3.職責
3.1文件管理部門的職責
3.1.1文件按其內容與類別實行分類管理。主管部門如下：
a.設計文件和資料由設計科主管；
b.工藝技術文件由工藝科主管；
c.質量管理和質量保證文件由質量科主管；
d.合同、采購文件由采購科主管；
e.國家標準、行業標準和公司標準由技術科歸口管理；
f.顧客的要求、投訴及往來信函、文件、售後服務資料等由銷售科主管。
3.1.2文件按其管理級別實行分級管理：
a.公司級文件由公司文檔室負責管理；
b.科室和車間級文件由各科室、車間負責管理。
3.1.3文件的管理部門應確保文件的適用性、現行有效性，各有關場所都能得到相應文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件。
3.2文件編寫人員的職責
文件編寫人員應對文件的標準（規範）符合性、現場適用性負責。為此應做到以下幾點：
a.文件的目的明確，滿足規定要求；
b.規定的職責和權限清楚；
c.措施和方法具體（可操作）；
d.接口關係協調，不留缺口，不相互矛盾；
e.文字易懂，用詞規範。
3.3文件審核批準人員的職責
a.審查核對文件內容是否與規定（要求標準、規範）相一致。
b.審查核對文件規定的職責是否明確和落實。
c.審查核對文件規定的措施和方法是否可行、適用。
d.審查核對工作環節之間接口關係是否明確和協調。
對於需要歸檔的文件，存檔審查人員應按歸檔要求審查、審簽：手續是否完備，是否符合歸檔要求，並劃分保密級別。
3.4文件使用人員的職責
a.遵守文件規定，嚴格按文件要求運作。
b.隻使用現行有效的版本，不使用失效或作廢的文件。
c.按規定借閱、保管和歸還文件，不得塗改、損壞文件。
4.工作內容和方法
4.1文件的控製範圍
4.1.1需控製的文件和資料包括：
a.質量手冊和質量計劃；
b.質量管理體係程序文件；
c.詳細的工作（作業）文件，包括管理性文件和技術性文件。如管理規定、管理標準、工作細則、產品圖樣、規範、工藝規程、作業指導書、檢驗和試驗程序、操作程序、外來文件，以及為設計、采購、管理而收集的說明書、技術規範、參考資料、對比資料及生產、檢驗、經營數據（庫）等。
4.1.2歸檔管理的外來文件包括：
a.工作中使用的國家標準、行業標準、地方標準和國際標準、外國標準以及需執行的上級組織或業務主管部門的文件；
b.顧客提供的圖樣、技術要求等；
c.主要供貨單位提交的使用維護說明書和圖樣資料（隨機資料由專人現場開箱、提取文件和資料，並提交給技術科複印）；
d.作為工作依據的其他外來文件和資料。
4.1.3需進行控製的文件的形式包括：
a.以文字、圖紙形式構成的文件；
b.以實物、照片、膠卷、軟件、複製構成的文件和資料。
4.2文件的編寫和審批
4.2.1按分類管理的原則對各類文件分別組織編寫和審批：
a.設計類文件由設計科負責組織編寫、校對和審核，主管領導批準；
b.工藝技術類文件由技術科組織編寫、校對，主管領導審核；
c.質量管理和質量保證類文件由質量科組織編寫，經主管領導批準；
d.采購文件由采購科組織編寫，經采購主管人員審核，公司主管領導批準；
e.本公司需製定的標準文件由技術科負責組織有關人員編寫，按上級標準化管理規定審批；
f.凡公司質量管理體係需製定的文件的編寫，須遵照質量科與技術科編寫的並經批準的《質量管理體係文件編寫規定》的格式和編寫要求編寫。
4.2.2按分級管理的原則對公司級科室（車間）級文件分別組織編寫與審批。
4.2.3文件編寫人員應遵守3.2條的規定，文件審批人員應遵守3.3條的規定。
4.3文件的標識和發放
4.3.1文件發布前必須經授權人審查批準。
4.3.2自編的文件應以編號進行標識。
4.3.3工作中使用的各種標準由技術科收集分類編號，必要時下發有關單位使用。
4.3.4工作中使用的各種資料和外來文件，由業務主管部門確認並加蓋用途印章後下發使用。
4.3.5文件和資料的發放應填寫《文件發放登記表》，由領取人簽字（並注明日期）。