（1）名字說得太快太含糊。你對自己的名字當然很熟悉，但別人卻不是，所以要慢慢地、清楚地說出，如果名字不常見，那麼就應該拚出來。
（2）電話號碼說得太快。別人很難記下來，因為這對他們來說是全新的，所以最好分段說出來。
（3）信息隻說了一遍。如果對方對你不是很熟悉，那麼在最後請重複一下你的名字和你的號碼。如果讓接電話的人來來回回重複地聽才知道你到底是誰，你的電話號碼是什麼，是不禮貌的。
在生活中，當每個人打開電話留言的時候，總是希望聽到幾個留言。那麼為什麼不留言讓他們感到驚喜呢？這樣看來，許多人浪費了一個給別人深刻印象的機會。
打電話之前，寫下你要說的話，至少是重點。然後問問自己願意給對方留下什麼樣的印象，熱情、友好、精力充沛還是條理明晰、思想深刻、考慮周到、善解人意?
電話留言其實是對你非常有利的溝通工具，你可以決定說什麼，什麼時候說，等等。
別人對你一無所知，你需要給他們一個印象，每次你拿起電話，應該想到你要給別人一個什麼印象。
在人際交往中，使用錄音電話雖屬於無形交際，但它與人們麵對麵的交際完全一樣，也是要講“言必信，行必果”的。在處理錄音電話裏他人的來電時，要注意的問題有：
第一，盡量少用錄音電話。尤其是不要人在家中，卻以錄音電話替自己“招架”外人。
第二，對於外人打進來的電話，應當立即進行必要的處理或答複。不要一拖再拖，或者根本不理。
第三，不要對自己明明聽過的他人電話錄音賴賬，顯得若無其事，那樣隻會從一個側麵告訴旁人：此人言而無信。
隻談論與會議有關的事
老李是公司元老級的人物，業務精幹，為人和善，可就是有一點不好，那就是嘴太“貧”。無論上班、下班，隻要老李來到辦公室，他所在辦公室的同事都得聽他像說書樣地談天論地。有些同事想靜下心來工作，也總被老李的長篇大論所幹擾，心中總有些不悅，但障於麵子，也不好意思提醒老李，隻好這樣忍著。因此，在私下裏為此所煩惱的同事裏總是為此談論到對老李的不滿。
但是有一次，公司裏因為要拓展一個新的銷售領域，為此全公司的重量級人物都要參加一個總經理親自主持的會議，會議中當經理簡要地介紹了新領域的發展前景以及公司在此項目上已經具備的實力和準備之後，請大家各抒己見，暢所欲言。這時老李開始發言了，一開始還是圍繞著主題展開論述，可越說越興奮，一會兒“老毛病”又犯了，又開始了一番像政治家那樣地演講和評論，從產品新領域的銷售擴展到了當前全球化及加入WTO之後的中國貿易的大格局。這時大家都有些聽不下去了，有的同事開始打瞌睡，有的則開始皺眉，有的則低著頭想事情，明顯的大家都有些厭煩了，就連總經理也在一個勁兒地衝著老李使眼色，但是老李還是刹不住車，一個如此重要的會議讓老李給弄得大家都沒有心情去展開自己的討論和想法，對此，總經理很是不滿，事後狠狠地指責了老李一通。從此之後，老李收斂了很多，大家對他的態度也隨之改變了好多。
其實，任何的會議都是有根由的，都是公司的決策者們抱著明確的目的，為某個問題而召開的。作為任何一位參加會議的人來說，偏離會議主題而大肆地談論與會議無關之事，都是一件很不禮貌的事情，即使你是像老李一樣的公司元老級人物也不行。這樣做會引發其他人的不滿，給自己找尷尬和難堪。
一般情況下，在會議中出現離題是因為議程設計不夠緊密，因為議程設計是會議的開始。如果議程存在問題，討論就無法按既定計劃進行，或者在會議中出現了使與會者更感興趣的話題。
如果會議議程設計不夠緊密，在會議中的討論就容易失去係統性。有時，即使會議議程設計得很緊密，若主持人及與會者對議程缺乏有效率的討論整合能力，討論就很可能在大家默許的情況下越扯越遠。解決的辦法應該是在每個議題討論告一段落時，即做歸納整理，以確保討論按有計劃的安排進行。
與會者常常無法專心討論個問題，以致徘徊在多個話題間卻無結果，這樣的情況也是很普遍的。研究發現，每個話題隻維持一分半鍾的討論，就換講別的話題，這種情況在成員間互動性高的會議裏可說是非常平常。當然，話題轉變迅速，並不一定都不好，但若缺乏適當的控製，常會導致會中無法達成決議，或有討論而無決議。那麼，什麼時候轉換話題好呢?一般來講，當一個議題有了結果，並確定了負責執行的人再轉換話題，討論下一個議題為好。
一個討論議題往往包含許多子題。話題在各子題間轉來轉去，隻要在合理的範圍之內，都無可厚非。倘若其他意見不致影響正在進行的討論，那倒無所謂，但若是在與議題完全不同的話題間轉圈圈，討論就會事倍功半。
不過在會中閑聊是造成討論離題的又一個重要原因。因為閑聊絕對與議題無關，不管是自覺還是不自覺的閑聊都會影響會議質量。主持人發現這種情況應立即製止，並設法引起與會人員對議題的興趣，使話題轉移到議題上來。
離題是與會人員在會議發言中出現的一種“脫軌”現象。這種現象與會議中出現的冷場或會議人員沉默相反，會議熱烈得過了火，容易出現發言離題現象。以往的經驗告訴我們，如會議討論中出現傳聞、軼事等與議題無關的閑話，與會人員喜歡海闊天空、津津有味地談論，越扯離會議議題越遠。這種現象的出現通常是因為與會者認為會議議題與自己無關，不感興趣造成的；也有人認為對會議議題不好發言，而沉湎於題外的話。這時，主持人應視情況采取應變措施，如接過討論的話，順勢巧妙地引回到會議正題上來；聯係議論的某一層意思，提出新的話題引入到會議正題上來；或者用一句善良的話或風趣的話截住議論而引入會議正題。
另外，一些與會人員在會議發言中，為了借此顯示自己的才能，或顯示自己見解的高明，自覺或不自覺地講與會議議題無關的內容，這是討論離題的又一現象。主持人對這種離題現象的處理不宜簡單粗暴，而應盡可能采用不影響發言者情緒和會議氣氛的方式，用禮貌的形式提醒發言者，讓他盡快結束離題發言。
不容置疑，會議離題不但降低會議成效，損失物力和財力，而且浪費與會者寶貴的時間，為此，必須避免這種情況。避免會議離題和受幹擾，可以采取這樣的技巧：
（1）會議時間對於每個與會者而言，都是非常寶貴的，實際上，開會不僅僅花費時間，還有一係列費用開銷，因此，會議要想“短”而“精”，應緊扣主題進行，避免離題發言。
（2）會議上盡可能不安排“即席講話”和“即席發言”，是避免會議中出現離題的一個技巧。會議主持人應該使用最明白的語言，對議題作出最明確的表述，並清楚地指出會議需討論的主題。這樣，在會議中，當某一個人的發言離題時，能夠很快地被發言人和他人所察覺。
（3）當會議中出現離題現象時，既可以通過語言來處理，也可以通討傳送信號以暗示的方式來解決。信號的優點是簡捷、善意，有時還富於幽默感。信號不是像說話那樣聽起來嘮嘮叨叨，而是簡單地表明一個意思：“請轉換話題。”使用信號暗示時，必須弄清楚哪些是可以使用的信號，以確保每個與會者都能認同，沒有誰會被侵犯，還應該保證主持會議的人通常能夠及時地發送出正確的信號。
（4）當與會者在會上討論一個他們不感興趣的話題時，重新集中注意力尤為重要，否則，他們常常會跑題，此時，會議主持人就必須把談話離題的員工引到他最感興趣的問題上，這樣才能使會議達到預期的目的。開會時，隻要會議主持人能把與會人員的注意力吸引到議題上來，離題的現象最終是可以避免的。
本著對事不對人的原則討論問題
老張是公司的重量級人物，德高望重，業務精湛。但唯一的缺點就是聽不得別人說他半句壞話，哪怕是別人好心的提醒，他都要先用氣焰把對方壓下去再說。一次，部門開季度總結大會，一位新來的同事不了解老張性情，對他的策劃案發表了一些自己的看法，話還沒說完，老張立刻拍案而起：“你一個剛剛參加工作的，懂什麼？我做這份企劃有多辛苦，你知道嗎?別站著說話不腰疼!”突如其來的嗬斥把新同事弄懵了，之後隻能對他敬而遠之。
其實，對待批評首先有個心態問題。你可以不同意別人的觀點，但要尊重別人說話的權利，否則大家表麵上不給你提意見，但背地裏的意見更大。
開會或是討論問題應該對事不對人，如果你不能保持公正而客觀的態度，反而利用會議的時間來抒發個人恩怨，別人也會這麼對待你，把你當成攻擊的目標。那麼，即使你有很寶貴的意見也不會被大家接受。
其實，明智的作法應該是這樣的，要知道在批評麵前，反擊、爭辯或是無禮都無濟於事，樂於接受批評才是成熟和職業化的表現，對此，在會議中，可以采取以下四招來應對開會中別人對自己的批評。
1.保持清醒
當別人對你提出批評時，你要明白，他沒有具體操作你的工作，你的難處他並不了解，而且有些人隻是為了發言而發言，他們的意見有的對有的不對。你要理智，其實，絕大部分的批評確實是建設性的。
2.先從自己身上找原因
別人為什麼會提這樣的意見?按照他的意見會不會做得更好?自己有沒有可能做得更好?如果這樣想，那你一定能進步。
3.不要尋找替罪羊
不要試圖爭辯、遷怒他人或是矢口否認，解釋往往會被看成借口。保持職業化的姿態，說：“我會認真考慮大家的意見。”
4.清楚自己的局限性
或許人們指責的事和你並不相幹，你卻因它而受到批評。也可能真正要討伐的對象是公司的政策，或是整個部門對某個項目的努力程度，那就別讓自己委曲承擔責任，努力把事情澄清。
把會談的內容詳細記錄下來
會議進行中，需要進行會議記錄。在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來，就形成了會議記錄。
會議記錄有“記”與“錄”之分。“記”又有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄，就要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種。對會議記錄而言，音錄、影像錄通常隻是手段，最終還是將錄下的內容還原成文字。
會議記錄的要求歸納起來主要有兩個方麵：一是速度要求，快速是對記錄的基本要求；二是真實性要求，紀實性是會議記錄的重要特征，確保真實是對記錄稿的必然要求。
真實性的具體要求有：準確——不添加，不遺漏，依實而記；清楚——首先是書寫要清楚，其次是記錄要有條理，突出重點。
會議記錄應該突出的重點有：會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動，會議討論、爭論的焦點及各方的主要見解，權威人士或代表人物的言論，會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論，會議已議決的或議而未決的事項，對會議產生較大影響的其他言論或活動。
雖然會議記錄應當由會議秘書來作，但是如果有一天上司決定由你來負責會議記錄時，你應該知曉以下的一些細則：
1．記錄討論的要點
在會議的進行中，經常要進行許多討論。會議記錄並不是要逐字記錄會議內容，一般隻要記錄下討論的要點即可。
具體來說，你應當記錄會議的時間和地點、與會者姓名(如果適當)、提出的全部項目(但不必包括討論的細節)以及作出的全部決定、協議和任命。在會議過程中做筆記，然後再據其寫出完整的備忘錄。備忘錄必須公正、風格簡明、清晰準確。準確是很重要的，特別當會議記錄可能作為以後辯論的依據時。
2．逐字錄音和修改
會議進行中，可以借助錄音設備對會議內容進行錄音，特別是決議或修正案，一定要一字不漏地進行錄音，這樣在會後整理記錄時，可以有充分的依據，便於逐字修改。
要注意錄音機擺放的位置，不要離發言人太遠，以免錄出的聲音太小；也不要離發言人太近，避免聲音過大不清楚。
3．會議記錄的宣讀和修正
在會務進程中的適當時間內，會議主持人請秘書宣讀會議記錄，有時也可延期或取消宣讀會議記錄。但延期宣讀記錄使錯誤難以發現。
秘書宣讀記錄後，主持人問：“對記錄有什麼修正嗎?”問後應稍等一下。如有修正，修正意見又經過全體一致通過，主持人應說：“如無反對，×先生所指出的錯誤將予改正。”
如果所提修正未獲一致通過，主持人不需等待別人動議即可訴請投票，以決定是否應該修正。
如有小修正，秘書應立即用筆在會議記錄原本旁邊加以注明，並附上簽名。如有大修正，要作為附錄插在會議記錄有錯的那一頁。修正聲明要在會議記錄上記下來作為批準的證明。如果會議記錄的錯誤在以後才被發現，則由大會修正。修正和最後批準會議記錄是大會的任務。
如果由常務委員會辦理會議記錄，通常在修正後要在會議間歇期間向組織報告。在證明記錄無誤的委員會會議上，可以一致同意或多數票批準會議記錄。
會議記錄歸檔後，隻能修正錯別字和標點符號，其他修正要得到大會的批準。
有些組織在每次會議後把會議記錄複本分發給公眾研讀，以便下次會議時修正。
4．會議記錄的批準
對會議記錄如無修正，或已修正好了，可由會員提出議案，批準這份修正稿；或者由主持人請大家投票通過；或者由主持人聲明：“如無其他修正，已修正的記錄將獲批準。”
會議記錄獲得大會批準前隻是秘書的記錄稿，批準後的記錄，秘書要在記錄最後寫上“批準”兩字，再簽名及注明日期，這樣才成為會議的正式記錄。有些組織要求會長也簽名，有些會長和秘書在記錄的每一頁上都標注他們的簽名。
5．打印批準後的會議記錄，發至會議成員過目
這方麵的工作任務主要有：
（1）整理並製發會議紀要
許多公司在會議結束之後要印發會議紀要，使與會者對於貫徹會議精神有個依據。會議紀要若能在會議結束前寫出初稿來，向到會代表征求意見，當然很好。如果不能這樣做，在會後整理也是可以的。整理會議紀要的主要依據是會議工作報告及其討論情況。
（2）組織宣傳報道
有許多會議為擴大影響，會後(有的在會議期間)往往要通過報紙、廣播、電視等媒介進行宣傳和報道。報道稿件，有的由采訪記者執筆，為慎重起見，還往往請會議主辦單位審核；有的由會議主辦單位提供初稿，新聞單位酌情修改後發表。無論采用哪一種方式宣傳報道，秘書部門都必須參與。
（3）整理會議全套文件歸卷
會議全套文件，指會議通知，會議上發放的文件資料，會議記錄和簡報，會議總結，會議紀要，會議現場照片和錄音、錄像等。
（4）檢查會議精神的貫徹執行情況
這方麵應包括會議精神的傳達情況，執行會議精神的實際活動情況和效果等。發現問題或者發現效果明顯，都要及時向領導人彙報，並要采取措施解決出現的問題或推廣經驗。
第三章 正確接打電話不可不知的九個細節
充分運用聲音的感染力
在打電話時，對一個人的形象影響最大的，當首推自己的聲音。在電話中聲音具有強大的感染力。
一般所謂的“美麗的聲音”，大多是指聲音清脆響亮。當然，低沉的聲音也自有其魅力，如果與詞語明確和口齒清晰比較的話，響亮的聲音是比較占優勢的。
值得注意的是：在電話中過高的聲音會使人覺得好似雞鳴，而過低的聲調又讓人感覺像含了一個雞蛋在嘴裏似的，含糊不清。音調要恰到好處，才會給人悅耳的感覺。有些人一講起電話，分貝就好像無形中提高了，像打雷一樣，不知道對方早已把聽筒拿到離耳朵十幾二十厘米遠，否則耳膜都將被吼破。而有些人的聲音又如貓叫，總是讓人不斷地反問：“什麼？再說一次！”這將引起對方的厭煩。所以聲音太大太小都不好，適中的聲音要比過高、過低的聲音更容易讓人接受，容易留給對方好印象。因此，接聽電話時，聲音比平常高一點，音量適中大概是與距離1米左右的人所交談的聲音，咬字盡量清楚，千萬不要讓對方聽起來勞心費神。
另外，在打電話時，要注意自己所使用的語言和語氣。在這個方麵，漫不經心、隨隨便便，過分放任自己，都是不好的。在接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定之規。接電話時所講的第一句話，常見的有三種形式。第一種，是以問候語加上單位、部門的名稱以及個人姓名。它最為正式。第二種是以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用於一般場合。第三種是以問候語直接加上本人姓名。它僅適用於普通的人際交往。需要注意的是，不允許接電話時以“喂喂”或“你找誰呀”作為“見麵禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什麼事兒呀”，這樣一來，別人在厭惡之餘就不會輕易接受你。
因此，在通話時，聲音應當清晰而柔和，吐字應當準確，句子應當簡短，語速應當適中，語氣應當親切、和諧、自然。嘴部與話筒之間應保持三厘米左右的距離。這樣說話，就不會使對方接聽電話時，因話音過高或過低而感到不便了。打電話時所使用的語言，應當禮貌而謙虛。
人們都知道這樣一個常識：一大早打電話時，若聽到聽筒那一方傳來親切悅耳的早安聲，心情就會頓時開朗起來，即使昨晚有滿腹的牢騷，也早已一掃而空，轉而精神振奮地迎接美好的一天。但問題是早晨起來後，喉嚨往往尚未打開，腦袋也是昏昏的，在拿起聽筒時，夢話般的語言就會引人不悅了。