預約資料的存放有兩種方式：一是按就診者預約日期的先後順序排列；二是按就診者姓氏第一個英文字母的順序排列。前一種存放方式可以了解某個時期有多少就診者住醫院，後一種存放方式便於查找就診者的預約資料。在實踐中，可將兩種方式結合使用，即先按就診者抵醫院日期的順序排列，同一天的資料再按就診者姓氏第一個英文字母順序排列。電腦的設計也應按此順序排列，以便查詢和公正排列先後順序。
三、確認預約
一般來說，確認需要預約者當天來就診時完成，比較合理的確認時限應該在預約的時段前20分鍾為宜。因為每個就診者的就診時間不盡相同，不可能機械化地劃分固定的時間，時間定得太長，增加了就診者的等候時間；時間太短，病人錯過了就診時段，或者也增加了等候時間，還影響了醫院的信譽。一般的確認方式有四種：
1前台確認。預約者到達醫院後即刻到前台辦理掛號，指示預約者馬上到預約的診室等候。
2分診台確認。意思與前台確認相似，是前台確認的一個補充。當前台人多時是分流報到的積極方法。
3保證類確認。此類確認是預約者預先已經辦理好掛號手續了，他們不必要再進行確認，直接到診區候診。但是如果是新就診者，就需要導診人員熱情指引。
4自助確認。這是一種自動化程度最高的確認方法。預約者可以憑就診卡和金融卡到有關電腦前刷入就診卡號，然後按提示刷入金融卡（有效信用卡）自動確認掛號。
四、預約變更和取消
醫院接受並承諾了的預約，就診者常會因各種原因對原來的預約提出變更要求，甚至可能取消預約。預約員應重視並處理好預約的變更工作。
1如果就診者取消預約，應及時填寫取消原因及取消日期，並簽上預約員姓名，將資料存檔。同時對電腦預約狀況進行調整。
2如果就診者要求更改預約時間，預約員要先查閱有無符合就診者更改要求的(如日期、時段等)。如果有，要接受就診者的更改，滿足就診者的要求，並將預約資料重新整理。如果是住院就診者，應該及時通知病房，或通知其他在候就診者。
3若變更或取消的內容涉及一些原有的特殊安排，如特殊檢查、特殊的接送、特殊布置等，應盡快給有關部門發變更或取消通知。
4盡量簡化取消預約的手續，並給予耐心、高效的受理。就診者能花時間通知醫院取消原來的預約，對醫院是十分有利的。所以，應鼓勵取消預約的就診者及時與醫院聯係，對取消預約的就診者要給予同樣的熱情和耐心。取消預約的就診者大多數這次不會再來了，但事實上，大部分取消預約的就診者，在今後的醫療問題上仍會返回你的醫院預約，一次做好，“終身”受益。
五、預約核對
由於就診者抵醫院前經常出現取消或更改預約的情況，所以，需要做好預約核對工作，發現問題及時更正或補救，以保證預約工作的準確無誤。
預約核對工作一般分三次進行，分別為就診者到醫院前一個月、一周和一天。若重要就診者或團體提前預約時間長，還應增加核對次數。
1就診者抵醫院前一個月做第一次核對。預約員以電話、書信或傳真等方式與預約人聯係進行核對，核對的內容是抵達日期、人數，就診的要求等。核對的主要對象是重要就診者和團體。如果沒有變化，按既定方案處理；如果有更改，根據變更後的情況及時通知相關部門。
2就診者抵醫院前一周做第二次核對。其程序和方法與第一次核對相同。核對的重點是抵達時間、更改變動的預約和重要就診者預約。對就診者取消預約的，應將其轉列為候補或優先等待的就診者預約，並告之就診者。
3就診者抵醫院前一天做第三次核對。這次主要采用電話方式進行。預約員對預約內容要仔細檢查，並將準確的預約信息傳達到診室和分診台。
六、就診者抵醫院前的準備
做好就診者抵醫院前的準備工作，既有助於縮短預約就診者辦理掛號的時間，又能提前做好接待服務工作中的細節安排，向就診者提供針對性的服務。
門診的，提前一天，將主要預約情況，分類分科通知各相關部門和門診部主任或各住院病房。其方法可采取書麵的形式分發到診室的門口並張貼。
住院的，提前一天，將主要預約情況（名單和基本情況）以書麵形式或通過局域網通知病房，以便病房做好就診者入住的準備。