4.3.6文件的受控本應加蓋“受控本”的紅色印章，並標注分發號，對更改進行控製，以便追溯；非受控本隻對發放進行登記，不負責更改控製。本公司工作現場不準使用非受控本。
4.3.7文件使用人應遵守3.4條的規定。
4.4文件的更改和換版
4.4.1文件需要更改時，由文件主管部門填寫文件更改通知單，注明更改的原因，並經主管單位負責人審核，相關單位會簽，主管領導批準。除非有專門指定，文件更改的審批應由該文件原審批部門進行。若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的背景資料。
4.4.2文件更改批準後，由更改人員或檔案管理人員實施更改，對所有已發出的文件均更改到位，注明更改標記和日期，並按文件發放登記表上的名單發放修改後的文件，同時收回作廢的文件或頁碼。
4.4.3文件的正本應附有“文件更改記錄表”，記載曆次更改情況。
4.4.4文件更改換頁時，應由文件管理員收回或銷毀作廢的頁碼。
4.4.5文件經過多次更改或大幅度修改時應進行換版。原版次文件作廢，換發新版本。
4.4.6作廢的文件由文件管理員按文件發放登記表中的記錄逐件收回，作廢文件加蓋作廢標識，銷毀文件須由文件管理員填寫“文件銷毀申請單”經主管領導批準後統一銷毀。
4.5文件的日常管理
4.5.1文件經編寫審批後，原版文件交文件管理員填寫“文件歸檔登記表”，進行歸檔並編目。
4.5.2需要領用文件時，應辦理領用手續。
4.5.3文件破損嚴重、影響使用時，應由文件使用人到文件管理員處辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件。新文件的發放號仍沿用原文件分發號，文件管理員負責將破損的文件銷毀並記錄。
4.5.4文件丟失後，應辦理申請補領手續，在領用申請表中做出說明，由文件管理員再補發文件，不得借用他人複印。
4.5.5複印文件應進行有效控製，給予編號、蓋章、登記，現場不允許使用未加蓋紅色印章的複印件。
4.5.6需借閱文件時，可到文件管理部門辦理借閱手續，原版文件不予外借，以防丟失或損毀。
4.5.7內部質量審核前，根據需要由文件管理員檢查有關在用文件的有效性，核查有關持有者手中的文件，發現問題及時處理。
4.6外來文件的控製
4.6.1工作中直接引用的外來文件，由文件歸口管理部門負責人批準後，各主管部門應列出外來文件清單。
4.6.2外來文件的發放參照自編文件的管理辦法執行。
4.7外發文件的控製
需發到本公司以外的受控文件，由主管部門負責辦理發放登記手續，對照自編文件的管理辦法進行管理。
5.相關或支持性文件
本程序涉及的相關或支持性文件主要有：
a.有關技術文件和設計圖樣編號規範；
b.設計更改控製程序；
c.工藝文件更改控製程序；
d.質量管理體係文件編寫規定。
6.記錄、表格
實施本程序所產生的記錄和所使用表格主要有：
a.文件發放登記表；
b.文件更改單；
c.文件更改登記表；
d.文件歸檔登記表；
e.文件銷毀申請表；
f.文件借閱登記表（卡）。
示例2設計控製程序
1.目的
對設計過程進行控製，確保設計滿足合同或顧客的要求，並使所設計的產品易於生產、驗證與控製，具有競爭力，使本公司獲得一定的經濟效益。
2.範圍
本程序規定了設計過程的控製要求，包括設計和開發的策劃、組織和技術的接口、設計輸入、設計輸出、設計評審、設計驗證、設計確認和設計更改控製等，並明確了相應的職責。
本程序適應於新產品和改進、改型產品的設計和開發的全過程。
3.職責
3.1計劃科
a.編寫設計開發計劃（包括人員和資源的配備要求）。
b.編寫設計任務書。
c.開發與設計工作的組織和協調。
d.組織設計評審、確認或鑒定活動。
3.2綜合管理科
a.對各科、車間所承擔的工作進行檢查並做好記錄，向主管領導彙報。
b.提供設計工作必要的資源，使職能科室能正常開展工作。
3.3設計科
a.製定設計工作實施計劃。
b.審簽設計輸出文件和設計更改文件。
c.完成設計評審、驗證和確認的有關工作。
d.製作和管理設計輸出文件、標準和規範資料。
3.4技術科
a.設計圖樣的工藝性審查會簽。