第7章 流程確保執行——流程管理促實效(3 / 3)

在這個項目結束後,公司領導說要為他開一個小型慶功會,卻被他婉拒了:“以後再說吧,現在我手上還有別的任務。”說完,他又拿起安全帽進了車間。

任何組織和個人,要想執行到位,落實有實效,就必須重視流程的作用。如果流程環節出現漏洞,那麼執行就無法到位,落實實效就無從談起。許多工作執行不到位,就是由流程環節中的漏洞造成的。

跟蹤流程的一個重要目的就是及時發現和解決問題,確保執行結果。在實際工作中,執行總會遇到大大小小的問題,如果沒有及時對執行情況進行跟蹤,就很難從根本上解決問題。

因此,要有一套具體而詳盡的日常實施計劃,並把執行目標與日程捆綁在一起。如在每日之末、每周之末、每月之末、每季之末、每年之末的五個時間段,將目標轉化到具體實施的時間表上,同時,加強對每個時間段的跟蹤檢查,按製定的工作標準進行考核,發現問題及時采取措施加以解決。

點石成金:

堵住執行環節的漏洞,有效的監督必不可少。企業要實現有效的監督,可以從以下兩方麵著手:

1.上下配合,及時跟進

有的問題隻需加以跟進,稍做努力就可解決,而有的問題紛繁複雜,使具體執行人員所不能及,此時上級就要激流勇進,力排眾難。

2.要做到不斷跟進、檢查與監督

要做到不斷跟進、檢查與監督,首先,要明確實施監督的目的——考核還是提高效率;然後,要對被監督的人員進行工作分析——確定考核的內容;接著,要確定組織內部的監督結構——明確報告對象以及監督權;還要製定並貫徹獎懲條例——設定標準;最後,適當作出調整——完善監督體係,減少執行誤差。隻有把這些檢查工作做到位,才能跟進到位,監督到位,執行到位。

不折不扣,每個流程都做足100分

海爾集團首席執行官張瑞敏說過:“中國人做事最大的毛病就是不認真,做不到位,每天工作欠缺一點,天長日久就成為一種頑症。”

任何組織或個人,要想執行到位,就必須做足流程。如果沒有做足流程,那執行就無法到位,也就做不出完美的業績。

職場魔方:

麥當勞對漢堡的每一種原料都有精細的要求。對於生菜來說,從源頭步驟——選土開始,詳細記錄地段和土壤的資料,即所有種植地周邊一公裏內必須無工業“三廢”汙染源,無養殖場、化工廠、礦山、醫院、垃圾場,與生活區的隔離必須超過20米,土壤和水中的重金屬和微生物不能超過國家綠A標準。從生菜播種開始進行全程監控,之後的種植、灌溉、施肥、防蟲也要一一記錄,在將汙染降至最低的同時,還可以及時解決問題,倘若生菜出現了問題,那麼就要在最短的時間內有效找到每一片生菜的來源並予以解決。

此外,麥當勞還有這樣的要求。麵包不圓和切口不平都不用,奶漿接貨溫度要在4度以下,高1度就退貨。一片小小的牛肉餅要經過40多項質量控製檢查。任何原料都有保存期,生菜從冷藏庫拿到配料台上隻有兩小時的保鮮期,過時就扔掉。生產過程采用電腦操作和標準操作。製作好的成品和時間牌一起放到成品保溫槽中,炸薯條超過7分鍾、漢堡超過19分鍾,就要毫不猶豫地扔掉。

正是因為麥當勞對食品的加工流程有如此嚴格、完整、細致的要求,才使得擁有數千家連鎖店的麥當勞運轉自如,獲得了巨大的成功,在給公司帶來巨額利潤的同時,也鞏固了自己的國際形象。

點石成金:

不折不扣,做足每一個流程,並不是按部就班地盲目去做,而是科學地去做。方法如下:

1.設計清晰簡明的執行流程

流程設計的好壞與工作的效率和執行力有很大關係,流程清晰簡明,工作的效率就高,執行力就強;流程複雜煩瑣,工作的效率就低,執行力就差。比如,對於一項重大決策,一個流程清晰簡明的組織可能隻需要10天就可做出決定,而一個有複雜煩瑣流程的組織可能需要半年甚至更長的時間才能做出決定;又比如,處理一份重要文件,一個有清晰簡明流程的組織可能隻需要3天就可以做出反應,而一個有複雜煩瑣流程的組織可能需要10天甚至更長的時間才能做出反應。可見,流程的優劣嚴重影響著執行力的發揮。要想提高組織的執行力,就必須以清晰簡明為原則,設計出合理的工作環節與銜接程序。

2.流程量化

流程量化是製定流程的核心部分,是確保流程有效性的基本方法和必要環節。依據標準對執行的現狀與未來期望進行量化,就可以確定執行的時間、執行的速度、執行的成本、執行的收益等指標,這樣便於對執行進行評估和考核。

3.流程標準化

流程標準化是指設計一個標準的流程,並把它作為現狀的判定標準,以達到改變現狀和提高效率的目的。它包括流程具體步驟的確定、步驟中采用的方式的確定等。這個標準並不是一成不變的,在運用一段時間以後,要對它進行有效性分析,並加以改進。流程標準化的好處在於它便於按照標準來開展工作,從而避免執行的盲目性,降低因沒有標準而造成的執行力流失。

4.優化流程

複雜的流程會嚴重影響執行的速度和工作的效率。複雜的流程就像複雜的製度一樣,隻會成為行動和速度的負擔和累贅。因此,組織必須簡化流程,進行流程優化。流程優化的最終目標是調整機構、減員增效,使流程有利於快速行動。流程優化的基本方向是:

(1)工作內容由單純性變為綜合化。一些工作由原先幾個人做變為現在的一個人做。任務的合一有利於企業與外界,特別是與客戶的接觸更集中有效。

(2)減少不必要的控製與檢查流程。新流程要精簡結構,要使原先被分割的活動聯係得更緊密,所以要撤銷不必要的控製與檢查的流程。

(3)新流程可以超越組織界限來完成工作。工作單位由職能部門變為流程工作小組,組織結構趨向扁平化。起上傳下達作用的中層組織可以大幅度精簡。