第二章 圓滿會議不可不知的七個細節
會前準備工作要做得盡可能周全
小群在學校時就是個十足的“逍遙派”，什麼會議都不願參加，能躲的就躲，實在躲不了的就到最後一排打瞌睡。進了公司後，他發現與學校相比，不僅會議的頻率高了，而且他也沒辦法躲了，作為職場新人，會議室的布置基本上由他一個人承包了。如果單單是布置一下會場，或者做做會議記錄，小群雖然有點不情願，但也畢竟不是什麼難事，總是馬馬虎虎應付應付就過去了。
有一次，會計部門與銷售人員合作時產生了問題，所以會計經理要召開一次會議，於是讓小群去負責選擇會議的地點、場所等。小群還是馬馬虎虎，沒有認真地考察許多會場的細則，沒有認真地準備與會議相關的事宜，結果開會那天，就是因為會議的房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經理正在翻動的圖表。空調壞了，窗也未開，所以室內悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外麵的噪聲進入。財務經理被電話叫走了，然後有幾個人生氣地走了。經理回來詢問建議，但幾乎沒有什麼響應，結果未獲得實際的解決辦法。為此，會計經理感到非常不滿，小群的臉上也覺得灰灰的，很沒有麵子。
其實要開好一個會議，準備工作是十分重要的。會前周密詳盡的準備，是會議圓滿成功的基礎。會議的準備工作包括以下幾個方麵：
1．建立組織
召開一個會議，要有許多人參與組織和服務工作。這些人應有明確的分工，各負其責。建立各種小組，可以使他們在統一領導之下，各自獨立地開展工作。一般會議由大會秘書處負責整個會議的組織協調工作。秘書處下設：
（1）秘書組，負責會議的日程和人員安排、文件、簡報、檔案等文字性工作。
（2）總務組，負責會場、接待、食宿、交通、衛生、文娛和其他後勤工作。
（3）保衛組，負責大會的安全保衛工作。
根據會議規模的大小、性質的不同還可以增設其他必要的小組。
2．明確任務
全體工作人員，應當明白本次會議的目的。主要解決什麼問題，更要明確自己的工作任務及具體要求，以保證不出差錯，不貽誤工作。
3．安排議題和議程
秘書處要在會前把會議要討論、研究、決定的議題搜集整理出來，列出議程表，提交領導確定。根據確定的議題，安排日程，以保證會議有秩序地進行。
4．確定與會人員
確定與會人員是一項很重要的工作。該到會的，一定要通知到；不應當到會的，就不應當參加。這裏出現了差錯，後果是很嚴重的。確定與會人員時可以采取以下方法：查找有關文件、檔案資料；請人事部門提供；征求各部門意見；請示領導。
大型會議還要對與會人員進行分組，便於分頭討論，組織活動。
5．發出通知
名單確定後，即可向與會人發出通知，便於他們做好準備工作。有時準備工作量比較大，而距離開會時間還遠，可以先發一個關於準備參加會議的通知。在開會前，再發出開會通知。
通知一般用書麵形式。內容包括：會議名稱、開會的目的、內容、與會人應準備什麼、攜帶什麼、開會日程、期限、地點、報到的日期、地點、路線等。
與會人接到通知後，應向大會報名，告知將參加會議，以便大會發證、排座、安排食宿等。
6．會場
會場布置和安排是會議的又一項重要工作。首先是關於會議場所的選擇：
（1）場地必須有空檔且可供使用。
（2）場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。與會者若能擁有1.5～2平方米的空間，才算理想。
（3）必須擁有包括桌椅在內的適當家具。
（4）必須擁有充足的照明及通風設備。
（5）必須能免於聲音、電話、訪客等幹擾，以防與會者分心。
（6）必須令與會者大致方便。
（7）成本必須低廉。
此外，會議的氣氛主要靠會場的布置來渲染。會議室應當根據會議的內容來安排，或莊嚴肅穆，或鄭重樸素，或明快大方、或熱烈歡快，總之，會場的布置應與會議內容相協調。
主席台，設在代表席對麵的地方。現在一般在主席台前設講台，用於發言人講話。主席台上可適當擺放鮮花點綴。主席台背後懸掛會標或旗幟，會議名稱的標語懸掛在主席台上方。
7．座次
代表席的座次應當統一安排，照顧全麵。因為座位有前有後，有正有偏，在排座位時要根據不同情況，妥善安排，照顧到各個方麵。
8．印製證件
證件是出席會議的證明，是與會者身份、資格、權利、待遇的證件。代表證、記者證、工作人員證要用不同顏色的字或紙印刷，以示區別。
9．接待和報到
外地代表到達時，應安排工作人員到車站、碼頭、機場接站。
到駐地後，持通知書到大會報到處報到。報到處接待人員應禮貌接待，驗看有關證件後即安排食宿，登記聯係的地點、方式，並發給證件、文件等。
報到人數至少每天向秘書處彙報一次。
此外，還應該注意準備會議用品，大多數會議的成功在很大程度上依賴於事先的準備和組織，包括為這些場合提供恰當的設備和材料——其中有會議地點，各種視聽設備，以及書寫材料。在此提醒應注意的幾個問題：
（1）檢查是否預訂了點心。
（2）檢查休息室的設備是否夠用。
（3）保證有足夠的停車位置。
（4）多準備一些書麵背景材料，以防有些與會者遺失了這些材料。
（5）確定供電係統是否正常。
預先考慮座位安排
與會者座位的安排對會議的成功有很大的影響。如果必要，可以設計一個座位安排方案。
布置會議場地，應考慮會議的性質及與會人數的多少。例如在提供信息的會議裏，倘若人數眾多，則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議裏，假如人數不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓會議裏，如人數不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便於與會者與主持人之間的溝通，而且也便於與會者跟與會者之間的交流。但若人數眾多，則最好是將與會者分成若幹小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在於方便分組討論及綜合討論。
1．排列座次的幾種規則
凡要正式公布名單的，按照名單先後順序排列座次。按照選舉得票多少排列座次，得票數一樣的，以姓氏筆畫為序排列先後。按照姓氏漢語拚音字母字頭為序排列先後。按照姓氏筆畫為序排列座次。
2．排列座次的幾種方法
（1）橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序從左到右依次排列座次，先排出席會議的正式委員(代表)，後排候補委員(代表）。
（2）豎排法。即按照各代表團成員的既定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至後依次排列座次，正式代表在前，候補代表在後。每個代表團的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會場中心座位為基點，向兩邊交錯擴展。
（3）左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序，以會場或主持人台中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。中國傳統習慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點，其餘的以居中者的左手方為第一順序，一左一右，依次排列。
另外，關於座位的排列還應該安排不同的會議類型來靈活處理。
1.一對一會議
在一對一的會議上，兩人的座位安排可決定會議的格調，並影響討論的進程。如果你正在主持會議，可通過適當安排座位來影響會議的正式程度。一對一會議有三種座位安排：支持性的、合作性的和麵對麵的。為了解與會對方對會議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會前你先坐下，再看他坐在哪裏。
（1）支持性的。如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就座，這有助於消除障礙且可進行目光接觸。
（2）合作性的。坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。
（3）麵對麵的。坐在桌子的對麵，使自己與另一人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達得更自在一些。
2.大型會議
大型會議的目的決定座位安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。如有談判或對抗的可能性，選一張長方形的桌子，“雙方”可相對而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強調會議中的等級觀念，主席就座於長桌的頂端。對於較非正式，不分等級的會議，選擇一張圓桌，每個人平等地圍桌而坐。如果一個會議的參加人數眾多、將在禮堂或大房間內舉行，就將座位排成行且麵對主席。
比開會時間早五分鍾到場
小劉剛來公司不久，他的公司應邀參加一個研討會，該研討會邀請了很多商界知名人士以及新聞界人士參加。老總特別安排小劉和他一道去參加，同時也讓小劉見識見識大場麵。
小劉早上睡過了頭，等他趕到，會議已經進行了二十分鍾。他急急忙忙推開了會議室的門，“吱”的一聲脆響，他一下子成了會場上的焦點。剛坐下不到五分鍾，肅靜的會場上又響起了搖籃曲，是誰在播放音樂?原來是小劉的手機響了!這下子，小劉可成了全會場的明星……
沒過多久，小劉就另謀高就了。
不管是參加自己單位還是其他單位的會議，都必須遵守會議禮儀。一定要準時出席會議，最好是提前5分鍾進入會場，這樣一切都會從容應對。因為在這種高度聚焦的場合，稍有不慎，便會嚴重損害自己和單位的形象。
作為職場新人，進入公司後，一定要養成顧全企業大局的習慣。除開公司和部門內部的會，也有機會參加其他一些會議，因此，在參加會議之前，要做好準備。在開會前，如果你臨時有事不能出席，必須通知對方。參加會議前要多聽取上司或同事的意見，做好參加會議所需資料的準備。開會的時候，如果讓你發言，那你的發言應簡明扼要。在你聽其他人發言時，如果有疑問，你要通過適當的方式提出來。在別人發言時，不要隨便插話，破壞會議的氣氛，開會時不要說悄悄話和打瞌睡，沒有特別的情況不要中途退席，即使要退席，也要征得主持會議的人同意。要利用參加會議的機會，與各方麵疏通，建立良好的人際關係。
在工作中，你可能經常要被派去參加會議的籌備，所以，也要了解一些籌備會議的要點：準備好參會人員名錄，是否參會最後給予確認；進入會場時給客人領座位，如果沒有確定座位，就讓參會者從最裏麵坐起；整理分發會議資料，準備好黑板、粉筆等會議用品；看參會者是否有私人物品(如冬天的大衣、帽子等)需要保管，準備好茶水飲料及水果；如果會議途中外麵有人找，用紙條或耳語通知當事人；會議途中，不能沒人值班，如果自己有事走開，要請人替代。
其實，職場中任何一個人都要遵循會議中的紀律，具體表現為：
（1）如果有工作裝，應該穿著工作裝。比規定開會時間早五分鍾左右到會場，而不要開會時間到了，才不緊不慢地進會場，而對別人造成影響。
（2）開會期間，應該表現出一副認真聽講的姿態。開會也算是在工作，認真聽講的姿態不僅表現你的工作態度，也是對正在發言者的尊重。
（3）那種趴著、倚靠、打哈欠、胡亂塗畫、低頭睡覺、接打電話、來回走動以及和鄰座交頭接耳的行為，是非常不禮貌的。
（4）在每個人的發言結束的時候，應該鼓掌以示對他講話的肯定和支持。
此外，在會議當中，關於與會人員的禮儀，具體地要視與會人員的身份來定，關於與會人員主要分為主持人、主席團成員、發言人以及會議嘉賓及代表等。
1．主持人禮儀
會議通常由部門負責人或德高望重的學者主持。會議的成敗，在很大程度上取決於主持人。作為主持人，在禮儀上應注意以下幾點：
（1）服裝整潔，給人以莊重的感覺
男主持人穿中山裝，應扣好領扣、領鉤和褲扣；穿西服，則應按常規係領帶。女主持人著裝宜高雅，給人以端莊的感覺。根據會議的內容、形式和特色，主持人的服飾可以多姿多彩。
（2）提前到會，以便做好相應的準備和安排。
（3）步履自然
男主持人的步伐要穩健，表現出剛勁、灑脫的陽剛之美；女主持人的步伐可以略顯輕盈，體現出恬靜、賢淑的陰柔之美。
（4）坐姿端正
主持人落座後，上身正直而稍向後傾，麵對前方。
（5）談吐文雅
開會時，主持人首先講明會議主題及有關程序，介紹來賓和發言人等。主持人講話應盡量使用普通話，力求做到言簡意賅。
（6）傾聽發言
當發言人開始發言和發言結束時，主持人應帶頭鼓掌致意。主持人注意傾聽發言人的發言，對發言表示重視，而不要埋頭看與發言無關的材料或同他人交頭接耳，談笑風生，同時還應盡量避免出現搔頭發、挖耳鼻等不雅觀的動作。
（7）全神貫注
主持人主持會議時應全神貫注，審時度勢，引導會議有條不紊地順利進行。
（8）掌握時間
主持人應嚴格掌握會議的時間，適時作出總結，按時結束會議，切忌把講究實效的短會開成“馬拉鬆”式的長會。
2．主席團禮儀
主席團成員首先明確自己的身份和責任，要嚴格要求自己，以身作則，率先垂範，成為所有與會人的楷模。出席會議要守時，絕不可遲到。確實不能按時出席的必須及時請假，通知主持人或有關工作人員。入場要按照順序井然入座，不可臨時推推讓讓，故作姿態。如果會場有掌聲歡迎，主席團應鼓掌微笑致意。
在會議進行中，不得任意離開，左顧右盼，交頭接耳，要精神專注地傾聽發言人的發言。需要鼓掌時應當及時鼓掌，鼓掌要隨眾而起，隨眾而止，動作要適當節製，不要顯得漫不經心。
散會時，要和大家一起起立，不要提前，也不要落後，然後依次退場。
3．發言人禮儀
發言人是會場的中心人物，對會議的質量有著首要的作用。發言人的發言要言之有的、言之有理、言之有物、言之有味，使聽眾能了解主旨，有所收獲。發言人要尊重聽眾，尊重主持人，遵守會議紀律。
發言人要注重儀表和舉止姿態，要衣著整潔，舉止莊重，表情自然，精神煥發。
發言前，要環顧全場，向聽眾致意，如有掌聲，亦應鼓掌還禮。
發言時，要講究語速，不快不慢；講究音量，不高不低；講究節奏、語氣、聲調；始終要保持感情充沛，重要的地方，要加重語氣，提高音調，形成高潮。如果會場出現鬆弛，聽眾精神渙散時，應考慮調整語氣，穩定情緒，必要時應調整內容，壓縮時間。
報告結束時，要向聽眾和主持人致謝。
4．會議嘉賓禮儀
會議嘉賓與主席團一樣，在會場中占有重要位置，作為嘉賓參加會議，除了必須像主席團成員那樣講究禮儀外，還應當注意了解會議內容、程序和對本人的要求；了解會議時間、地點和有關規定，參加會議要守時、禮貌、客隨主便，聽從主人安排。切不可馬虎了事，敷衍應付，甚至高傲自負。
5．會議代表禮儀
參加會議的代表，要遵守紀律、講究禮儀。進入會場，即要輕聲輕氣，動作要嚴謹輕緩，發言人開始和結束發言時，要鼓掌致意，重要的貴賓講話時，可以全體起立，並報以鼓掌。發言人發言時，要認真傾聽，必要時要做記錄。不要交頭接耳，左顧右盼。一般不應離席，確實必須離開時，應當向有關人員講明原因，離席時要彎腰、側身、盡量少影響他人，並表示歉意。
將手機和電話設為留言模式
一般等電話的情況大致如下：當你撥電話給對方時，往往接電話的人隻會傳達：“某人正在講電話。”然後就掛掉了，我們常常會摸不著頭腦，一直在想什麼時候才可再打過去呢?無法決定是要自己打過去，還是等對方打過來。在平時工作中開會是難免的，如同家常便飯，當有電話來時，對於要找的人正在開會，或是正在通電話，往往一直等到開完會或講完電話後才能得知剛才有來電。也許是職員認為在通話中或在開會中不可插嘴，以免不禮貌，但有時“人算不如天算”，不立即告知，往往耽誤事情，給通電話、開會的人增添麻煩，甚至造成生意上嚴重的失誤。
發生這種情況時，最好的辦法是在開會前，將電話或手機設置為留言模式，以免錯過重要電話，以便在開完會後可以和來電的人取得聯係，如果是重大事件必須緊急處理，這時就可以立即處置。這種看似不起眼的留言方式，正是工作能否順利進行的關鍵。
其實，在生活中許多時候，為了保證聯絡的暢通，人們往往會使用錄音電話，為自己代勞。
使用錄音電話，少不了要製作一段本人留言。留言的常規內容有：電話機主的單位、姓名，問候語、致歉語、道別語，留言的原因，對發話人的請求，等等。
私人住宅所用的錄音電話，不宜由年輕姑娘進行錄音，而且不宜自報姓名。以電話號碼進行代替，既明哲保身，又不會誤事。
附：一則私人住宅錄音電話內容：
您好!這裏是82865588。對不起，主人現在因事外出。有事的話，請在提示音之後留言。主人回來後，將立即同您聯係。謝謝。再見!
此外，設定電話留言還應該注意以下的細則，先假設這樣的一種情況：一天你打開電話留言，如果接聽到下麵的話：“你好，我是麗達·蒙……請回電618……”你會有何反應？是不是覺得太難聽清楚了?問題出在哪裏?