（5）不要無休止地喋喋不休。講完一點後，給別人一個發言的機會。
（6）不要心不在焉。會議進行中不要竊竊私語，交頭接耳；不要接打電話。
（7）對別人要表現出禮貌和尊重。
（8）稍作休息馬上回來。
3休息後馬上回來
當你讓人們稍作休息時，要事先講明休息的時間是多長。
會議再次開始前一兩分鍾，巡視一下屋子。如果還有許多人沒有回到座位上，就應該發出召集信號，宣告一下會議即將開始。
4保證會議有條不紊
在問題解決型會議上，要例行一道既合理又連續的程序，確保每一位與會者都熟悉這一程序。
這種程序可以按如下四個步驟來進行：
（1）界定需要解決的問題。
（2）對該問題進行會麵討論。
（3）探討可行性方案，並權衡各項解決方案的利弊。
（4）確定最終解決方案。
在召開會議時，要把持住會議的時間和軌道。遵從一道既定的程序有利於使與會議者保持在會議的正確軌道上。一旦談論的話題偏離了正題，你可以通過提示其中某個步驟，將談論者拉回到正題上來。
議而有決——成功的會議
主管在開會時，常犯的錯誤是：沒把會議的目的說明清楚，有時甚至連自己也不清楚會議的目的是什麼。清楚會議的目的很重要的，因為基本上會議可分為兩種，兩種會議的進行方式相當不一樣。
一種是例行的、解決問題的會議；一種是應時的、產生觀念的會議。解決問題的會議，主要的目的在盡可能有效地達成某種決策；而產生觀念的會議，主要的目的在靈活運用腦筋，充分發揮想像力。不管哪種會議，都應該做到“議而有決”，這才是成功的會議。
怎樣才能做到議而有決呢？下麵是一些可行的建議：
1解決問題的會議
(1)大家期望在開完會後，能訂出一定的行動步驟。例如，你開會討論新產品的開發，就數種新產品方案來考慮，那麼參加開會的人，希望開完會後，能確定要生產那一種新產品。
(2)最後的目標是清楚的。例如，你召開各部首長開會，因為部門間有摩擦的現象，或因為部門與部門的責任互相重疊。這個會議起實的目標顯然是在改善部門間相處的情況，而最後的目標也許就轉換成確定問題的症結所在。例如，大家認為有必要把發生摩擦的地方精確地指出來。但不管是想改善部門相處的情況，還是要確定問題的症結所在，目的能否達成，全看大家能不能討論出解決困難的方法。
(3)有具體的、外在的限製——如時間、金錢、可用的人員、稀少的資源等等。這些限製使得解決方案有一定的範圍。例如，你知道和你相互競爭的公司馬上就要推出新產品，而你的公司需要一年才趕得上，這時你自然不會在會議中大談理論浪費時間了。你和你的行銷人員也許就召開會議，緊急決定改變公司的銷售重點，或者決定開發新的市場。
2獲得解決方案的原則
在舉行解決問題的會議時，應該牢記底下幾個原則，才比較容易獲得具體可行的解決方案：
(1)嚴密控製會議的進行。既然是最後的目標清楚，大家討論便應該直接和目標的達成有關，主席的責任之一便在使討論不離既定的目標。然而，一開始便把會議的目的說明清楚，參加會議的人，通常不必主席提醒，便能自動地把無關的事情剔開不談。
(2)保持言語的簡潔。主席的開場白應該盡可能地簡潔，說話的內容也應不離既定的會議目標，這樣能使大家說話說得明確一點，另外，還要保持相當的緊迫感，避免長篇大論。例如，某個人的觀念被大家認好時，就不必再花時間去討論它了。
(3)隻考慮實際可執行的解決方案。既然會議已有一定的目標，任何實際上不能執行的觀念，不論多麼有創意，都應該放棄。做為一個主席，你的任務是把工作做完、做好，這誠然需要相當的想像力，但所有的討論應該不離現實。例如，開會討論削減預算時，你便該考慮每一個提案的後果。假如某個削減的提案顯然地將使整個公司的業務停頓，那麼根本不必浪費時間去爭辯這個提案。
3產生觀念的會議
產生觀念的會議，應注意的原則，和解決問題的會議的原則非常不一樣，它應在如下的情況下舉行：
(1)至少有些部分的工作是要決定最後的目標是什麼。例如，在擬定的公司長期目標的起初階段，或在衡量數種激勵員工方案的潛在價值時，深入地探討基本的管理理論或公司的目的。對於達到預期的結果，不僅有用而且必要。
(2)會議的結果是開放的。例如，讓一個本來運作正常的工作小組，開會討論如何增進工作成效——這是一個很有效地預防問題發生的技巧。這時既然沒有緊迫的問題要解決，大家注意的範圍自然比較廣泛，甚至看起來相當理想化的觀念，也能在會議中提出討論。
(3)會議的目的在處理以前沒有碰過的事。
產生觀念的會議應堅持如下原則：
(1)平等的領導方式。不應該允許任何獨占會議的場麵，或限製討論範圍，應讓團體的智慧出現。這表示參加會議的人必須克製住立刻批評的衝動，並且要花工夫使不成形的觀念慢慢成形，讓一個建議去加強另一個建議。
(2)高度的參與。有時候不同的思考和不同的方法需要相當的時間才會出現。因此，主席不應讓口齒伶俐的人獨占會議，以免因遲疑而未表達的意見被壓抑。
(3)合作的精神。在說明會議的目的時，強調會議的結果仰賴每一個人的貢獻。這樣能使大家的注意力集中到工作上，避免暗地裏互相競爭，或其他削弱團體表現的行為。
當所有參加會議的人事先了解會議的目的，以及應該遵循的原則時，大家便有了共同了解的基礎。等到評斷會議成功與否時，大家也將會用同樣的基礎來評判。當大家都明白會議的結果全靠大家的貢獻時，大家貢獻的意願會增強，這樣得到實際的解決方案的機會也就隨增加了。當然，會議也就更加容易成功了。
靈活應對會議的困境
會議依賴於與會者的相互作用。但開會時也往往會出現問題。有時問題因為個人原因而產生，有時因為程序或邏輯而產生。在任何情形下，主持者都有責任令討論熱烈，確保與會者都參與討論，並保持討論的正確方向。下麵是一些會議進入困境時的應對策略：
1某些人支配討論的局麵
在會議中，常常會出現“一言堂”的局麵。如果我們會議的日的是找出不同觀點，那麼廣泛的參與是會議成功所必不可少的因素。有時有些人可能因為富有經驗、或職位較高而處於支配地位。當這種情形發生時，其他人通常就會隻是坐著聽。這時，主持者就應該提一些直接的問題，將與會者調動起來。
如果其他辦法都不能奏效，不妨嚐試在中間休息時與那個人私下談一談，也許會有所幫助。
2某些人想爭論
這種人可能自稱無所不知，或者掌握的信息完全是錯誤的，或者是個吹毛求疵的家夥，喜歡插話打斷主持者。在任何情形下，主持者都要保持清醒的頭腦。通過提問，主持者可以引出這些人愚蠢的或牽強的發言，然後不再理睬他們。通常，這種人會激怒全體，甚至會有人講出不歡迎他們的話，然後一片沉默。這時，主持者可再問其他與會者一些直接的問題，從而維持會場討論氣氛的平衡。
通常地，這個喜歡辯論的人會意識到情況，然後不再提出問題。但如果這個人不敏感的話，主持者就必須直截了當地向他指出，他這種吹毛求疵的做法擾亂了會議的進程，浪費了寶貴的時間。然後主持者可以立即向另一個人提問，以便讓討論繼續下去。
3某些人和身邊的人開小會
當與會者人數很多時，經常會發生這種情形。開小會往往是因為某個人想講話，但又沒有機會，或者某個謹慎的與會者在向大會提出某種想法前，想先試探別人的看法。通常；會議中有人刑、差是不可避免的。不過這種小會一般比較簡短。隻有當小會時間持續長了才會成為一個問題。
一個辦法是請這個人告訴大家他剛才所講的內容，另一個辦法就是用眼神等肢體語言示意那個破壞秩序的人，這樣就會恢複會議秩序。
4習慣性的跑題者
麵對這種人，可以運用FAST法公開幹預，來解決這個問題。這一談話技巧可以訓練一個習慣性跑題者采取一些更富有建設性的行動：
F(Face)——麵對造成問題的人；
A(Appreciate)——感謝或肯定這個人以及他／她的良好意圖；
S(Suggest)——建議一種新的行為方式；
T(Try)——多做幾次嚐試，可以逐步改變或者提高你的要求。
如果這些公開的幹預仍然不能夠見效，你可以直接問對方是否可以在休息的時候和他單獨談一談。私下裏告訴他：你看到了他做的那些事情，你如何評價他的這些做法，你的感受和你希望他做些什麼。這樣的談話可以比公開場合中的語氣更為堅定和嚴厲。
做出決策
會議結束後一定要做出決策，這是召開會議的最終目的，一般來說，做出決策可以采取以下四種方式。
1權威決策。權威決策出現於最高掌權者具有決策權和否決權，單方麵作出決定時。適宜使用的場合包括當組織授權團隊領導人作最終決策並全權負責時。不宜使用的情況包括：當團隊領導人希望團隊成員接納並支持某項決策時。如特別行動小組向部分領導提交報告並等待最後決策；經理決定工作日程表，然後通知該小組。這種決策方式的優點表現在決策迅速高效、在急需行動的情況下最實用、在權力界限明顯的地方最有效。不足之處表現在雖然可迅速作出決策，但實際支持和執行建議也不易；當複雜性增高時，權威決策的質量會由於考慮麵不寬而受到影響。
2少數服從多數決策。少數服從多數決策出現於多數成員同意提案時，它以民主原則為基礎。當時間有限，而決策結果不會對反對者造成消極影響時可以使用這種方法決策。不過投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。諸如團隊成員投票接受一項新的工作程序，團隊成員投票選舉團隊領導等都是少數服從多數的決策實例。這種決策方法的優點表現在允許多數人對問題發表自己的意見；保證大多數人獲勝；決議可通過簡單唱票的方式相對迅速和高效地作出。不足之處是在小集團內，投票將促成人們分派，這種競爭會影響一項決議的質量和執行。
3共識決策。共識決策產生於所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。共識決策提供一種反映所有成員想法的全麵解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現平等之風。但是如果決策時間有限或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。這種決策方法的優點表現在保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發表意見；複雜的決議會經過深思熟慮，從而產生高質量決議。不足之處是達成一致需要相對長的時間，並具挑戰性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽並理解他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發表意見和分享其見解，必須進行有效的推動。
4無異議決策。無異議決策產生於所有成員對某項決策完全讚同時。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。但是無論團隊具備什麼樣的經驗，無異議決策都很難達成。隻有當一項決策的結果對每個成員都至關重要時才有可能作出無異議決策。這種決策的優點是可以確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，並公開支持它；意見不和及衝突是最低的。缺點表現在因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間，無異議決策常常難以作出。