出現離題發言主要有兩種情況：一種是閑話式的離題。會議討論中談論傳聞、軼事及與議題無關的閑話，而且喜歡海闊天空、津津有味地談論，越扯離議題越遠。
這種現象通常是因為與會者認為議題與自己無關，不感興趣而出現的；也有的認為議題不好發言，而沉湎於題外的話。這時，主持者應采取措施：一是接過討論的某句話，順勢巧妙自然地引回到正題上來；二是聯係議論的某一層意思，提出新的話題引入到正題中；三是用一句善良的話或風趣的話截住議論而引入正題。
另一種是發揮式的離題。發言者為表示自己的才能，或顯示自己的見解，自覺或不自覺地講與議題無關的內容。對這種離題現象的處理也不能簡單粗暴，而應盡可能采用不影響情緒和氣氛的方式，用禮貌的形式提醒發言者。
技巧4：打破沉默，積極引導
[經典回顧]
領導在主持會議的時候，要想順利打開局麵，打破會場上的沉默，引導會議朝預想的方向發展，這是與領導認識水平和良好的思維能力密不可分的。
領導的水平並不僅僅體現在以個人的權威和將自己的意圖強加於人，雖然要有“唯我獨尊”的威儀，但在方法上要注意靈活多變。在會議上要善於提問，積極引導，使會場呈現出一種生動活潑、毫不拘謹的局麵，才有可能從各種不同角度、不同側麵發現問題、提出問題、分析問題、解決問題。
領導主持會議的一項重要職責就是負責搭橋連接、過渡照應、承上啟下，把整個會議連成一個有機的整體。主持者在這個過程中，可以通過機敏的反應、良好的口才、高超的組織概括水平、有條不紊地完成各項任務。
[案例分析]
當會議出現沉默的時候，領導者用激將法：“老黃，您今天一言不發，看來是想‘金杯漱口了’？”旁邊可能會有人接口：“老黃向來能說會道，今天怎麼會甘拜下風呢？”這樣一激，老黃還能不一吐鴻論嗎？或者你可采用迂回方式引他開口：“小張，你一直保持沉默，是不是身體不舒服？”對方可能會予以反駁，你正好順水推舟：“那你就是有不同意見了，說出來讓大家聽聽嗎？”有時也可以就某人的發言因勢利導，引導大家順此深入討論：“老鄭認為我校提高教學質量的關鍵，不在於嚴格考勤、考試上，而在於聯係實際改進教學方法，說得很有道理。大家對此議論一下吧！”對老鄭是個鼓勵，大家討論也有了方向，會議就會深入一步。
[巧手點金]
生動的語言對於活躍會議氣氛、打破沉默局麵，調動與會者情緒具有重要作用。幽默型的領導主持會議，會議氣氛一般比較活躍，與會者參與的積極性較高。在主持會議時，適當插入幽默語言，能增強講話的生動性、趣味性，使與會人員在緊張的會議中獲得放鬆，促使大家在輕鬆愉快的氛圍中完成會議任務。
領導者要先對前麵的發言或講話中最精華的東西給予概括和肯定，畫龍點睛，做好鋪墊；然後根據後麵議題的特點，渲染蓄勢，讓聽眾感到貼切自然，順理成章。當然，由於會議類型不同，連接話語長還是短，要根據具體情況而定，不能生搬硬套。若需要連接語，既可順帶，也可反推；可以借言，也可直說；可以設疑，也可問答。總之要使其別開生麵，恰到好處。
領導要能夠洞察現場情勢，抓住眾人共同關心的話題，廣開言路。你可以身先士卒，帶頭發言，為他人作好鋪墊；也可以語調親切，言語詼諧，吸引與會者的注意力，使那些持漠然態度者也能積極投入；也可以層層設問，啟迪思考，借助“頭腦風暴”傾聽更多意見。會議局麵的展開有賴於領導者的引導能力，但在根本上還在於領導者應具備較好的素質。
技巧5：靈活應對會議的困境
[經典回顧]
會議依賴於與會者的相互作用。開會時出現問題是不可避免的。有時問題因為人而產生，有時因為程序或邏輯而產生。在任何情形下，主持者都有責任令討論熱烈，確保與會者都參與討論，並保持討論的正確方向。
1.某些人試圖支配討論的局麵
在會議中，常常會出現“一言堂“的局麵。如果我們會議的目的是找出不同觀點，那麼廣泛的參與是會議成功所必不可少的因素。有時有些人可能因為富有經驗、或職位較高而處於支配地位。當這種情形發生時，其他人通常就會隻是坐著聽。這時，主持者就應該提一些直接的問題，將與會者調動起來。
如果其他辦法都不能奏效，不妨嚐試在中間休息時與那個人私下談一談，也許會有所幫助。
2.某些人想爭論
這種人可能自稱無所不知，或者掌握的信息完全是錯誤的，或者是個吹毛求疵的家夥，喜歡插話打斷主持者。在任何情形下，主持者都要保持清醒的頭腦。通過提問，主持者可以引出這些人愚蠢的或牽強的發言，然後不再理睬他們。通常，這種人會激怒全體，會有人講出不歡迎他們的話，然後一片沉默。這時，主持者可再問其他與會者一些直接的問題，從而維持會場討論氣氛的平衡。
通常地，這個喜歡辯論的人會意識到情況，然後不再提出問題。但如果這個人不敏感的話，主持者就必須直截了當地向他指出，他這種吹毛求疵的做法擾亂了會議的進程，浪費了寶貴的時間。然後主持者立即向另一個人提問，以便讓討論繼續下去。
3.某些人和身邊的人開小會
當與會者人數很多時，經常會發生這種情形。開小會往往是因為某個人想講話，但又沒有機會，或者某個謹慎的與會者在向大會提出某種想法前，想先試探別人的看法。通常，會議中有人開小差是不可避免的。不過這種小會一般比較簡短。隻有當小會時間持續長了才會成為一個問題。
一個辦法是請這個人告訴大家他剛才所講的內容，另一個辦法就是沉默，然後看著那個破壞秩序的人。通常，這樣就會恢複會議秩序。
4.習慣性的跑題者
我們可以運用FAST法來解決這個問題。這一談話技巧可以訓練一個習慣性跑題者采取一些更富有建設性的行動：
F，麵對造成問題的人；
A，感謝或肯定這個人以及他/她的良好意圖；
S，建議一種新的行為方式；
T，多做幾次嚐試，可以逐步改變或者提高你的要求：
例如，假設小王總是在開會的時候講很多的笑話。他是個很風趣的人，但是他總是會讓會議跑題。為了管住他：
F，注視他，說：“小王，我有個建議……”
A，“首先，你的笑話都棒極了……”
S，“但是我仍然不清楚你那聰明的腦袋對這個問題真正是怎麼看的？說真的，你是否能夠告訴我們你的建議？”
T，如果他還是沒有改變，或者你可以更加嚴厲一些：“別這樣了。我們已經樂過了，但是現在的要點究竟是什麼呢？”
如果這些公開的幹預仍然不能夠見效，你可以問小王是否可以在休息的時候和他單獨談一談。私下裏告訴他：你看到了他做的那些事情，你如何評價他的這些做法，你的感受和你希望他做些什麼。這樣的談話可以比公開場合中的語氣更為堅定和嚴厲。
[案例分析]
某公司的年終市場銷售分析會議正在進行，公司總經理擔任會議的主席。在會議進行過程中，公司負責市場工作的副總經理提出，公司明年的市場營銷重點應從“以鞏固國內市場為主”轉向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設想能在這次會議上得到大家的支持和通過。但在會議進行過程中，負責市場營銷的部門經理、副經理對這個設想提出了反對意見，他們認為國內的市場潛力還很大，而企業的資金實力不夠，如讓其全麵開花，還不如采用“各個擊破”的方略，先在國內市場取得絕對優勢地位。結果雙方爭論得不可開交。
最後會議主席成功化解了這一爭執。如果你是會議主席，麵臨與會代表這種相爭不下的局麵，你準備如何解決？如果最終需要你就這次分析會議作總結，你又如何對“市場營銷的重點”問題作總結？
[巧手點金]
當一個人開始與周圍的人交談幹擾了會議時，你該怎麼辦？最好的辦法是盡可能不理睬他。總有些人不體諒他人的感受，你不得不容忍他們。
如果交談達到必須加以製止時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者。或者你也可以停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說，“如果你們有什麼要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。”
還有，如果你想製止他們，就請他們總結一下最後幾個建議，並估計其可行性。他們在腦子裏對這些或許不大清楚，說出來，他們就會注意了。以上就是領導者在會議上最應遵守的幾條準則，這些準則適用於各種會議，也具有一定的概括性。所以領導者應該用心去記住，但是最為重要的是，領導要明白：開會的目的是什麼。
技巧6：圓滿地結束會議
[經典回顧]
會議既然有開頭，也就應該有結尾。在會議即將結束時，主持者要對會議召開的有關情況及所取得的成果進行簡明扼要、全麵客觀的總結和歸納。對不能確定的或未解決的問題作出解釋說明。有的主持者能把會議的有關情況總結得很精煉、很概括、很有高度，讓人一聽就明白。而有的則不善於總結，對會議的精華把握不準，要麼重複別人的話語，要麼不著邊際隨意發揮，既沒有深度，也沒有高度。
會議總結雖然沒有一個固定的模式，但其內容大體應包括以下幾個方麵：
第一部分，會議基本情況。這一部分主要是講會議的進程，與會者的表現。
第二部分，會議的主要收獲。
這一部分是會議總結的重點。主要講通過大家的共同努力，會議統一了哪些思想，提高了哪些認識，研究解決了哪些問題。
第三部分，今後工作意見。
這一部分主要是根據會議總的精神，結合工作實際，提出實施會議主題的意見。就是對會議的傳達學習、貫徹落實提出具體要求，對會議確定的目標、任務進行分解，落實到有關責任單位和責任人。
[巧手點金]
會議總結一般可采用如下方法：
1.直敘法
就是簡要概括地回顧敘述會議辦了哪些事，達到了哪些共識，解決了什麼問題，加深與會者的印象。
2.歸納法
就是在簡要回顧會議的基礎上，對整個會議進行高度歸納、概括。
3.鼓動法
在對會議作全麵總結的情況下，用鼓舞人心的話作總結，對大家提出希望和要求，號召大家為實現某個目標或完成某項任務而努力工作。
會議的總結是詳細還是簡要，這要根據會議的要求、會議氣氛、與會人員、時間安排等情況而定。可以根據上述介紹的一般結構和方法進行調整、完善，靈活掌握。
總結應力求客觀、符合實際。不要言過其實，隨意誇大。對會議的總結，在看到成績的同時，也要及時、客觀地指出存在的問題，提出今後需要努力的方麵。會議的總結，往往能起到提醒、強化下屬意識的積極作用，所以領導者一定要加以重視。