六、管理時間，人人可以做時間的魔術師
掌握時間的“二八法則”
80/20法則告訴人們一個道理，就是要把自己的時間和精力放在自己最重要的事情上，就可能用更少的時間做更多的事
1897年，意大利經濟學家帕累托偶然注意到英國人的財富和收益模式，於是潛心研究這一模式，並於後來提出了著名的80/20法則。80/20法則告訴人們一個道理，就是要把自己的時間和精力放在自己最重要的事情上，就可能用更少的時間做更多的事。這也是一個人忙在點子上的關鍵。
理查德·科克在牛津大學讀書時，學兄告訴他千萬不要上課，“要盡可能做得快，沒有必要把一本書從頭到尾全部讀完，除非你是為了享受讀書本身的樂趣。在你讀書時，應該領悟這本書的精髓，這比讀完整本書有價值得多。”這位學兄想表達的意思實際上是：一本書80%的價值，已經在20%的頁數中就已經闡明了，所以隻要看完整部書的20%就可以了。
理查德·科克很喜歡這種學習的方法，而且以後一直沿用它。牛津並沒有一個連續的評分係
統，課程結束時的期末考試就足以裁定一個學生在學校的成績。他發現，如果分析了過去的
考試試題，把所學到知識的20%，甚至更少的與課程有關的知識準備充分，就有把握回答好試卷中80%的題目。這就是為什麼專精於一小部分內容的學生，可以給主考人留下深刻的印象，而那些什麼都知道一點但沒有一門精通的學生卻不盡考官之意。這項心得讓他並沒有披星戴月終日辛苦地學習，但依然取得了很好的成績。
理查德·科克到殼牌石油公司工作後，在可怕的煉油廠內服務。他很快就意識到，像他這種既年輕又沒有什麼經驗的人，最好的工作也許是谘詢業。所以，他去了費城，並且比較輕鬆地獲取了Wharton 工商管理的碩士學位，隨後加盟一家頂尖的美國谘詢公司。上班的第一天，他領到的薪水是殼牌石油公司的4倍。
就在這裏，理查德·科克發現了許多二八法則的實例。谘詢行業80%的成長，幾乎全部來自專業人員不到20%的公司。而80%的快速升職也隻有在小公司裏才有——有沒有才能根本不是主要的問題。當他離開第一家谘詢公司，跳槽到第二家的時候，他驚奇地發現，新同事比以前公司的同事更有效率。怎麼會出現這樣的現象呢?新同事並沒有更賣力地工作，但他們在兩個主要方麵充分利用了二八法則。不久後，理查德·科克確信，對於谘詢師和他們的客戶來說，努力和報酬之間也沒有什麼關係，即使有也是微不足道的。
一個做事高效員工應當忙於要事，而不是一味地努力；像頭老黃牛隻知道一味地低頭向前。
像理查德一樣，工作中有許多人都是實行80/20法則的典範，比如下麵的兩個管理顧問，你可以從他們身上得到啟示。
一個是傑克，全公司裏除了創立者之外，他是唯一一個不是工作狂的人。沒有人知道傑克如何運用時間，也不知道他的工作時數是多少，但他的確逍遙自在。他隻參加重要客戶的會議，把所有精力拿來思考如何在與重要客戶的交易中增加獲利，然後再安排用最少人力達成此目的。傑克的手上從未同時有三件以上的急事，通常一次隻有一件，其他的則暫時擺在一旁。
另一個是詹森。他的辦公室很小，裏麵還有很多其他同事，是一個非常擁擠且騷動的辦公室，有人打電話，有人正準備著向客戶做報告，屋子裏到處是聲音。
但詹森好比一片平靜的綠洲，把注意力全部集中在分內的事上，他在運籌帷幄。有時他會帶幾位同事到安靜的房間內，向他們解釋他對每一個人的要求，不隻是講一兩遍，而是再三說明，務求交代所有細節。然後，會要求同仁重述一遍他們即將進行的工作。詹森的動作慢，看似毫無生氣，且近乎半聾，但他是非常棒的領導者。他把所有時間都拿來思索哪件工作最具價值，誰是最合適的執行者。然後，緊盯著事情的進度。
你應該把時間花在關鍵的少數問題上，因為解決這些關鍵的少數問題，你隻需花費20%的時間，即可取得80%的成效。這是高效員工的必備法則，掌握著個法則，效率就會大大的提高。
某部門主管因患心髒病，遵照醫生囑咐每天隻上班三四個小時。他很驚奇地發現，這三四個小時所做的事在質和量方麵與以往每天花費八九個鍾頭所做的事差不多。他所能提供的唯一解釋便是：他的工作時間既然被迫縮短，他隻好將它花在最關鍵的工作上。這或許是他得以維持工作效能與提高工作效率的主要原因。
80／20法則告訴我們：應該用80％的時間做能帶來最高回報的事情，而用20％的時間做其他事情。取得卓越成果的員工都是這樣把時間用在最具有“生產力”的地方。
隻有養成做要事的習慣，對最具價值的工作投入充分的時間，工作中的重要的事才不會被無限期地拖延。這樣，工作對你來說就不會是一場無止境、永遠也贏不了的賽跑，而是可以帶來豐厚收益的活動。
把零碎時間串成珍珠項鏈
如果我們如果把一輩子的零碎時間都加起來，一天、一個月、一年以至一生的積累，這些零碎的時間將是我們人生的三分之一。如果我們可以充分地利用這些零碎時間，那麼創造出來的價值將會超出一般人的想象。
我們每個人每天都會有很多零碎的時間，把零碎時間用來從事零碎的工作，從而最大限度地提高工作效率。比如在車上時，在等待時，可用於學習，用於思考，用於簡短地計劃下一個行動等等。充分利用零碎時間，短期內也許沒有什麼明顯的感覺，但經年累月，將會有驚人的功效。
費爾巴哈說過：“在空間中，部分小於整體，相反，在時間中，至少在主觀上，部分大於整體。因為時間中隻有部分是現實，而整體知識想象的對象，因為現實中的每一分鍾，對我們來說是比想象中的10年更大更長的一段時間。”在日常生活中，人們一般都不注意零碎時間，總是會在不經意間把這些時間浪費掉，但是，如果我們如果把這些零碎的時間都加起來，一天、一個月、一年以至一生的積累，這些零碎的時間將是我們人生的三分之一。如果我們可以充分地利用這些零碎時間，那麼創造出來的價值將會超出一般人的想象。比如，一個人一天學習一小時，從16歲到70歲可以學習2萬個小時左右，如果我們每小時讀10頁書，那我們就可以讀20萬頁，堆起來有兩層樓房那麼高。由此，我們可以看出零碎地時間積累起來是多麼驚人！
陳傑在一家超市做員工，每天從早晨8點一直做到下午的5點，經常下班的時候，已經累得筋疲力盡了，他自己對這份工作不是很滿意，為了有更好的工作，他想去考注冊會計師的資格。他以前從未接觸過會計學的知識，所以難度很大。
??? 起初，陳傑對於時間的管理也毫無頭緒，不知道該怎麼辦？但他很快就發現：有大量的時間無意識之間就從自己身邊溜走了！
??? 比如：他是早晨6點起床的，在他做早餐等水開的這段空閑時間，他就經常是站在廚房等待，有時候是在屋子裏來回轉悠。於是，他利用這段時間複習一下昨天學過的知識，效果相當好！
??? 他原來從住處到公司需要1小時，後來了為節省時間，他搬到距離公司較近的地方去了，這樣隻需要20分鍾就可以了。於是他又省下了40分鍾。
??? 原先他上班時在車上就是等待到達，現在他把這段時間也充分利用起來。這段時間他可以看10頁書左右呢！
??? 中午超市有90分鍾吃飯時間，陳傑隻要花15分鍾就可以吃完了，於是他把這段時間也利用起來了！
原來下班後回到家，陳傑就強打精神坐在桌子前麵看書。現在，陳傑的做法是：先躺在床上聽15分鍾的音樂，然後再開始學習，待學習累了，就去做晚飯，這樣一邊做飯一邊休息。吃完飯，他又接著學習。
??? 幾個月之後，陳傑已經取得了注冊會計師資格，現在馬上就要去一家會計事務所上班了，工資也漲了好幾倍哦！
從陳傑的例子，可以看出，隻要我們留意一下身邊的零碎時間，並把它們都充分利用起來，將會完成很多事情。
美國近代詩人、小說家和出色的鋼琴家艾裏斯頓善於利用零散時間的方法和體會值得借鑒。他寫道：
當時我大約隻有14歲，年幼疏忽，對於愛德華先生那天告訴我的一個真理，未加注意，但後來回想起來真是至理名言，從那以後我就得到了不可限量的益處。
愛德華是我的鋼琴教師。有一天，他給我教課的時候，忽然問我：每天要練習多少時間鋼琴?我說大約每天三四小時。
“你每次練習，時間都很長嗎?是不是有個把鍾頭的時間?”
“我想這樣才好。”
“不，不要這樣!”他說，“你將來長大以後，每天不會有長時間的空閑的。你可以養成習慣，一有空閑就幾分鍾、幾分鍾地練習。比如在你上學以前，或在午飯以後，或在工作的休息餘閑，五分鍾、五分鍾地去練習。把小的練習時間分散在一天裏麵，這樣彈鋼琴就成了你日常生活中的一部分了。”
當我在哥倫比亞大學教書的時候，我想兼職從事創作。可是上課、看卷子、開會等事情把我白天、晚上的時間完全占滿了。差不多有兩個年頭我一字不曾動筆，我的借口是沒有時間。後來才想起了愛德華先生告訴我的話。到了下一個星期，我就把他的話實踐起來。隻要有五分鍾左右的空閑時間我就坐下來寫作一百字或短短的幾行。
出人意料，在那個星期的終了，我竟積有相當的稿子準備做修改。
後來我用同樣積少成多的方法，創作長篇小說。我的教學工作雖一天繁重一天，但是每天仍有許多可以利用的短短餘閑。我同時還練習鋼琴，發現每天小小的間歇時間，足夠我從事創作與彈琴兩項工作。
艾裏斯頓的經曆告訴我們，生活中有很多零散的時間是大可利用的，如果你能化零為整，那你的工作和生活將會更加輕鬆。