3延誤拜訪時間應事先與對方聯絡
在和對方約定好時間的情況下，為了表示對自己的責任心和對對方的尊重，一定要按時到達，這代表一個公司的形象。但如果是因為交通或者是其他方麵的原因可能遲到，則一定要提前向對方及時解釋，求得諒解，不能讓對方等待過久，此外也應詢問對方是否還有充分的洽談時間，不要給顧客帶來不便。
4外出時，告知去處及電話
在外出時一定要告知上司或者下屬你的去向和聯係方式，方便他們及時和你進行聯係。如果沒有人知道你的聯係方式，可能外出期間的一些突發事件無法得到解決，這會給公司的工作帶來極大的影響。無論是公司的負責人還是員工都有必要遵守這一規則，不能因為自己位高權重而忽略這一點，最起碼要讓秘書知道自己的行蹤或者自己定時和公司取得聯係。
5與外出上司聯絡，力求簡潔
上司到客戶的公司洽談業務，你因臨時有急事，必須與上司取得聯係，此時在撥通上司的手機以後，應該盡量以上司能夠簡單回答的方式提問。若讓接電話的上司說得太多，四周的人會覺察談話內容，萬一所談的內容與此客戶有關，很可能引起客戶的不悅。最好讓上司回答：“是”與“不是”就能解決問題。不要問一些讓上司難以回答的問題，造成上司的困擾。
應對特殊電話的技巧
電話交流通常比當麵交談更困難。如果碰上一些特殊的電話，那就更需要一些技巧了。比如說：“聽不清對說話，麵對打錯的電話，這種時候，你該怎麼辦呢？
聽不清對方說話
接打電話時聽不清對方說話是經常會發生的事情。當對方講話聽不清楚時，進行反問並不失禮，但必須方法得當。如果驚奇地反問：“咦?”或懷疑地回答：“哦?”對方定會覺得無端地招人懷疑、不被信任，從而非常憤怒，連帶對你印象不佳。但如果客客氣氣地反問：“對不起，剛才沒有聽清楚，請再說一遍好嗎?”對方定會耐心地重複一遍，絲毫不會責怪。
打錯的電話
“喂!請問您找誰?”啪!嘟嘟嘟嘟……當你接到這種電話時，是否會火冒三丈、怒發衝冠，還是守在電話旁等它再一次響起?如果是你打錯了電話時你怎麼辦?在家中常接到打錯的電話，通常都會罵幾句，而自己打錯了電話時，反應往往也是如此。在家居生活中關係可能沒這麼緊張，但是在公司的商務電話中就不得不戰戰兢兢了。
“喂!請問是XX公司嗎?”
“不是，是XXX公司。”
“完了!打錯了!怎麼辦，唉呀，趕快掛掉。”
這是最差勁的方法，掛了之後，不僅對方莫名其妙，而你再一次撥號碼時，也有可能重蹈覆轍打到同一地方去，這是見怪不怪的事。
你一定會甩甩頭：“奇怪，怎麼會這樣，我背的電話號碼應該沒錯呀!”然而打錯電話的情況各式各樣，常見的情形如下：
有時一時手癢想趕時髦，便用原子筆頭快速撥號(因為有些人覺得如此會有快感)，如此極易將號碼撥錯或按錯鍵鈕。有時卻是因為對方電話號碼更改或區域號碼變了，而撥不到正確號碼，這時你又毫無禮貌地“噢!”的一聲掛斷了。這一掛，不僅對對方失禮，而且對打錯的原因不檢討，隻會一錯再錯。
在打電話時要先確認一次號碼，心平氣和地定下心來打電話，如果還是打錯時，你不妨參照下麵的做法。
“喂!您好!這裏是A公司。”
“請問不是B公司嗎?”
“不是，是A公司。”
“啊!非常抱歉，那可否請問電話號碼是否是X X X X X X X?”
“是的，號碼是對的，但是我們確實是A公司。”
“那非常抱歉，耽誤您的時間。”
“不會，拜拜!”
“對不起，拜拜!”而且應先請對方掛電話，然後才可以掛電話。
一定要做如此的確認，才可以清楚了解到底是按錯號碼打錯電話，還是記錯了號碼，如此就可以節省時間，弄清問題症結所在，然後正確打電話給對方。
遇到自己不知道的事
有時候，對方在電話中一個勁兒地談自己不知道的事，而且像竹筒倒豆子一樣，沒完沒了。員工碰到這種情況，常常會感到很恐慌，雖然一心企盼著有人能盡快來接電話，將自己救出困境，但往往迷失在對方喋喋不休的陳述中，好長時間都不知對方到底找誰，待電話講到最後才醒悟過來：“關於XX事呀!很抱歉，我不清楚，負責人才知道，請稍等，我讓他來接電話。”碰到這種情況，應盡快理清頭緒，了解對方的真實意圖，避免被動。
接到顧客的投訴電話
在公司中，偶爾會接到顧客的投訴電話，任誰都不願意接到投訴電話，相信會使人非常不舒服。但是，接到了投訴電話該怎麼辦?不耐煩地反駁他，還是當個出氣筒聽對方抱怨完後，悶悶不樂地“咚”一聲掛上電話?對新進職員來說，這種電話常會使其驚慌失措，不知如何應付。而一些老職員則因接多了一些抱怨電話，有時根本不搭腔，甚至於把聽筒擱置在桌上，不定時的對著聽筒“是!是!是!”最後再加上一句：“謝謝!我們會考慮的，再見!”
有一些職員，在接到投訴電話時的處理方法是視其當時的情緒而言了，如當他心情好時，會跟顧客一起討論“公司製度”、“商品好壞”、“服務品質”；有時心情不好時，理都不理顧客，能回避盡量回避。在這種情況下，當接到投訴電話時，雖然和自己沒有直接關係，也需誠心誠意地向對方道歉，因為是自己公司的錯誤，也應誠懇地聽完對方抱怨，妥善處理申訴電話，以增加消費者對公司的信任度。
一般人都希望這種電話可以早早解決，所以當對方正滔滔不絕抱怨時，經常會不耐煩地插話試圖解釋，而中途隻管打斷對方的談話，會造成失禮的情況。一個真正機靈的電話接聽人員，應對方法是先安安靜靜聽完對方的怨言，再提出解釋說明或澄清誤會。
當你接到投訴電話時，可以參考以下的方式：
1首先堅持誠實第一，顧客第一的原則。
2先道歉表誠意表立場。
3清楚、認真聽取內容不打岔。
4正確了解對方意思內容，不清楚時不做臆測的回答，不傷及對方顏麵，注重禮貌。
5有時也有可能是對方的誤解、搞錯，在這種情況下不要反駁，和緩地和對方進行溝通，“噢!原來是這樣的，您說的沒錯，可是，我們公司規定……所以……”“正如您所說，我會報告上司，進行采納……”
有時投訴電話是在公共電話處打的，或因為電話線路原因聽不清楚，千萬不可單憑一兩句話就臆測對方的話，往往容易引起誤會，這時盡量不使對方難堪尷尬，不能“啊!您說什麼?大聲一點?”會使對方更緊張或發怒以至於有理也說不清了。在這種情況下要謀求適當的表達方式，如：“對不起，先生(小姐)我聽不太清楚，麻煩大聲一點……”或故意表示：“這聽筒好像有問題，我聽不清楚，麻煩大聲一點。”這種請求方式更婉轉，值得一試。
接到領導親友的電話
領導對部下的評價常常會受到其親友印象的影響，這是一個不可忽視的事實。打到公司來的電話，並不局限於工作關係。領導及先輩的親朋好友，常打來與工作無直接關係的電話。他們對接電話的你的印象，會在很大的程度上左右領導對你的評價。
例如：當接到領導夫人找領導的電話時，由於你忙著做其他的事情，時間十分緊迫，根本顧不上寒暄問候，而是直接將電話轉給領導就完了。當晚，領導夫人就會對領導說： “今天接電話的人，不懂禮貌，真差勁。”簡單一句話，便會使領導對你的印象一落千丈。可見，領導及先輩的親朋好友對下屬職員的一言一行非常敏感，期望值很高，請切記時刻嚴格要求自己。
注重細節
與人電話交流需要注意很多細節。注重細節，不僅可以幫助你與對方消除差異，讓你從電話中獲得最多信息，提供有效的提示與思路，也能讓你更好地表達自己，讓他人更好地理解你的做法。
先列出一份電話清單
“缺乏準備”是許多人在溝通中的通病。不要以為你的溝通對象是傻子或者瞎子，會對你的“無準備”毫無察覺或者毫不介意。無論采用什麼樣的方式與人溝通，如果你“缺乏準備”，對方一定能夠感覺到，打電話也是如此。一位領導者說，在他擔任公司要職期間，每當有人未經考慮就貿然給他打電話的時候，他輕而易舉地就可以判斷出來。通常，這些人都是對自己談得過多，而對別人知之甚少，提出的問題也沒有針對性。
有鑒於此，為了讓自己在電話中有效溝通，準備工作很重要。在打電話之前，務必提前羅列一個電話清單，想好談話要點。
鑒於以下理由，你需要一份電話清單：
1審查到底有沒有必要打電話?
2確定到底什麼時候打?
3明晰到底要打給誰？
4理清打電話的要點是什麼?
5確定預打電話的輕重緩急程度是什麼?
想要完成一份完整、可行的電話清單，可參照下麵的步驟去做：
1考慮撥打這個電話的必要性。
首先，想想打這個電話是否目的明確；
其次，想想打這個電話預期的效果是否符合我們的利益；
最後，想想打這個電話對方是否可以理解、接受。
2確定撥打時間。
這是為了確定打電話的時間，在確定打電話時間時，要照顧到以下幾個方麵：
（1）對方接電話是否方便?
（2）要討論的事情是否時機成熟?
（3）我有沒有空?
3確定撥打對象。
這一步是為了確定打電話的對象。有時這個問題很簡單很明確，有時卻會很複雜、很艱難。如果打電話對象難以確定，你可思考一下幾個問題：
（1）你將要討論的事情，與誰關係最為密切?
（2）誰最有權限處理你將要討論的問題?
（3）誰最有能力解決你的問題?
（4）如果你要找的人碰巧不在，誰還可以接電話?
4羅列內容要點
打電話之前，在電話清單上列出電話要點很有必要，這樣有助於更好地把握電話的過程。
給別人打電話時，如果想到什麼就講什麼，往往會丟三落四，忘卻了主要事項還毫無覺察，等對方掛斷了電話才恍然大悟。因此，應事先把要點逐條逐項地整理記錄下來，然後再撥電話，邊講邊看記錄，隨時檢查是否有遺漏。
5分析輕重緩急。
要點也許不止一個，因此需要確定先說什麼，後說什麼。順序不言而喻，就是重要並且緊急的先說，不重要不緊急的後說。對於那些重要的、緊急的，說的時候尤其要注意措辭，讓別人明白你所交待的事情的緊急性與重要性。
鈴響兩遍再按
有的人一聽到電話鈴響，就抓起聽筒接聽電話。其實，話響兩聲,對打電話的人來說,是完全可以接受的等待時間,也是你能調整到最佳狀態的時間。為什麼?很多時候,麵對不同的事情,都需要一個小小的停頓和轉折,在你不知道來電話人是誰、來電話內容是什麼之前,你可以利用這短短的兩聲鈴響時間,平息你的情緒,平靜地麵對任何人。
電話鈴聲響太長也不行。若讓對方久等會讓對方不愉快,以致對你或公司產生不良印象。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒,應該先向對方道歉。
讓對方“聽”出好形象
有這樣一個故事。夏目誌郎是日本著名的人際溝通訓練師。有一天晚上11點多了,他正準備休息,突然想起有一個電話沒有打給客戶。他馬上起身,準備打電話給那位客戶。