山田本一成功的奧秘就在於將最終目標分成幾個小目標，在每一個小目標中以最飽滿的激情和動力來完成，從而達到最後的勝利。
[巧手點金]
造成管理者在溝通能力上的不盡人意，有主觀原因，更有客觀原因。就如排水一樣，先要有管道，才能有水流。因此，作為企業的管理者，如果要使上下左右內外溝通流暢，不妨先做好以下的“準備工作”：
首先，為溝通準備好一個“平台”。良好的企業文化和團隊精神是溝通流暢的必要“平台”。流暢的溝通能促進企業文化和團隊精神的建設，而企業文化和團隊精神的建設也是有助於溝通的流暢。美國著名管理大師肯·布蘭查德博士在其新著《GungHo！》中，根據野雁的群體生活特點，指出一個企業必須具備野雁的天賦。在野雁的團隊裏，成員與成員之所以很默契，就是因為有一個共同方向，共同的目標，以及良好的團隊氛圍。同樣，在一個組織中，如果像野雁一樣，有共同的目標和方向，領導也努力創造互相鼓勵的環境和氛圍，同事之間不斷向對方發出源自內心的喝彩，那麼溝通自然是事半功倍。相反，一個組織如果沒有共同的文化和目標，沒有團結的氛圍，每個處於不同位子的人各自為政，高層的擺起了架子，低層的想明哲保身，溝通自然是事倍功半。微軟公司在研發Windows2000這件產品時，有超過3000名開發工程師和測試人員參與，寫出了5000萬行代碼。如果沒有全部參與者的默契與分工合作，這項工程根本不可能完成。但如果沒有一種企業文化和團隊精神，上下之間也不可能有良好的溝通和默契。
其次，尋找合適的溝通“載體”和“網絡”。要使溝通有效地進行，除了選擇合適的“管道”外，也要選擇合適的“網絡”。溝通的形式有口頭、書麵等，溝通的網絡有鏈型、輪型、Y型、環型、全通道式等，管理者應根據組織目標及其實現策略來進行選擇。在采用溝通的形式時要重視平行渠道，如口頭溝通輔以備忘錄，語言溝通輔以表情、手勢，會議結果有個紀要等，這些都易於加深、加快人們對信息的理解與接受。在網絡的選擇上，如果想使組織得到有效的控製，就應采取輪型和Y型信息溝通網絡。如果想鼓勵組織成員士氣，融洽相互關係，則要求采用環型和全通道式信息溝通網絡。
再次，“排汙”工作要做好。在溝通的過程中要注意及時排除一些障礙。研究發現，影響溝通流暢的主要原因有：文化障礙、組織結構障礙、心理障礙。文化障礙中包括語言障礙、語意障礙及文化水平差異。組織結構障礙包括地位障礙、空間障礙及機構障礙，其中的機構障礙往往是由於機構設置不合理，規模臃腫，層次太多，從高層到低層或從低層到高層要經過太多的程序，容易造成信息走樣和失去時效。心理障礙則包括認知障礙、情感障礙和態度障礙等。由於習以為常，或其它原因，它們常常不被發覺，不願克服，也常常在不知不覺中影響溝通的流暢。正式溝通渠道的不通暢，正是造成小道消息得以盛行的原因。小道消息作為一種非正式的組織溝通的方式，在一定程度上對正式溝通起到補充和輔助的作用，但它也有很多不利的反作用也是有目共睹的。因此，及時“排汙”，祛除種種障礙，加強和疏通正式溝通的渠道，是防止那些不利於或有礙於組織目標實現的小道消息傳播的有效措施。
我們今天麵對的是一個正在走向高度全球化的社會，每個人都必須與群體緊密聯係，溝通能力將成為未來世界競爭的最重要武器之一。作為企業的管理者，在你努力提高自身溝通技能的同時，別忘了在你的企業中把溝通的“管道”工作做好。
技巧3：擬訂溝通計劃：選擇有利的溝通時機
[經典回顧]
孔子說：“言未及之而言，謂之躁；言及之而不言，謂之隱；未見顏色而言，謂之瞽。”用現在的話說就是：話還沒說到那兒，你就出來發表意見了，這叫毛毛躁躁；話題已經說到這了，你本來應該自然而然地往下說，可你卻吞吞吐吐，遮遮掩掩，這叫有話不說；不看別人的臉色，上來就說話，這就叫睜眼瞎。
溝通的合適時機指的是已經具備溝通的客觀環境條件，且雙方都願意進行對話的時候。在與下屬進行溝通，也要注意找準時機。
溝通的時機選擇：
當工作中出現下列情況，管理者一定要與所屬員工進行溝通，溝通的內容也基本圍繞特定範圍展開：
1.階段性績效考評結束之前的績效溝通。（這是最重要的一種溝通形式，也是必不可少的，具體內容在下麵單獨闡述。）
2.員工工作職責、內容發生變化。這種情況下，需要向員工解釋具體哪些內容發生了變化，變化的原因是什麼，這種變化對公司有什麼好處，同時征求員工對這種變化的看法，最後要對變化後的工作職責、內容進行重新確認。
3.員工工作中出現重大問題或某個具體工作目標未完成。這種情況下，管理者肯定要與員工溝通，但要注意溝通時的語氣，要本著幫助其發現原因或認識到錯誤本質的目標，不要一味的指責和批評，要注意了解出現問題的原因到底是什麼，同時要向員工表明溝通的目標是解決問題和幫助其在工作上有所提高，而不是為了追究責任，希望其能坦陳分析原因。
4.員工表現出現明顯變化，如表現異常優異或非常差。對表現優異的，要對表現突出的方麵及時提出表揚，並可適當了解和分析其出現變化的原因，以加強和延續其良好勢頭。對表現非常差的，要向其指明表現不佳的現象，詢問其遇到什麼問題，幫助其找出原因和製訂改進措施，並在日常工作中不斷給予指導和幫助。
5.員工工資、福利或其他利益發生重大變化。要說明變化的原因，不管是增加還是減少，都要解釋公司這麼做的依據。尤其是減少時，更要闡述清楚公司對調整的慎重態度，並表明什麼時間會再次做出調整，調整的依據是什麼。
6.員工提出合理化建議或看法。現在很多公司都設立了合理化建議獎，這體現了公司對員工提出合理化建議的重視和希望，要求各級主管要按公司要求，對員工提出合理化建議要重視和鼓勵，而溝通就是體現鼓勵和重視的重要手段。如建議被采納，應及時告訴員工並進行獎勵，明確指出建議對公司發展的幫助，對員工提出這麼好的建議表示感謝。如未采納，也應告知未采納的原因，表明公司和主管本人對其建議的重視，肯定其對公司工作的關心和支持，希望其繼續提出合理化建議。
7.員工之間出現矛盾或衝突時。要了解和分析出現矛盾的原因，進行調解，主要從雙方的出發點、對方的優點、對工作的影響、矛盾的無足輕重等與雙方分別進行溝通。涉及其他部門人員時，可以請其他部門主管幫助一起做工作。
8.員工對自己有誤會時。作為一名合格的主管，首先要檢點自己，看自身工作有無不妥或錯誤，如有則列出改進方案或措施，向員工道歉並說明自己改進的決心和措施，希望其能諒解。如因員工理解有誤，需主動向員工解釋理解有誤的地方，幫助其重新認識，切忌指責員工或采取不理不睬的態度，任由誤會不斷加深。
9.新員工到崗、員工離開公司時。新員工到崗，直接主管要與其確定工作職責和工作內容，明確工作要求和個人對他的殷切希望。通過溝通，對個人情況進行了解，幫助其製訂學習和培訓計劃，使其盡快融入團隊。員工辭職時，也要進行充分溝通，對其為公司所做貢獻表示感謝，了解其辭職的真實原因和對公司的看法，便於今後更好的改進工作。對辭退的員工也要充分肯定其對公司的貢獻，解釋辭退的理由，並表明自己本人的態度，提供個人的建議，詢問其對公司的看法。
10.公司經營狀況、發展戰略、組織結構等發生重大變化時。這種情況一般采取正式公布或會議發布的形式向員工作出說明，但一些不便於大麵積發布的，可采用私下溝通的形式通報。
11.員工生病或家庭發生重大變故時。作為主管和同事，應關心員工的生活，了解和體諒其生活中的困難，並提供力所能及的幫助，培養相互之間的感情，而不是單純的工作上的關係。
一般來說，出現以上情況，各級主管應意識到，需要立即與員工進行溝通了。而在其他時刻，主管可以隨時與員工進行溝通，內容和形式可以靈活掌握，隻要注意采取適當的方式和方法即可。
[案例分析]
一位公司的管理者想跟一員工溝通換崗的事情，但當時該員工正和老婆腦離婚，心情不好，於是在和該員工商量的時候，鬧得很不愉快。由於該管理者一再要求該員工換崗，最後，該員工不得不辭職離開。事後，該管理者又感到很後悔。因為該員工在公司平時的表現都十分出色。因此，在選擇與員工溝通時，管理者一定要把握好時機的選擇。一定要適當地學會察言觀色，才能達到溝通的目的。
[巧手點金]
選擇一個比較有利的時機展開溝通，其成功的可能性要遠遠大於不合適宜的溝通時間。如何選擇恰當的溝通時間呢？管理者把握溝通時機的三個關鍵：
1.祝福要在當場傳達
當別人達成某種成果時，最好當場坦率地加以稱讚。如果你想“現在很忙，以後再說吧。下次見到他的時候，再告訴他吧！”把讚美延後，你會被視為嫉妒他人的成功、沒有自信的人。錯過時機的恭喜，不僅無法傳達你的心意，甚至會被當做是諷刺或社交辭令。
2.道歉要在事發當天
如果你與上司出了問題，即使你認為自己沒有錯，但是在下班回家的時候，隻要一句道歉說：“今天給你添麻煩了”，第二天，你們的關係就會大為不同。如果你鬧意氣，把這件事情放著不管，你就錯過和好的機會了。
3.注意要比期限還早
有些事情確實是要花時間去做的，但是迅速地響應，會提高客人對你的信賴。聽到電話留言，或是收到傳真的時候，應該回複一句“我知道了，詳細情況明天再談”，隻要盡早給對方答複就可以了。
技巧4：溝通效率法則：不拘形式，提高效率
[經典回顧]
一個高素質的團隊管理者所發揮的作用往往對成敗起決定性作用，一個優秀的管理者必然是一個善於溝通的人。溝通研究專家勒德洛提到：高級管理人員往往花費80%的時間以不同的形式進行溝通，普通管理者約花50%的時間用於傳播信息。可見，溝通的效率直接影響管理者的工作效率。
為了提高溝通效率，現代管理理論提出了一個新概念，成為“高度的非正式溝通”。它指的是不拘形式，利用各種場合，通過各種方式，排除各種幹擾，來保持他們之間經常不斷的信息交流，從而在一個團體、一個企業中形成一個巨大的、不拘形式的、開放的信息溝通係統。