企業無邊界溝通模式的設計,首要的工作是要進行與企業管理目標相匹配、相適應的管理溝通渠道。管理溝通渠道的設計又必須與企業的組織結構與管理結構相融合,三者合而為一體,才能構成一個完整而精練、全麵而高效能的管理溝通體係。
企業管理溝通渠道結構的設置,決定了整個企業進行管理溝通的基本地圖或路徑,它是企業成員對內對外能夠進行溝通的“基礎設施”和必要的前提。溝通渠道體係的完整合理,在很大程度上決定了管理溝通的完整性、適當性、可實施的程度與可實現的溝通效率。比較複雜的大規模的企業雖然采用的企業組織結構與管理結構各不相同,但其戰略性管理溝通渠道的設計原理與簡單企業是一樣的,都是有形的架構模式和無邊界溝通方式。它們的溝通模式也都必須包含並融合組織結構、管理架構於其內,並且根據每個企業自己具體的特點及其管理的需要,補充不同的管理溝通渠道設置,形成具有不同特點的個性化的企業管理溝通渠道模式。
管理溝通渠道設計,一方麵要與企業的組織結構與管理架構相重疊,另一方麵要看到企業基本的組織結構與管理架構仍然無法全麵覆蓋企業管理所應該覆蓋的管理溝通範圍。要形成完整的企業管理溝通渠道結構,必須在它們之中之外,適當加入某些新的溝通渠道才行。
但是,在實際企業管理中,企業時常會碰到下列一些情形:某些管理與管理溝通活動雖然有益於企業管理,但做起來卻相當繁瑣,需要投入大量的人力、物力、財力。現在企業要進行管理溝通,有幾種方式、模式可以選擇,有的模式成本很高,效果也很好,有的模式成本較高,效果也較好,有的模式成本低,但效果一般等等。這些問題迫使企業必須思考和重視管理溝通效益的問題。企業在進行具體管理和管理溝通時,考查溝通效益是完全可能和必要的。在具體的溝通設置與大的企業總體溝通模式設計上,企業都應該根據自身的發展戰略和資源組合能力,對不同效益的溝通方式、模式進行選擇和組合,要確保整個企業的管理與管理溝通效果最好、效益最大化。
傑克·韋爾奇在CE公司管理溝通領域提出的“無邊界理念”正得到了廣泛的應用。實踐證明:通過建立良好溝通體係和組織結構模式,使企業上下一致,真誠互動,必然實現企業的無邊界溝通。
選擇正式還是非正式
為了達到管理溝通的最佳效果,根據不同的溝通時機、對象與內容,可以分為正式溝通模式與非正式溝通模式。在具體的企業管理中,正式溝通和非正式溝通都是需要並各自發揮著自己作用的兩大類溝通。現實生活中,既沒有純粹的正式管理溝通,也沒有純粹的非正式管理溝通,而是正式與非正式管理溝通相互配合,各有各突出和必要的作用。其中,凡正式管理溝通可以采取的溝通模式,非正式溝通同樣也可以采用。區別隻在於兩者對具體模式采用的頻率和想達到的目的有所不同。
正式溝通是指在組織係統內,依據一定的組織原則所進行的信息傳遞與交流,它是信息沿組織結構所建立的通道的流動。
正式溝通的優點是:溝通效果好,比較嚴肅,約束力強,易於保密,可以使信息溝通保持權威性。重要的信息和文件的傳達、組織的決策等,一般都采取這種方式。其缺點是:由於依靠組織係統層層的傳遞,所以比較刻板,溝通速度也比較慢。
非正式溝通是指正式溝通途徑以外的信息溝通方式,它不受組織監督,自由選擇溝通渠道。例如團體成員私下交換看法,朋友聚會,傳播謠言和小道消息等都屬於非正式溝通。非正式溝通是正式溝通的有機補充。它能提供大量的通過正式溝通渠道難以獲得的信息,真實地反映員工的思想、態度和動機。
非正式溝通的優點是:溝通不拘形式,直接明了,速度很快,容易及時了解到正式溝通難以提供的“內幕新聞”。非正式溝通能夠發揮作用的基礎是團體中良好的人際關係。其缺點表現在:非正式溝通難以控製,傳遞的信息不確切,易於失真、曲解,而且,它可能導致小集團、小圈子,影響人心穩定和團體的凝聚力。
在現代企業管理與管理溝通實踐中,無論是采取正式管理溝通模式還是非正式管理溝通模式,盡量實現和提高企業管理溝通的效率、準確性和透明度,必定有利於創建和諧統一、互相理解、光明磊落的執行文化和企業文化。
“Work-Out”模式
“群策群力” (Work-Out)是美國通用電氣公司經營曆史上的一個重要運動,也是GE公司的最佳實踐之一,後來,雀巢公司、通用汽車、國際紙業等著名機構相繼采用,成效卓著。
“Work-Out”起始於六西格瑪運動之前、20世紀80年代末,是現今GE管理文化的重要創造成果之一。 “Work-Out”的出發點是抵製官僚主義和簡化運作程序,它將公司經營的決策過程從以前僅僅由管理者參與轉變到由公司全體員工參與,是建設扁平化公司治理結構的重要輔助工具。具體來說, “Work-Out”是從根本上打破了公司垂直的界限、最大程度地利用全體員工的諫言獻策,通過員工的智慧來改善公司的管理,提高經營效益。 “Work-Out”的應用相當廣泛,比如用於流程的改進,問題的解決,戰略的製定,新產品的推出等等。應用“Work-Out”的方式並不複雜,但是一定要遵循嚴格的程序、規定和方法。 “Work-Out”運用到管理溝通上,也是極大地提高了一個企業的執行管理水平。
清華同方公司就成功地應用了“Work-Out”來舉行溝通會議。2002年7月12日,清華同方應用信息係統本部和GE工業係統商業合作研討會在北京友誼賓館舉行。清華同方應用信息係統本部常務副總經理王立山先生和GE工業係統亞太地區首席執行官jim Fisher先生、總經理DV先生,率領各自的優秀團隊參與了本次研討會。雙方在會上達成共識,計劃在研發、市場、OEM等環節和數字家園、數字電力、 自動化控製、奧運項目等領域展開進一步合作。會議按照GE公司“Work-out”形式進行,分為兩個議程進行。上午的會議內容主要為雙方公司情況、業務領域和運營情況的介紹。下午會議內容是集中精力討論和解決一係列的問題。參照雙方業務領域的相似度,經過“頭腦風暴”,界定出三個最重要的議題:E-Power、E-Home、奧運項目,進一步細化的分析、彙總和評估,篩選出可行性較強的合作項目及實施方案,最終製定出“Work-out”行動計劃,未來在相關領域進行深化的探討和合作。
那麼,“Work-out”工作方式是怎樣溝通的呢?
1“Work-out”倡導溝通方式多樣化
“Work-out”倡導溝通方式多樣化,並以解決實際問題為目的,比如,溝通效率過低,就應考慮設立專門溝通的部門;溝通欠缺建設性,就應該反省企業內部教育是否滯後不前。
2“Work-out”提倡平等、等距離溝通
高質量的溝通應建立在平等的根基之上,如果溝通者之間無法做到等距離,尤其是主管層對下屬員工不能保持一視同仁的態度,期間所進行的溝通一定會產生相當多的副作用。同時,保持同等的工作距離,不要和你的直接上司、下屬產生私人感情,將是溝通平等化、公開化的重要所在。
3“Work-out”打破單向溝通邊界
“Work-out”通過打破單向溝通邊界,變單向溝通為雙向和多向溝通。其中,雙向溝通的方式有許多種,其中的關鍵是領導要尊重下屬員工的意見表達,切忌公開批評,即使員工所提建議不能被采納,也要肯定其主動性。如果建議可行,則要公開表揚,以示鼓勵。
4“Work-out”真正使員工與企業相連
員工渴望和公司緊密相連,他們希望和公司的關係不僅是簡單的雇傭關係。隻有當員工真正把自己當成企業中的一分子,他才會把自己的全部時間、精力和心思都投入到相關的工作中。如果公司能真正關心和理解他們的真實想法,“Work-out”能使他們與公司結為一體,樹立主人翁責任感,把公司當成自己的家,那麼這種溝通會有一種家的溫馨,必將會對他們工作有極大地促進。
“Work-out”工作方式為溝通提供了多種途徑,能使溝通中的各方各顯神通,從而提高管理執行的效率。