬被雇用的時間，過去的紀律問題、過去的成就，還可能有一些先前的職位、頭銜等情況，對這些情況的掌握可以增強你的信心，如果在談話中你能恰當有效地利用這些信息，可以使下屬意識到你對她或他很重視，至少來說，比較感興趣--而不是衝動地實行處罰。
避免影射別的東西。在批評的過程中，要注意話題的範圍，不要對下屬進行胡亂攻擊，而是要竭盡全力分析下屬為什麼沒有產生滿足質量要求的業績或沒有遵守規章製度。針對所要解決的錯誤提出問題並提出解決問題的方法，從而最終解決問題是最重要的。如果僅僅停留在問題的表麵，僅僅關注錯誤本身而不設法解決問題就顯得比較膚淺。要知道，談話的目的是為了讓下屬認識到自己的錯誤，並在以後的工作中減少或不再發生。
當下屬觸犯你的時候，不要對下屬進行人身攻擊，哪怕此時你對下屬的無理行為很氣憤。一個愁眉苦臉、譏諷嘲弄，或者懷恨在心的人可能會使你暴露出最醜惡的一麵，所以，堅持解決眼前的問題，不去攻擊對方的人格是很重要的，也是很關鍵。大多數人在心理上都會對承認自己犯錯有一種抗拒。如果一個下屬沒有達到所要求的業績或標準，他們在心理上總是很願意假裝所有事情都很好，甚至不想聽到上司詳細地分析自己的錯誤。這時你的任務是引導他們認真分析自己的錯誤，讓他們自己找出症結的所在並提出解決問題的方法，如果在這方麵有困難，你可以提供適當的指導性幫助。如果盲目地自以為是地幹預，你就會發現你遇到的是否定和反抗，而不是悔恨的接受。
保持一種心平氣和的無威信的語氣說話。客觀的評價固然很好，但是這樣做不容易得到下屬的認同，或許對下屬的糟糕成績進行客觀的評價和描述會引來下屬的嘲笑與直率的否定，接著，你要花費力氣來抵製下屬的反駁或對你的人身攻擊，如何才能使下屬認識到自己的錯誤並願意不斷改正，同時，又不傷及大家的麵子呢？你可以這樣開場："的確，我們看問題的方式不一樣，基於我的觀察和這些行動報告，很顯然，你的業績沒有達到我們設定的工作標準。你能解釋一下在這一問題上我們的看法為什麼有分歧嗎？"這種做法會帶來透徹的、坦率的對話。下屬會珍惜你給他們的這個陳述自己理由的機會，即使你認為他是在狡辯、推托。但是，通過認真仔細的聆聽，你可以獲得可靠的信息，並且可以給你的下屬留下一個善解人意、柔中帶剛的上司的形象。
管理者一定要記住，批評下屬是因為他違反紀律或業績達不到標準，批評的目的是為了鞭策下屬，激發下屬的潛能，而不是要對其進行攻擊。俗話說：打罐說罐兒、打盆說盆兒。不要讓你的批評跑了題、變了味兒！
第二，發火不如搞建設，與其大家都不愉快，不如收拾心情重開始。
在工作中出現意外是很正常的。在工作出現故障時，往往是因為溝通不到位或者配合不協調造成的，也可能下屬沒有正確知識和工具來完成這項工作，或者是下屬在工作中的疏忽大意、沒有認真負責造成的，但是，無論如何，這些事情已經發生了，如果真的不是非發火不可的話，還是認真地考慮一下解決方案。
假如上司總是為此勃然大怒，那麼下屬也就會喪失改正自己的錯誤或采用新方法的主動性。如果上司總是容易發火，在以後的工作中，下屬就可能會隱瞞事實或者假裝認為事事順利，結果隻會使工作變得更加糟糕。作為管理者，你必須接受這樣一個現實：一些任務的分配可能會失敗，在任務的分配過程中，有些誤解會產生，接受任務的下屬也可能會失敗，在任務的分配過程中，有些誤解會產生，接受任務的下屬也可能忽略細節。另外，一些下屬也可能缺乏執行任務所需要的資源。所以，你不能祈求一切工作都順利地進行，任務執行的中斷會使你不能按時以滿意的方式提交工作，這些都是你應預料到的。
所以，管理者在遇到上述問題時，應該告訴自己：先別發火，等等看再說。也就是說，在你做出舉動之前一定要冷靜，讓下屬相信即使代價最高的錯誤也不會使你們的關係破裂。你平靜的、頭腦清醒的反應告訴他們：錯誤並不可怕，重要的是正視它，並找出解決的辦法。你願意聽到下屬向你傳遞的任何消息，包括好的和壞的，這和俗話說的"沒有消息便是好消息"恰好相反：沒有消息便是壞消息。因為，管理的實施需要你和你的下屬保持很好的溝通和交流，而發火是解決不了任何問題的。