給出有建設性的回複的本質是口頭的和非正式的。當雙方麵對麵交流時,它才能夠更好地起作用。
2先前的電子郵件取得很少或者沒有回應後
你可能遇到過這樣的情況,你通過電子郵件詢問的問題沒有得到回複,或者你的問題得到了片麵的答複。你繼續發送信息時,你仍然得到很少或者根本沒有回複。這種缺少回複的原因多種多樣:對你的話題不感興趣,你發的郵件太多了,缺少透徹理解你信息的技巧。僅僅是你認為信息寫清楚了,並不能保證接收者能夠透徹地理解並且按照它行動。
嚐試多次之後,如果繼續發送電子郵件信息,你就會讓自己顯得很討厭,並且使那些想要忽視你的信息的人有更充分的理由那樣做。因此,你應該與那個人談話並詢問發生了什麼事,以確定你什麼時候能夠得到答複。雖然通過電話或見到本人與這個人取得聯係會花費一些時間,但這都是值得的。事實的真相就是:隻有生動的談話才能讓一個沒有響應的人回複你的信息。
3當談及敏感的話題時
假設你有一個同事,他想嚐試某個想法,你從以往的經驗知道這個想法會導致某些問題。或者你對於老板決定的某個商業變動持保留態度,或者你收到了某個客戶對服務不滿意的投訴。這些場合中,試圖通過電子郵件獲得你的意見、想法或者情緒通常會讓已經很難處理的問題
更加惡化。
使用電子郵件,你就沒有機會聽取另一個人的想法。對於敏感的話題你選擇單向交流的方式,就增加了出現誤解和緊張氣氛的可能性。
4對於重要的變動或者創新想要獲得支持和理解時
組織內經常會有許多變動。在許多公司裏,變動是習以為常的事。書麵的溝通有利於強製性地通知或更新這些變動或者創新的思想,但如果電子郵件作為交流這些事情的核心,就會使人憂慮。
隻有生動地麵對麵的對這些重要的變動溝通才能引導人們正確理解它們。使用電子郵件處理這一類的事情時,解釋公司的基本機製、回答員工的問題、尋求投資和參與以及解除人們顧慮的機會就都沒有了。流言和譏諷——抵抗變動的因素——常常填補了這些空白。
5需要解酴顧慮和解決矛盾時
你想要激化矛盾嗎?試著使用電子郵件信息討論它吧!試圖通過電子郵件解決矛盾是電子郵件在溝通中一個主要的濫用。
用電子郵件闡述問題或者表達帶有強硬觀點的不同意見時,人們往往理解得比你實際的意思更為嚴重。唯一的經過實踐檢驗的解除顧慮和解決矛盾的方法就是生動的、人與人麵對麵的交流。當雙方不在同一地點時可以通過電話溝通。科學技術並不能做到這一點。
所以，在你使用電子郵件之前，該弄清楚一件事情，那就是：該不該使用電子郵件。
正確地使用網絡溝通
網絡溝通雖然帶給人們更多的便捷，但在使用網絡進行溝通時，你要注意幾個細節。
不要高聲“喊叫”
如今,我們的人際交往似乎比以往任何時候都頻繁,不是嗎?我們收發比以前任何時候都要多的電子郵件。但這並不代表我們的人際交往技巧也在隨之提高。相反,我們的能力正在因此而退化。
現實生活中,因為利用電子郵件高聲“喊叫”，發泄自己的不滿,而導致事業受損的情況不少。其實,這是一種非常愚蠢的行為。事實證明,沒有哪一封帶有不滿情緒的電子郵件能夠起到好的效果。試想,有誰會對一封充滿怨氣的郵件產生好感呢?發送這樣的郵件,隻會毀壞自己的名聲,毀掉自己的事業。
一個畢業於某名牌高校的員工,聰明能幹,富有創新頭腦。在一家大公司工作了兩年,很受重用。一次,參加了部門的一項重要的投標活動,為某公司設計新產品的推銷方案。
這項工作啟動之後,他就埋頭查資料、想點子,為方案設計的最終完成付出了很多心血。項目負責人也知道,項目組六人,他的貢獻最大。貢獻了不少好點子不說,近一半的具體的工作都是由他做的。
兩個月,方案完成,參與投標,獲得了成功。恰逢一年一度的公司員工大會,總經理在會上對該項目組提出了表揚。可是,不知道什麼原因,除了他以外,總經理提及了每一位參與人員,甚至包括那些協助部門的員工。會後,他回到宿舍,越想越不明白,越想越生氣。
滿腔憤恨的他在盛怒之下,給項目組長發了一封電子郵件,表示自己很委屈。他開門見山,句句有理。然而,不管他的表達多麼有水準,字裏行間還是流露出了他的怒氣。
項目組長很快就發來郵件,安慰他,並向他保證自己早已把他的名字上報。
收到項目組長的回信時,他已經冷靜了下來。“或許是打字員把自己的名字漏掉了呢?”他想。
第二天,他心平氣和地去上班了。未曾料到,還未到午休時間,總經理就通知他到總經理辦公室。原來,項目組長把他的郵件轉發給了總經理。總經理告訴他,昨天會議上,是自己在念名字的時候不小心漏掉了他的名字。總經理還意味深長地對他說:“年輕人,火氣不要這麼大,這樣什麼事情也幹不好。”
事到如今,他隻有後悔的份了。不用說,那封電子郵件毀掉了他的前途。
顯然,發送泄憤郵件的人永遠都不可能給別人留下好印象。不管發件人多麼有理,最後吃虧的還是他們。
如果你感到氣憤,想借電子郵件把它發泄出來,你千萬不能這麼做。先克製一下自己,讓自己冷靜下來,考慮清楚再做。
如何避免自己在生氣中發送一封充滿怨言的電子郵件呢?你可以試試以下的方式:
1主動回避。關閉你的電子郵件係統。人們通常會在發送郵件前編輯一個草稿,不過,有不少人因使用這個功能時不夠小心——不慎點擊了“發送”,或者招郵件抄送給了那些沒有必要了解事情真相的人而招致了不少麻煩。關閉你的電子郵件係統可避免這類錯誤的發生。
2轉移視線。關閉了電子郵件係統後,你最好有意識地通過其他途徑或方式來轉移自己的思想,比如聽聽音樂,翻翻有趣的雜誌等。也許這樣可以轉移你的視線,讓憤怒情緒在不知不覺中消失。
3主動釋放。如果你無論如何也無法平息心中的憤懣。不妨采取主動釋放方式,把心中的憤怒寫下來。你可以打開word操作係統,把你想說的話都寫出來。也許,這樣你就感覺好多了,因為寫信的過程就是一個泄憤的過程。
4自我解脫。一般來說,一旦你寫完想說的話,通常你的怒氣就已經消了一大半。這時候你應該不再管這件事,用假名把你的信存在自己的硬盤內,然後去做別的事情。
5事後反省。這一點很重要。你可以在第二天或者幾天之後,再去看自己先前寫的那封郵件。毫無疑問,你會慶幸自己當初沒有把它發送出去。記住你再次閱讀郵件的感覺,它會時時提醒你,增強自我控製的能力。
避免給人“長篇大論”之感
從本質上來說,電子郵件是個講究速度、講究效率的溝通手段,使用電子郵件最忌諱的就是長篇大論。
一個推銷員,向一名銷售主管推銷一套軟件。他告訴這位主管,那套軟件能夠幫助他同時跟蹤、評估並且報道許多獨立的項目,非常適用。這位銷售主管也認為,對於一個在中等規模公司主管銷售和培訓工作的人來說,那套軟件的確有些用處。因此,他把自己的電子郵件地址告訴了這名推銷員。可以說,這名推銷員的推銷已經成功了—半。
為了解釋整套軟件的服務係統,這名推銷員從他們公司的網頁上複製了相關內容,粘貼在郵件上。而且,他還在每一部分的下麵加上了自己的評論,詳細解釋各個性能將如何讓使用者工作更有成效,事業更成功。
然而,這名推銷員不知道,正是這封長達四頁半的電子郵件讓他最終失敗了。
原來,收到推銷員的電子郵件,這位銷售主管很吃驚,而且很生氣。他覺得這名推銷員太不尊重他的時間。從此,他拒絕與推銷員見麵。
這名推銷員付出了如此多的努力得來的卻是失敗，為什麼？就是因為他的長篇大論。
長篇大論的電子郵件有害無益。在競爭激烈、速度第一的今天,不管收件人是你的客戶,你的上司,還是其他什麼人,他們都不可能放下手中的工作,逐字逐句地讀你的長篇大論。
讓你的上司或者你的客戶浪費他的寶貴時間來讀你長長的電子郵件,你隻會錯過表現自己能力的機會。同時,你還給他留下了糟糕的印象:溝通能力低下、不尊重他人的時間。
那麼，如何避免給人留下長篇大論的感覺呢？
首先,一項一項地簡單羅列主要內容。概括性的單項羅列比整段的文字陳述要好得多,尤其是在內容繁多的時候。
羅列的一項項內容盡量“先主後次”。人們通常能記住自己最初讀到的東西,因此盡量把最為重要的內容放在前麵,然後在按照由重及輕的順序一一展開。
其次,語言簡潔明了。切忌羅羅嗦嗦,能用短句就不要用長句,能用一句話表達清楚就不要用兩句話;切忌咬文嚼字,盡可能用通俗明白的話表達。
最後,有附件時,概括附件內容。有時,你不得不發一個篇幅較長的附件,但別忘了概括附件內容,這一點非常重要。
不做任何解釋就把一個文件作為附件發送出去,這是一種缺乏職業禮節的做法。為了方便閱讀郵件的人,請務必在郵件正文對你的附件內容做出概括。
網絡溝通中的禮儀與規則
任何溝通都有一個限定的前提,都應遵守一定的規則。網絡溝通也是如此,其最基本的規則大約可以概括成兩條:
第一,鼓勵並尊重個性發揮;
第二,網絡是美好的,因而必須予以保護。
頭一條也許無需多加解釋。在正常的社會中,個人為了獲得更大的群體的認同,常常不得不放棄自己的一些想法。
在網上,由於地理距離的消失,任何團體——不管範圍多麼狹小,都是可能組織的。既然人們不必再去追求更大團體的認同,每個人都可以成為小團體的一員,他也就可能進行充分的自由發揮。正是這一點使得網絡成為發現多種多樣的意見和多姿多彩的人物的最佳去處。由此也就引出第二條規則：對任何威脅網絡的東西必須堅決抵製。
這些威脅可能包括:過度地沉溺於遊戲;不恰當的過度使用;令人憎惡的、騷擾性的或其它反社會的舉動;故意損壞或攪擾他人的工作(如人為製造的病毒等)。
互聯網是一個協作的環境,牢記這一點非常重要。如果人們濫用互聯網,協作精神就會處於危險的崩潰邊緣,互聯網就不會再像從前一樣。所以,熟悉網絡禮儀是你在網絡中成長的第一步。
1網絡溝通禮儀
（1）不要高聲喊叫。如果你的話全部都用大寫表示,就意味著你在喊叫。如果別人這樣做了,禮貌地請示他停止。如果他不聽,大度一點,也許他的大小寫轉換鍵需要修理了。如果那是個慣犯,不要讀任何從他那裏發出的郵件。如果喊叫者是你的老板,那就看你自己的了。
（2）正確書寫地址。保證你的信件不要弄錯地址,私人信件尤應如此。
（3）注意語氣。在談話中聽來有趣和合理的東西變成書麵語就可能會顯得咄咄逼人、唐突甚至粗魯。大多數人寫電子郵件時都不像寫普通信件時那麼認真和注意修飾。實際上,在把郵件發到互聯網上之前應該好好地檢查一下。與此相關,你應當認真閱讀別人所寫的內容，他們真正要表達的並不一定是書麵上你所理解的那種意思。
（4）內容要合適。不要讓你的郵件顯得粗俗而又無賴。這不僅不能為他人接受,而且,由於郵件是有案可查的東西,它可能會給你帶來損害。
（5）不要發火。發火就是你在盛怒之下寫了你腦子裏所想的一切。結果,別人會認為你既愚蠢又不成熟。