本節要點
1.書麵溝通
2.會議溝通
3.展示溝通
書麵溝通、會議溝通、展示溝通這三者都是組織溝通常用的溝通工具。合理地使用這些溝通工具，並把握住在使用這些溝通工具時的有效規則、方式、方法等，可以使個人和組織溝通得以有效地進行。否則，任何一種溝通工具的不恰當使用，不僅不會獲得雙贏溝通，而且也會導致“負作用”的出現，破壞組織溝通。
2.3.1書麵溝通
書麵溝通作為一種實用型的社會活動已成為人們傳遞信息、交流思想、傳播知識的一種必要工具，組織中書麵溝通常用的方式多種多樣，包括報紙、文章、雜誌、圖書、信件、報告、標語、電子郵件、傳真、電視、電腦屏幕上的文字說明、通知以及標誌等。
無論是企業內門之間互相支持、協調和溝通，還是企業和供應商、客戶等外部部門之間的溝通合作事宜，都應當有書麵溝通函件。但一些人往往習慣於電話交談之後就將事情結束了，或過分相信口頭溝通，結果耽誤事情，造成了不必要的損失。
李經理給新來的助理小付布置了一個任務，任務要求是向各個部門下發一些調查表，並要求各個部門於當天下午5點之前上交到總經理處。小付點頭表示明白後，並未多說就去執行了。結果到了規定的時間，除了技術部，所有部門都交來了調查表。李經理質問付助理有沒有向技術部傳達，付助理說是完全按正確的意思傳達的，不知道為什麼隻有技術部門沒有按時上交表格。
為了弄清問題的症結，李經理把付助理和技術部員工都召集到了會議室詢問。技術部負責人回答說，他當時沒有聽到付助理傳達關於上交時間的要求。而付助理說她確實傳達了，為什麼公司12個部門，其他11個部門都聽清楚了，就技術部沒聽清楚？到底是助理沒傳達，還是技術部沒聽到？沒有書麵的東西，說不清楚。
因此，辦公人員在傳達文件的時候，該簽字的要求簽字，該署名的要求署名，所有需要有書麵函件的地方都不能省，否則，出現上述情況，不僅耽誤了工作，而且責任還難以說清。4種組織常用的書麵文件表現形式及使用時機。
除了以上幾種表現形式，書麵溝通的類型及表現形式在不同的組織，會因為不同的使用人群、使用時機，有其特殊的表現形式，但基本都存在以上這些形式。
一篇好的書麵溝通文件一定要注意以下5方麵的問題：
（1）注重搜集資料。材料搜集要有明確目的，筆者可以根據組織的需要來進行相關資料的查詢，或聽從領導的安排和建議，或找尋相關的書麵資料和音像資料等，針對所要寫的主題，進行必要的人事谘詢或調查。
（2）注意你的語氣。書麵溝通的非個人化、迅速的特點會讓閱讀者錯誤判斷筆者所要表達的東西，所以語氣一定要注意。尤其在寫作時，認真考慮閱讀書麵溝通資料的對象，這樣語氣可以把握得更準。
（3）清楚明白。主題要具體、清晰、明了，用簡單的話把你想讓讀者了解或去做的事情放在頭三行。接著闡釋原因，進行論證等。不要沒有主題，長篇大論讓人不知所雲。
（4）簡潔。大多數人對各種書麵溝通的抱怨都是“太長了”，而且“繞來繞去沒說到點子上”。
所以，盡量把寫作的溝通文件寫得簡潔，但不要生硬，不要含糊，不要冗長而單調。
（5）用語恰當。能否運用語言文字去恰當地表達思想內容，這不僅是一個人是否具有用筆寫作能力的重要標誌，也是書麵溝通成功與否的關鍵。一般來說，書麵溝通用語要注意準確、簡明、生動樸實。溝通者要恰當地運用書麵溝通工具，還要了解書麵溝通的優缺點。