如果公司在客戶管理這方麵已經有了足夠的投入，那做到這一步就不難，但如果公司在這方麵還很弱，那最好的方法就是用Outlook，裏麵聯係人管理中有一項是昵稱，通過合並郵件功能可以做到個性化群發郵件。
那麼，電話銷售人員如何製作個性化的內容呢？主要有以下2點：
①讓客戶感覺到，這封郵件就是針對他個人的，而不是群發的。比如，標題中有收件人姓名，帶上“某先生”、“某女士”、“某經理”、“某總經理”等稱謂與職位。
②符合客戶的溝通習慣。不同的客戶具有不同的溝通習慣，最常見的溝通習慣包括接收頻率、接收日期（周幾）、接收時間（一天內的時段）、聯係方式（電話、短信、郵件等）。
做好這兩點，郵件閱讀率會有飛速的提升，成功概率就會更高。
3.手機短信
有人戲稱現在是大拇指時代，也就是用大拇指發短信的時代。由此可見手機短信的頻率和數量了。手機短信具有便捷、價廉、信息逗留時間長、互動溝通性好等優勢，每逢重大節日，用短信送上一些祝福的話語，可以增加與客戶的關係。同時，在給客戶發了郵件、傳真、快遞後，也可以用短信的方式進行確認。
發手機短信要注意以下事項：
（1）選擇適當的時機發送
如果遇到春節等一些節日，或遇到客戶的特殊日子（如公司成立周年紀念日等），可以適時發送一條祝福的信息，讓客戶在這種特殊的方式中感受到電話銷售人員的真誠，不失為加深客戶印象的好辦法。
（2）根據不同客戶選擇不同的短信內容
（3）注意發短信的頻率
不要經常向客戶發短信，頻繁發送短信會給客戶帶來不必要的麻煩，幹擾客戶的正常生活，引起客戶的不快，不能發揮和諧溝通的作用。
（4）注意署清姓名
在最初與客戶交往中，客戶對電話銷售人員的手機號碼可能比較陌生，因此一定要在信息的後麵署上自己的姓名，讓對方知道是誰給他發的信息。
4.隨訪信/賀卡
簽訂合作協議以後，給客戶寄一封親筆寫的信，這是一種既方便又便宜的客戶聯絡工具。與其他方式相比，這種工具不僅成本低，同時效果也好。當電話銷售人員用心去做的時候，客戶自然會感受到其中的真誠情意。
尊敬的王先生：
您好！您能與我們公司簽約，我由衷地表示感謝。
我知道您做出這一明智的決策，是經過再三慎重考量的，也比較過幾家同類公司，因此，我再次謝謝您對我們公司產品的肯定，也希望我們合作愉快！
今後，我會經常與您保持聯絡。借此了解您的使用情況，並詢問您的意見，不斷完善我們的服務，如有什麼需要，您可以隨時打電話聯係我，我的手機是……我的辦公電話是……
再次感謝你，非常樂意為您服務。
祝您工作順利！身體健康！
您永遠忠實的朋友：王麗娜
2008年4月1日
電話銷售人員可以自己設計一份獨特的格式，最好是手寫的，然後配合每一位特定的客戶，做必要的修正，使每封隨訪信都是獨一無二的。
例如，美國加利福尼亞州的一個保險公司的銷售人員，總是寄送祝賀感恩節的卡片給所有的客戶，他說：“我的競爭對手通常都在聖誕節前寄賀卡給客戶，我要做得與眾不同。”而另一名保險銷售人員則往往寄送生日賀卡，或提醒客戶核對駕照期滿日期，取得了不錯的效果。
5.禮品
送禮不在於金錢的多少，而在於送什麼樣的禮物。禮物過於珍貴，會有行賄的嫌疑，反而吃力不討好。選擇什麼禮品，怎麼送，這裏麵有大學問。以下提供幾點建議供參考：
①禮品不在大小，貴在投其所好。所以，一定要分析客戶的需求，根據不同情況，選擇不同價值的禮品，既表達謝意，又不至於使客戶尷尬。比如，有個老大級人物，平時重身份，不抽煙，送他一個煙嘴自然毫無意義了。
②選擇最佳贈送禮品的時機，才能留下更深的印象。中國人最重視的2個節日——中秋和春節，是最適宜送禮的日子。