七、及時複命,高效執行——拿結果回複領導(2 / 3)

2.超越老板的預期

一個常常給出超乎老板預期的複命成績的員工,必然能得到老板的器重。而隻滿足於平庸的人,往往會被放到無足輕重的位置。

高頻率複命:堅決執行“四小時複命製”

什麼是四小時複命製?

這是劉光起在《A管理模式》中提出的一項重要的理念,即對任何命令,不管完成與否,受令人都要在規定的時間內向下令人複命。完成任務後,受令人要及時向下令人複命。如果受令人在執行任務時發現有不可克服的困難或阻力,無法按時按標準完成規定的任務,也要立即向下令者複命,並講明不能完成任務的困難或原因。下令人根據情況撤銷原命令或更改命令的內容而成為新的命令,複命的時間一般不超過四小時,故稱為“四小時複命製”。

四小時複命製的核心是有命必複,隻要某事布置下來,就必須複命。怎麼複命呢?有個時間限製——四小時,也就是在規定的時間內複命。四小時複命製符合 “今日事,今日畢”的原則,就是一件事不能無限製地拖延而沒有結果。

四小時複命製的應用,不僅可以大大減輕領導的工作,還可以大大提高企業的工作效率。在許多優秀的企業裏,優秀的員工根據任務的特質,按照限定的時間進行高效複命。四小時複命製的有效運行,是優秀企業文化的集中體現,同時也是員工對複命精神不懈堅持的結果。然而,我們很多員工在這方麵做得很不夠。

一家公司的老板和一個長期合作的供應商在電話裏大聲吵了起來,老板氣急,砰的一聲掛了電話,當即寫了封信,要秘書小姐立刻傳真過去。秘書小姐接過去,見信裏充滿謾罵、羞辱的話語,知道一定是老板正在氣頭上,一邊考慮這封信是不是要發,一邊又忙開了。

一個星期過去,公司又要進貨了。在市場上跑了個遍,老板才發現都比原來那個供應商的價格要高,可是一想到自己曾經在信裏那樣衝人家發火,就怎麼也不好意思開口。看著公司的成本不斷攀升、利潤下降,老板心裏一直為那封信造成的損失耿耿於懷。

很長時間後的一天,老板和秘書談起這件事引起的苦悶,秘書小姐笑著說:“其實這封信根本就沒發出去,當時看您也是一時發火吧,猶豫著後來還是沒發傳真。進貨以後還是繼續找他吧!”秘書小姐話未落音,老板大聲吼道:“沒發你怎麼不早說呢?早說公司就不至於遭受這麼大的損失!”聽到老板的斥責,秘書小姐驚呆了,她還以為自己壓下傳真會因此得到表揚。最後,秘書小姐第二天就被辭退了。

如果這位秘書小姐堅持“四小時複命製“的話,也就不會出現這樣糟糕的結局了:一個星期後老板才發現衝人家發火的信造成的損失;也就不會造成公司遭受損失、自己被“炒”的局麵。如果她在事後四小時這樣問老板:剛剛工作太忙,這份傳真我還一直沒有發,您看……這個時候,老板應該可以很冷靜地決策了。

這個故事對及時複命的闡釋已經淋漓盡致了。可見,及時複命的要領就在於上司和下屬要保持信息的通暢,對交代給你事情的人負責,及時高效地解決問題。

結果力訓練

四小時複命製是企業落實工作的高效複命機製,做到四小時複命,應注意以下幾點:

1.製定準確的工作標準,下達明確的任務指令。

2.根據任務的具體情況確定合理的完成期限。

3.製訂合理的任務計劃,將任務分為幾個階段,人們明確每一階段應做什麼,進行階段性複命。

4.衡量下屬在複命時彙報的進展情況與計劃的差異,適時對計劃進行調整,並給予成員指導,確保取得好的複命結果。

5.每月進行總結,對當月高效複命的典範予以表揚,並請其介紹經驗,共同學習。

提出問題時,帶上解決問題的方案

李嘉誠曾經說過:“當你提出問題時,請你提出解決方法,然後告訴我哪一個解決方法是最好的。”出現問題並不可怕,可怕的是遇到問題不能夠提出解決問題的方案,對任何問題的解決都有一種依賴性,總是站在旁觀者的角度去看問題,而沒有真正思考問題的解決辦法。發現問題是水平,解決問題才是能力。無論遇到什麼問題,我們都要找出問題發生的根本原因,那樣才能找到解決的辦法。隻有養成良好的解決問題的習慣,才能獲得成功。

很多人認為解決問題是主管的事,自己隻要做好執行工作就行。事實上,企業的發展程度取決於主管和員工解決問題能力的高低。解決問題能力比較強的員工都極其善於思考,他們會在解決問題中得到成長,在解決問題中找到工作的方法。

黃文博是一家食品廠的業務主管,一次,他從一個用戶那裏考察回來後,敲響了經理辦公室的門。

“情況怎麼樣?”經理開門見山地問道。

黃文博坐定後,並不急於回答經理的問話,而是顯得心事重重的樣子。因為他十分了解經理的脾氣,如果將不利的情況報告給經理,他肯定不會高興。

經理見黃文博的樣子,已經猜出了肯定是對公司不利的情況,於是改用另一種方式問道:“情況糟糕到什麼程度,有沒有挽救的可能?”

“有。”黃文博幹脆地說。

“那談談你的看法吧!”經理說。

黃文博把他考察到的情況詳細彙報給經理:“我這次了解到,這個客戶之所以不用我們廠的產品,主要是因為他們已經答應從另一個鄉鎮食品公司進貨。”

“那你怎麼看呢?”

“我的想法是這樣的,我們公司的產品應該比鄉鎮企業的產品有優勢,我們的產品不但質量好而且價格還很公道,在該省已經具有了一定的知名度。”

“就是,一個小小的鄉鎮企業怎麼能和我們相比呢?”經理打斷了黃文博的彙報。

“所以說,我們肯定能變不利為有利。最重要的是,當地的客戶多年來使用我們公司的產品,與我們有很好的合作基礎,這是我們的優勢。該客戶答應與那個鄉鎮企業訂貨,主要是因為那個鄉鎮企業距離他們較近,而且可以送貨上門。在這一點上,我們不如那家鄉鎮企業,若我們可以直接到每個鄉鎮去走訪,在每個鄉鎮找一個代理商,問題就解決了。”

“小黃,你想得真周到,不但找到了症結所在,還想出了解決的辦法,要是公司裏的員工都像你這樣有責任心就好了。”

不久,黃文博被調到了銷售科專門從事產品營銷,公司的食品銷量節節上升,黃文博也越來越受到重視,很快成了公司的業務骨幹。

發現問題是水平,解決問題才是能力。優秀的員工更多的是主動地發現問題,並勇於解決問題。當一個人具備了獨立解決問題的能力後,困難才會逐漸被克服,那樣他也會逐漸成為公司的好員工,才會在實際工作中發揮自己的力量,更能實現個人的價值和成就感,同時也會帶動部門乃至整個公司的進步。

結果力訓練

態度獲得行為,行為養成習慣。隻有養成良好的解決問題的習慣,才能獲得成功。具體到工作實踐中,要做到以下兩點:

1.問題是分內的責任

老板聘你來工作,是讓你解決問題的,不是由你去安排上司的工作(把問題推給上司)。所以,在執行的過程中,你應該隨時提醒自己——解決執行中的問題是分內的職責。

2.問題到此為止

美國總統杜魯門在自己的辦公桌上立了一塊牌子,上麵寫著“問題到此為”。杜魯門以此督促自己負起責任,不把問題丟給別人。員工在工作中會麵臨很多要求,但最基本的要求就是給出老板想要的結果。老板安排你做一項工作,是要你提供這項工作的結果。

最好的時機是馬上,最差的時機是明天

凡事留待明天處理的態度就是拖延和猶豫。對於一個渴望將責任有效落實的人來說,拖延是最具破壞性的,它是一種最危險的惡習,會使人喪失進取心、迷失方向。一旦開始遇事拖拉,就很容易再次拖延,直到變成一種根深蒂固的習慣,為自己落實責任的道路製造不可逾越的鴻溝。