第19章機構內外的組織溝通1?(2 / 3)

(4)全渠道型。表示每個人與其他四個人都自由地相互溝通,並無明顯的中心人物。這是一個開放的網絡係統,每個成員之間都有一定的聯係,彼此了解,集中度和主管人員的預測程度均較低。由於溝通渠道較多,所以成員滿意度高,合作氣氛濃厚。

(5)Y型溝通。表示在四個層次的逐級溝通中,兩位領導通過一個人或一個部門進行溝通,這個人成為溝通的中心。這種形式集中化程度高,解決問題的速度快。但組織中成員的平均滿意程度較低,易於造成信息曲解或失真。

(6)倒Y型溝通。表示在四個層次的溝通中,一位領導者通過一個人或一個部門進行溝通,和Y型大同小異,作為“瓶頸”的這個人或這個部門一定要十分善於溝通。

2非正式溝通的形式

(1)單串型。信息在非正式通道中依次傳遞,即一個人轉告另一個人,他也隻再轉告一個人。

(2)饒舌型。信息由一個人告訴其他所有人,這個人就是非正式通道中的關鍵人物。

(3)集合型。即在溝通中,可能有幾個中心人物,由他們轉告若幹人。

(4)隨機型。信息由一個人隨機傳遞給某些人,這些人再又隨機地傳給另一些人。即想告訴什麼人便告訴什麼人,並無一定的中心人物或選擇性。

以上各種溝通方式均有優點和缺點,我們應該取長補短,針對不同的形式選擇不同的溝通形式。

組織內部溝通方式

組織溝通方式,指的是組織溝通所采取的具體方式和手段,有時也稱為溝通方法。組織在溝通的過程中,也可以組合多種方法或者不斷變換方法。在組織內部的溝通中,有指示與彙報、會議與個別交流、書麵、口頭、語言和非語言溝通等多種方式。

1指示與彙報

(1)指示是上級指導下級工作、傳達上級決策經常采用的一種下行溝通方式,它可以使一個項目啟動、更改或終止。而彙報則是下級在總結工作、反映情況、提出建議等而進行的一種上行溝通方式。指示一般是通過正式渠道進行溝通的,具有權威性、強製性等特點。

(2)彙報則多是下級向上反映情況、提出設想、彙報思想而經常采用的一種溝通方式。彙報也可分為書麵彙報、口頭彙報、專題彙報或一般性彙報、非常正規的彙報或較為隨意的彙報。有些彙報不僅僅要用書麵的形式,而且還要加上口頭的方式,如政府的工作報告等。有些彙報則隻需要書麵或口頭的。不同的組織,其對於彙報方式的規定是不同的。

2會議與個別交流

組織內部溝通的本質是組織成員間交流思想、情感或交換信息。而采取開會的方式,就是提供交流的場所和機會。個別交談則是指組織成員之間采用正式或非正式的形式,進行個別交談,以交流思想和情感,或征詢談話對象對組織中存在問題和缺陷提出他自己的看法,或對其他員工的看法和意見等。

而個別交談則具有無拘無束,雙方都感到親切並且相互信任的優點。這對雙方統一思想,認清目標,體會各自的責任和義務都有很大的好處,而且個別交談中,人們往往願意表露真實思想,提出有些不便於在會議場所提出的問題和意見,從而使溝通雙方在認識、見解等方麵更加容易取得一致。

3內部刊物與宣傳告示欄

(1)對於許多規模較龐大的組織,各成員間很難坐到一起召開會議,也難以通過個別交談法進行溝通,那麼內部刊物就是一種較好的替代方式。一般的組織都有內部刊物。內部刊物主要是反映組織最近的動向、重大事情、以及一些提醒成員、激勵成員的內容。不同的組織,內部刊物的形式、周期、反映的內容差異很大,所以溝通的效果也就千差萬別了。

(2)宣傳告示欄則是另外一種類型的溝通方式,我們可以發現,許多組織在其公眾場合都有海報欄、信息欄。這是一種非常有效的組織溝通方式。它具有成本低、溝通麵廣、溝通較為準確和迅速的優點。

隨著信息技術的飛速發展,公共宣傳告示欄已向無形化轉變,如BBS公告牌等電腦網絡等等。

4意見箱與投訴站

當組織內部溝通出現障礙時,下層員工的各種設想、意見很難反映到上層。即使組織溝通係統正常,也會因為溝通過程中信息的“過濾”、“扭曲”等原因而使員工的思想傳遞受阻,所以一般組織中都設有意見箱,以便高層領導能夠直接收到下層傳達來的信息。當下級的正當權益得不到有效的保護,而通過溝通來解決又失敗後,往往可以通過企業內部的投訴站來加以協調。

5領導見麵會與群眾座談會

在組織中還有一種比較重要的溝通方式,便是定期的領導見麵會和不定期的群眾座談會。領導見麵會是讓那些有思想有建議的員工有機會直接與主管領導溝通,一般情況下,是由於員工的意見經過多次正常途徑的溝通未得到有效回複。群眾座談會則是在管理者覺得有必要獲得第一手的關於員工真實思想、情感的資料時,而又擔心通過中間渠道會使信息失真而采取的一種領導與員工直接溝通的方法。與領導見麵會相比,群眾座談會是由上級發起的,上級領導是溝通的主動方,而領導見麵會則是應下層的要求而進行的溝通。

除了上述幾種溝通方式之外,組織內部溝通方式還有許多種,如講座、郊遊、聯誼會、聚餐等各種正式或非正式的溝通方式。

內部溝通的要點:傾聽與對話

要和員工們加強交往並得到他們的信奉,公司就必須做到積極的傾聽與對話。具體要做到以下幾點:

1把聽取內部意見列作首要任務

目前許多公司花了大量的時間和精力以便更好地了解顧客的設想、評價和行為模式。一般大公司都固定地投入數以百萬計的美元進行觀察研究、成立專門小組、分發征詢贈券,甚至設立信息交流台以便深入了解顧客。一些最關心顧客的公司總是盡量了解櫃台顧客的要求,其實這些做法可以用來更多地了解自己的員工。員工們直接接觸顧客,能聽到顧客的意見,你和他們也最接近,是很容易和他們交流的。所有一切對顧客現代化的調查研究所得的資料都無法和一位第一線員工有意見卻未被重視的看法相比擬。

顯然地,經理們應該避免隻挑取他所想像的下屬意見。選擇性地聽取與我們見解相同的人之意見,可能會使我們以為一切都很順利,但是隻有在我們幻想中才有一切順利這回事,而那“應聲蟲”從來就沒有反應或報導事實的能力。所以,領導人員對助理人員,高級領導對次級領導,經理對部門領導,廠長對領班……都應該以推己及人的心胸去聽取對方的意見。

如果你隻是單純地接收信息,對發送人而言,往往暗示著將采取行動。因此,若隻是讓下屬發泄其情緒,而不采取任何行動,是無法解決問題的。當埋怨涉及無效或過時的政策,光是聽而不采取修正行動也是沒有多大用處的;有些領導以為隻要能夠同情地聽取下屬有理的抱怨,就可以滿足下屬們的需要,實在是在自欺欺人了。

非引導式的谘詢商在幫助下屬解決其個人問題上是相當有價值的,但在解決其個人以外的問題則幾乎沒什麼作用。聰明的領導在接受溝通時,除非他自己也有相同的見解,否則不會表示同意。除非他真的計劃這麼做,否則他不會表示將采取修正行動。如果無法改進,或無須改進,他會解釋原因,以免使下屬們期望改變或改進。因為當員工們期待行動而又什麼也沒有發生,他們往往會感到很憤怒;又如果他們的建議沒被采納,或產生效果而沒有受到獎勵,向上溝通也會停止。

總之,聽取內部意見是不可缺少的管理要素。自由開放的溝通,將可以加速民主式領導的成長,滿足員工們的參與感和表現的需求,並且提高員工對公司的忠誠及尊敬。它提供給領導人關於本組織動態的清晰畫麵,找出有關個人或情況的問題所在,並且提供新的創意及解決方法,以及增加向下溝通被了解和被接受的可能性。

2使用多渠道的內部聯係

上層管理人員常常認為當他們把最近的通知單交給收發部門後,他們的任務就完成了。他們應該做的就是這些。隻要發出通知,而且發給每一個應該發的人,就算完成。有時索性寄集體電子郵件這樣既省時又節省郵票。許多經理曾在某些公文程式寫作班結業,他們的確能寫出很好的公文通知單。

但內部聯係的方式絕不僅限於此,目前的員工來自許多不同方麵,要和他們聯係,經理們必須利用多種多樣的通訊技能。小型和大型會議、專職小組和工作小組、錄像和錄音帶、電子郵件和慢件、電視屏幕和計算機屏幕、內部通訊和公文函件、簡報通告和白板通告等等都可以用作有效交流工具。

3鼓勵雙向交流

我們大家聽到過管理專家肯·布萊查特所說的“海鷗經理”。他說的“海鷗經理”就是平時很少和員工交往,但有時突然來到工作場所和大家見上一麵又突然走了。這樣的經理沒有和員工交流的願望,也不會知道工作場所發生的真正情況。他們匆匆地來了,一言不發,又走了。結果顯然他們和員工之間沒有取得任何聯係。