本節要點
1.組織溝通的7要素
2.組織溝通的類型
1.2.1組織溝通的7要素
在組織中，溝通能力是工作表現和有效管理的基礎，每一個組織都會產生溝通問題，原因在於溝通過程相當複雜，有許多因素會抑製溝通過程的發展。研究顯示，通常情況下，經理人要花75%的時間做各種不同形式的溝通，如開會、麵對麵的溝通、電話交談、批閱或撰寫報告等。溝通的不暢為組織目標的實現帶來了諸多困難。
要了解為什麼組織裏的溝通會有如此多的問題，必須先了解組織溝通的7要素。
（1）信息源。即信息的發送者和信息的內容。信息的內容應該清晰簡潔，用詞準確，避免模糊不清或容易引起誤解的表述。專業術語在基本確認對方能夠理解的情況下方可使用。同時還應注意的是信息的載體，比如語音、語調、肢體語言的運用不同，就會給對方造成不同的感受，進而影響溝通質量。內容是溝通的實質，不存在沒有任何內容的溝通。
在溝通開始前，發送者應該對信息的內容做適當的準備：哪些該說，說到什麼程度，哪些不該說。
（2）編碼。即發送者將其信息符號化，編成文字或其他形式的符號，通過一定的溝通渠道發送給接收者。發送者在編碼過程中必須充分考慮接收者的經驗背景，注重符號的可讀性，使編碼能夠被信息接收者解讀。
（3）渠道。即傳送信息的媒介物，由信息源決定。信息源必須確定何種渠道是正式的，何種渠道是非正式的。因為渠道會影響信息傳送的速度、有效性和完整性。
正式渠道是由組織建立，傳遞那些與工作相關的活動信息，並遵循著組織中權力的網絡；另一種信息形式，如個人或社會的信息，在組織中常通過非正式渠道傳遞。
在大量傳統與新興的溝通渠道並存的情況下，組織溝通的渠道選擇和渠道組合有了更大空間。從理論上講，與以前相比，組織溝通應該可以有更快的速度、更寬的覆蓋麵積、更大的信息容量、更高的準確性和成功率。
在當今這個信息經濟時代，新信息技術的發展促進了組織溝通渠道在電子信息渠道方麵的多樣化。電子郵件、可視電子會議、互聯網、企業電子刊物等，都被作為新興渠道廣泛地運用於組織溝通。
（4）解碼。即接收者在收到信息後，將符號化的信息還原為信息與意義，並理解其信息內容與含義的過程。接收者在譯碼過程中必須考慮到傳送者的經驗背景，從而能更好地全麵理解收到信息的本來意義。
（5）接收者。即信息指向的客體。信息源應善於寫或說，接收者則應善於讀或聽。一個人的知識、態度和文化背景不僅影響著他傳送信息的能力，同樣也影響著他接收信息的能力。在信息被接收之前，接收者必須先將渠道中加載的信息翻譯成他能夠理解的形式，這會受到自己的技能、態度、知識和社會—文化係統的限製。接收者和信息源一樣，應具備邏輯推理能力。
（6）反饋。即接收者把收到並理解了的信息返送給發送者，以便發送者對接收者是否正確理解信息進行核實。而在得到反饋以前，發送者無法確認自己所發送的信息是否已經得到有效的編碼、譯碼、理解和執行。完整無缺的溝通過程必定包括信息的成功傳送與反饋兩大過程。
（7）噪聲。即一切影響組織溝通的消極的、負麵的、阻礙的因素。噪聲存在於組織溝通過程的各個環節，能給溝通造成失誤、失敗、損耗或失真。溝通噪聲主要包括發送噪聲、傳輸噪聲、接收噪聲、係統噪聲、環境噪聲、背景噪聲和數量噪聲這七大噪聲。
1）發送噪聲：也叫編碼噪聲。跟一般溝通一樣，組織溝通的信息發送過程主要是信息編碼的過程，根據信息編碼及發送的特點，發送噪聲主要分兩大類，一類是選擇性知覺編碼發送噪聲，指的是信息發送者在信息編碼過程中，受到個人興趣、情緒、思想、願望等的影響和製約，而對應該全部發送的信息進行了不恰當的增刪、過濾，從而影響了傳送信息的完整性、準確性和及時性；另一類是編碼、發送能力噪聲，如編碼錯誤，或編碼能力不佳，邏輯混亂等。
2）傳輸噪聲：指發生在組織溝通的信息傳遞過程中的噪聲。組織溝通所要傳送的信息經過編碼後，需要選擇適當的溝通渠道來進行信息傳送。在傳遞中，由於渠道的質量和穩定性出現問題，也有可能產生噪聲，甚至發生信息遺失的現象。如請人傳話時，傳話者因為表述不清或者對信息進行了自主修改，都會導致溝通的信息傳遞渠道產生問題，妨礙組織溝通的正常進行，這就是傳輸噪聲的一種。
3）接收噪聲：指組織溝通過程中信息接收者在接收管理信息的過程中發生的噪聲，也可以稱為解碼噪聲。接收噪聲也主要分兩大類，一類是接收、解碼能力噪聲，即因接收者接收、解碼能力不足而引起的溝通障礙。對於同一個領導下達的同一個指令，有的人能理解，而有的人卻由於個人知識、經驗、理解能力問題，不能把握、理解和溝通。另一類是選擇性知覺接收噪聲，即由於信息接收者的個人原因，他受自己的心理結構、心理需求、意向係統、文化教育水平、理解能力、心理期望、社會角色地位、人生閱曆等因素的影響，自覺不自覺地對所接收信息做出了增刪、過濾，從而影響準確、全麵、及時地溝通。