6不要和連環信沾邊。
利用電子郵遞能做的最令人憎惡的事就是四處傳遞連鎖信。因為所有的郵遞程序都有轉發命令,你隻要敲幾下鍵就把連鎖信寄給他人了。別這樣做。往小裏說它是在浪費資源,往大裏說是不合法。
不要以為學會網絡交流所遵守的正常禮儀是一件容易的事。如同一位網絡專家道格拉斯·卡默教授所說,這實際上很困難。原因有兩條:首先,由於網絡覆蓋了許多文化背景、經濟背景以及教育程度不同的用戶,交流中極有可能產生誤解和對立。
2網絡溝通規則
由於網絡相對來說是一種新的交流媒介,因而有些人誤以為網絡沒有禮儀規則。所以,做一個合格的網上公民,懂得並遵守網絡溝通的準則是十分必要的。
（1）如果是初學者的話,在開始時要多請教別人以獲得必要的幫助。請特別注意,有些公開的郵件發送清單和網絡新聞組中有一個“常見問題”(FAQ, Frequently Asked Questions)文件和對其中提到的問題的解答。還有一些新聞組中有一些過去討論過的論題的摘要和總結。用戶可以通過電子郵件詢問FAQ或過去討論的摘要和總結是否可以聯機獲得。
（2）閱讀電子郵件或新聞稿時不要對作者作任何假定。作者的經驗可能比你多,也可能比你少。作者在某一論題上的能力可能比你好,也可能比你差。簡言之,不要假定作者是一個專家或是一個白癡。
（3）要對名人或熟知的官方機構提供的任何信息持懷疑態度。因為電子信息標題可能被偽造,有些人似乎喜歡從偽造信息標題中取樂。
（4）編輯時應小心。編輯或組織一封電子郵件或準備發出新聞稿時,切記該電子郵件或新聞稿可能將被與你背景不同的人閱讀。要選用能夠準確表達自己觀點的詞句。如果有的話,要為你的觀點提供必要的證據。
5像在任何社交中一樣,要節製。例如,在對一些挑釁性的或令人氣憤的言論作出反應之前要三思。
6不要主觀認為某些話是個人性的侮辱言論。特別是在當別人對你的觀點作出反應的時候。記住:作者不認識你並且可能不尊重你的頭銜或服務。
7使用笑臉符號。以通知讀者你在以一種幽默的方式談論某些事情。
之所以強調這些禮儀,是因為在網上溝通過程中人們隻通過你的言談來判斷你是個什麼樣的人。一些人不太關心他們在網上的表現,因為他們僅僅把它作為一種遊戲。另外一些人則比真實生活還要認真對待。上網正好提供了這樣一個機會,使人們有機會去體驗不同的生活和角色——你所欣賞或向往的,抑或你曾經不屑一顧或厭惡的。
如同任何一種別的溝通方式一樣，網上溝通同樣存在著道德、規範、文明和禮儀。為了得到真正的友情，更好地溝通交流，請你遵守網絡溝通禮儀和網絡溝通規則。
正確使用電子郵件
正確使用電子郵件，還必須注意以下幾點：
1你的溝通是不是有時間性
比如,一個星期後有一個大型的商務活動,你要在這一個星期內與客戶建立關係並在這場商務活動中涉及部分業務交往。如果你使用電子郵件與客戶進行溝通,有可能客戶在商務活動之後才能看到郵件,就會延誤營銷的最佳時機。
2你的客戶是不是非常忙
如果你的客戶電話常常是忙音或留言錄音,你不妨發一個電子郵件給對方。
3你的客戶是否難以接近
如果你通過調查了解到對方是個不苟言笑的人,自己的心理承受能力又較弱,可以選擇這種方式。
4你的語言表達能力是否較弱
如果你不善語言表達,第一次與客戶溝通也可以使用電子郵件,而且今後如果事情不是太急,也可以采用這種方式。
5對方是不是習慣使用電子郵件
有的人雖然在名片上注明了他的電子郵件,但本人可能並不喜歡使用電子郵件。
隻有認真考慮上述幾點後，你使用電子郵件才可能做到有效地溝通。
語音郵件和傳真
語音郵件和傳真也是兩種常用的溝通工具，它們有著各自的優點，在實際工作中，應該區別不同的具體事件，然後再選擇是否使用語音郵件和傳真。
使用語音郵件
當你打開你的語音信箱時,你是否經常聽到類似的話:
我是湯姆,我現在在機場,由於我的手機電池快沒電了,所以我留下了這些話,我想和你說的是……,噢,我險些忘了,是關於下周的會議。按議程我們將完成三件事。第一件,係統會談。我們希望團隊領導人能夠給我們帶來一種全新的感覺。近期你和她談過話嗎?還有……還有什麼來著？噢，對了，我們還要確認一下那個項目的預算。如果關於這個問題你想和我談一下，今天晚上給我的賓館打電話。號碼是……等一下……我馬上就會找到的，××××××××（電話號碼說得飛快，以至於你聽一遍都記不下來）。
像電子郵件一樣，語音郵件也是為了方便人們的工作和生活而開發的。但是隻有在你正確有效地使用它時，它才會給你帶來方便。
為了使你更有效地與他人進行溝通，請遵照以下六個步驟：
1在你打電話之前,先在頭腦裏構思好要說什麼。要使人們輕鬆地聽到你的話,你必須事先好好組織一下你的語言。
2開頭要說明講話人是誰。你的姓氏和名字都要說出來。即使聽者是一個你曾留下口信多次的人,你也不要以為他們就一定會認出你的聲音。他們在一周之內可能要接觸幾百人,或許你的聲音就與其中的某個人比較相似。
3用一個簡短的句子說明你留言的原因。將每一次留言限定為一個主題,以防聽者還要將口信轉達給其他的人。
4具體說明你的要求。如果你想要對方回電話,至少要申明兩次在什麼時候找你比較方便。如果你想獲得一些信息,具體闡述你需要什麼,什麼時候用,怎樣發送給你,以及發送到哪裏。
當你留下你的電話號碼、電子信箱地址、傳真電碼以及信箱地址時,表達要清楚,語速要緩慢。這是因為通常情況下人們都是在一邊聽,一邊記。為了聽清楚留言者說什麼而不得不兩遍甚至多遍的重聽不僅浪費時間,而且會使人產生厭煩情緒。
此外，如果你給某人留言,你要注明是否需要對方回複。可以說“請在收到信息時給予確認。”或者是“如果不需要我就一些問題給予說明,沒有必要給我回複。”
5要盡量避免與你所陳述的主題不相關的閑聊。就像電子郵件中所要求的那樣,要使你的信息簡明扼要。
6談吐自然。仿佛你在和他進行麵對麵的交談。當你拿起電話時,盡量保持站姿並麵帶微笑,你的聲音中要盡量飽含熱情。
7要定期檢查你的語音信箱。每天至少查看兩次:上午一次,下午一次。一有留言立即回複。不回電話的人往往會留下不尊敬別人的壞名聲。不即時回複還會使你不得不接更多的電話。如果一個人給你留了言，但卻沒有收到你的答複，他就會現呼你一次。如果你還不答複，那他還會再……。
發送傳真
隨著電子郵件使用量的增加,傳真的使用量不斷下降。但是傳真仍不失為一種普遍的溝通方式。由於係統的不兼容性而不便或不能使用電子郵件發送的規則列表和多頁文件,常常使用傳真來發送。同時也有一部分人對傳真情有獨鍾。
當你發送傳真時,可以參照下麵的意見。
1檢查一下文件的打印質量和字跡清晰度。用傳真發送對比度強烈的圖形要比發送彩圖或有陰影的圖形效果更好,發送白色背影下的黑色字體最為清晰。
2如果你想使自己的傳真文件得到迅速的關注,最好事先給接收者打一個電話,禮貌地提示對方留意一下即將發送的傳真。
3節約紙張。如果你所發送的信息恰好一頁,可以將"To/ From”信息用方框框起來置於頁麵頂端。你要發送的信息位於它的下方。這樣就沒有必要再單獨使用一張印有“傳真”字樣的封麵。
尾聲：一個著名的定律
著名學者帕金森研究出與他人溝通最有效的10個方法,人們稱之為“帕金森定律”。其主要內容為：
1與人溝通永遠不嫌遲。不要因為害怕對方可能的反應,以致遲遲不敢溝通,要知道,因為未能溝通而造成的真空,將很快充滿謠言、誤解、廢話,甚至仇恨。
2在溝通過程中,知識並不一定永遠是智慧:仁慈不一定永遠是正確;同情不一定永遠是了解。
3負起溝通成功的全部責任。作為聆聽者,你要負起全部責任,聽聽其他人說些什麼;作為說話者,你更要負起全部責任,以確定他們能夠了解你在說些什麼。絕對不能用一半的心意來對待與你有關的人,一定要有百分之百的誠心。
4用別人的觀點來分析你自己。把你想像成你的父母、你的配偶、你的孩子和你的屬下。想像你走進一間辦公室時,陌生人會對你產生什麼印象?為什麼?
5聽取真理,說出真理。不要讓那些閑言閑語使你成為受害者之一。當你看到或聽到你喜歡聽的,要多聽事實。記住,你向外溝通的都是你的意見,也都是你根據有限資料來源所得到的印象。你要不停地從可靠的來源那兒擴大你的資料庫。
6對你聽到的每件事,要以開放的心態加以驗證。不要存有偏見,要有充分的分析能力,對真相進行研究與檢驗。
7對每個問題,都要考慮到它的積極麵與消極麵,追求積極的一麵。
8檢討一下自己,看看是否能夠輕易和正確地改變你扮演的“角色”:從嚴肅的生意人,變成彬彬有禮的朋友、父母,變成知己、情人或老師。
9暫時退出你的生活圈子,考慮一下,究竟是哪種人吸引你?你又要吸引什麼樣的人?他們是不是屬同一類型?你是否吸引勝利者?你所吸引的人是否比你更為成功?為什麼?
10發展你神奇的“輕撫”。今天、今晚就對你心愛的人伸手輕撫;在明天、在今後的每一天,都要這樣做。
本書結尾特意將這個定律推薦給讀者,希望讀者們在讀過本書後,不再因為溝通的障礙而失去對美好的人生的體驗與享受。
在贏家通吃的“馬太效應”下如何保持更有效的溝通
有效溝通讓你在贏家通吃的“馬太效應”下獨占鼇頭
在《聖經》的《新約·馬太福音》中記載：一個國王遠行前，交給三個仆人每人一錠銀子，並吩咐他們：“你們去做生意，等我回來時，再來見我。”國王回來時，第一個仆人說：“主人，你交給我的一錠銀子，我已賺了10錠。”於是國王獎勵了他10座城邑。第二個仆人報告說：“主人，你給我的一錠銀子，我已賺了5錠。”於是國王便獎勵了他5座城邑。第三個仆人報告說：“主人，你給我的一錠銀子，我一直包在手巾裏存著，我怕丟失，一直沒有拿出來。”於是國王命令將第三個仆人的那錠銀子賞給第一個仆人，並且說：“凡是有的，還要給他，使他富足；但凡沒有的，連他所有的，也要奪去。”後來美國科學史研究者羅伯特·默特把這種現象稱為“馬太效應”。
馬太效應告訴我們一個簡單的道理：“貧者越貧，富者越富”，“強者越強，弱者越弱”。這正是一個贏者通吃的天下。
在這個天下，人脈的作用越來越突出。你必須擁有自己的人脈關係網，靠相互之間的幫助、提攜才能擠進這片天下，否則將很難取得事業的成功。而貴人的結識，人脈關係的打造本身就是一種馬太效應，朋友多的人會借助頻繁的交往得到更多的朋友，長此以往貴人在你的生活中將無所不在。當然結識貴人，打造人脈關係網必須依靠一個決定性的條件——有效的溝通。如果沒有有效的溝通，你的人脈關係網的建立將無從談起。
所以說，有效溝通能夠為你搭建人脈之網，進而在贏家通吃的馬太效應下獨占鼇頭。