第19章機構內外的組織溝通3
一個有效團隊的特點
團隊是一個由不同背景、技巧和能力的人組成的高度溝通的群體，他們具有共同的使命感和明確的目標。
一個有效團隊的特點是：
1工作氣氛—非正式的、舒適和輕鬆的；
2工作目標—是各成員明白、接受並具約束力的；
3各成員有充分的機會參與工作的討論，而每人的意見也得到聆聽和尊重-其中包括了事實和個人感受；
4大部份的決策是取得各成員的共識後而產生的，而各人對此決定也普遍地接受；
5不同意見的出現是正常的，各人也樂於接受此現象，並且盡力解決彼此的矛盾，而非壓製它的出現；
6批評是常見的、坦白而具建設性的，個人攻擊的情況極少發生；
7領導的角色會根據不同環境、不同成員的結合而轉變；
8具自覺性和自我控製能力，能不時檢討工作以趨完善。
為了建立這樣一個有效的團隊，必須做到以下幾點：
1擬訂清楚、明確的共同目標；
2找出每位團隊成員所具備的知識和技能；
3鼓勵每位團隊成員參與決策過程；
4聆聽各有關意見，視反對的聲音為正常；
5當有更佳的主意出現時，能夠轉變既定的決定；
6確保每人提出的意見都經眾人的考慮和判斷；
7尋找最佳的方案，而非隻依大多數的意見；
8對成員間的矛盾和牢騷能迅速處理；
9營造互相支持的工作氣氛，讓大家即使在不同意見出現時，也能為共同訂下的目標努力；
10經常回顧團隊的工作表現，使之不斷有所改善；
隻有這樣，團隊成員間才會關係密切、和睦相處，為了一個目標共同奮鬥。
打破溝通“冰點”
團隊溝通的過程中會產生“噪聲”，其實就是指所有對理解造成幹擾和影響的障礙因素，它就是溝通障礙的“冰點”，可能在溝通過程的任何環節造成信息失真，影響信息溝通的有效性。溝通噪音存在於團隊溝通過程的各個環節，給溝通造成了許多失誤。跟一般溝通噪音類似，信息溝通噪音從內容上分主要有內部噪音和外部噪音，從過程上分主要包括發送噪音、傳輸噪音、接受噪音、係統噪音、環境噪音、背景噪音等。這些噪音會造成溝通的障礙，規避這些噪音是成功溝通的必要環節。
香農——韋弗的信息溝通模型告訴我們，信息從信源到達信宿，中間途徑三個環節：信息發送端、傳播介質端和信息接收端。這三個節點即是影響信息“準確性”傳播的關鍵所在。也就是說，要解決信息傳播的“準確”和“有效性”，關鍵在於監控好這三端的信息傳播噪音。
1信息發送端“噪聲”
在信息編碼的過程中，發送者信息的“準確性”將首先接受考驗。這種考驗主要來自兩個方麵，一是作為信源體，也就是發送信息的人，他在將自己的要求和理念的表達過程中出現了偏差，源信息的表現形式與他的真義相去甚遠；二是出於主客觀等各種因素的影響，他是有意不想讓信息在組織間傳播，即使被迫發送，也是一種歪曲後的事實。在信息輸出過程中，如果信息發送者有意操縱信息，修改信息，甚至篡改信息，這可稱為“信息過濾”。
由於“編碼”端口的信息的噪音多是由一個組織群體的主觀意念所造成的，因而在具體的監控和解決過程中，應訴諸於倡導組織內的文化溝通來進行疏導。溝通的有效性與企業文化直接相連，沒有管理者認為持續改革內部溝通不重要，關鍵還是在於實際執行。在一個團隊員中，管理者不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行動者。如果管理人員從不在電梯或走廊與同事們輕鬆交談，當他在員工大會上發表演講後能聽到員工們的熱烈反響嗎?
2傳播介質端噪音
信息溝通必須要借助一定的媒介，由於不同的介質在傳遞不同的信息上表現的效果會有很大的差別，因而借助媒體的信息傳播，不可避免的在傳播過程中就會出現信號的扭曲和弱化，這些噪音都會直接或間接地影響到後續的譯碼環節的信息質量。
有效規避“媒體噪音”的方式很多，如可根據各種媒體的受眾定位、信息有效覆蓋範圍、媒體在受眾中的資信度等指標進行針對性的改進。在溝通過程中，“媒體噪音”的幹擾的排除一般是組織調整來進行規避的。組織機構的調整與重組，首要的就是輔助公司更重要的戰略實施和核心競爭能力來實現。
3信息接收端噪音
溝通信息再經由媒介的輸送後，通過接受者的解碼就可轉換為信息傳達給信宿了。但這個譯碼的端口仍然存在噪音，這主要是接收者對信息的選擇性反應。
選擇性是指在溝通過程中，信息接受者會根據自己的需要、動機、經驗、背景及其他個人特點有選擇地去接收信息。這樣隻要信息接收者堅持自己個人獨立的立場，那麼他們會根據自己的偏好和利益來選擇自己所需要的信息。
信息噪音是構成溝通的主要障礙，在建立良好的團隊溝通的過程中，我們可以嚐試各種有益的方式方法來規避這些噪音。在知識經濟的今天，信息共享的理念已經深入人心，隻有把握好溝通過程，正確地規避其中可能出現的信息噪音。才能更好地利用溝通使組織有效完成執行的目標。
團隊溝通的缺陷
事實上，目前在許多大型企業中，部門間的溝通並沒有打破相互間的障礙，如很多企業中仍存在部門間各自為政、相互推諉、信息封鎖等現象，這些現象不僅製約了部門成員能力的發展，同時也製約了企業整體能力的增強。
從企業的發展實踐看，由於規模較小，業務的分工程度較低，企業內部事務基本上都由業主統一決策或親自實施，因此，隨著企業的發展，業務流程開始發生分割，由於技術或經濟等問題上的統一性促使溝通的重要性逐漸顯現，溝通有效性問題也就逐漸成為大多數企業所麵臨的現實性問題，從理論上的分析以及對企業實踐活動的考察來看，一般企業存在溝通缺陷原因主要有以下幾方麵：
1錯誤地將個人溝通需求等同於部門溝通需求。肯尼恩·阿羅在其研究中認為，簡單地以個人偏好次序達到社會偏好次序是不可能的。根據這一研究，企業在實際運行中，某些個人認為有溝通必要的事務對於部門整體利益來講是不需要的或有害的，而從部門角度出發的溝通事務往往也並非如溝通執行人所願。因此，這種客觀事實必然會產生部門間溝通的潛在障礙，那麼，對於實踐中存在職員抱怨部門領導缺乏整體觀念導致個人意願難以實現，以及在部門間溝通時出現溝通執行人消極怠工的現象，也就不難理解了。
2企業規模的擴大致使溝通效率低下。由於現代企業是按照“法約爾的組織原則”設計的，等級原則始終貫徹其中。隨著企業規模的逐漸擴大，部門開始逐漸遠離高層，因此，這些部門對於企業的整體概念將變得逐漸淡化，自我中心的觀念逐漸增強，層次超低越是如此。同時，溝通的通道逐漸加長，在高層直接約束力減弱的情況下，部門間溝通的效率改進也就甚為困難，特別在今天大部分企業采取獨立事業部的情況下，溝通的難度因利益關係也顯著提高。比如，寶潔公司曾經實行多品牌競爭戰略，則同一性質產品的多個晶牌部為爭奪公司資源和客戶而產生的對立行為直接導致該公司溝通效率的顯著下降。同時，由於等級觀念的存在，在缺乏上級部門的支持下，部門間按照所謂的“法約爾跳板”式溝通在某種程度上是得不償失的，這在某種程度上也製約了溝通效率的提高。另外，由於溝通是影響管理跨度的一個原因，管理跨度的縮小導致了層次的增加，反過來，層次的增加又導致了更多的溝通問題。
3職權分裂導致溝通成本提高。在企業發展實踐中，由於種種理性或非理性的原因，在分權過程中易於造成職權分裂。人為地、有意無意地阻礙了溝通行為的產生，即使在提請上級部門進行協調得以解決時，部門間溝通成本也是相當高昂的。
4信息與權利的混淆，誰掌握了信息，誰就有溝通的主動權。在信息不對稱以及人們獲取信息能力有差異的現實環境中，信息作為一種稀缺資源來講是不難理解的，即信息意味著某種權利，或者權利意味著掌握獲取信息成本的降低，因此，在傳統官僚企業中，權利與信息的同一性也就因此可以得到一定程度的解釋。由於這種同一性，在某種程度上又與組織的設計不同步，由此而致的混亂所引起的溝通欠缺問題比比皆是。因這種情況造成部門間的衝突在目前其他企業部門中也是普遍現象。