因此,你應該今天的事情今天完成,堅持不讓今天的事情“過夜”。你每天上班前,應該預計今天要完成哪些事情,等下班的時候仔細檢查一下,預定的工作完成沒有,如果沒有的話,就趕緊抓緊時間完成。
一家外貿公司的老板要到美國出差,在一個國際性的商務會議上發表演說。他身邊的人忙得頭暈眼花,甲負責演講稿的草擬,乙負責擬訂一份與美國公司的談判方案,丙負責後勤工作。
在老板出國的那天早晨,各部門主管前來送行,有人問甲:“你負責的文件打印好了沒有?”
甲睜著惺忪睡眼說道:“今早隻有4個小時睡眠,我熬不住睡去了。反正我負責的文件是以英文撰寫的,老板看不懂英文,在飛機上不可能複讀一遍。待他上飛機後,我回公司把文件打好,再以電子郵件傳去就可以了。”
誰知老板一到,第一件事就問這位主管甲:“你負責預備的那份文件和數據呢?”
甲按他的想法回答了老板。老板聽完後臉色大變:“怎麼會這樣?我已計劃好利用在飛機上的時間,與同行的外籍顧問研究一下報告和數據,不白白浪費坐飛機的時間。”甲的臉色一片慘白。
到美國後,老板與要員一同討論乙的談判方案,整個方案既全麵又有針對性,既包括了對方的背景調查,也包括了談判中可能發生的問題和策略,還包括如何選擇談判地點等很多細節因素。乙的這份方案大大超過了老板和眾人的期望,誰都沒見到過這麼完備而又有針對性的方案。後來的談判雖然艱苦,但因為對各項問題都有細致的準備,所以這家公司最終贏得了談判。
出差結束,回到國內後,乙得到了重用,甲受到老板的冷落。
在職場中,有許多像甲這樣的員工,對於老板布置的工作,覺得可能做不完,或是覺得今天太疲勞,不如明天再做,那時可能精神更好,可是,今天的事與昨日的事不同,而明天也有明天的事,今天的事必須在今天做完,千萬不要拖延。
作為一名優秀的員工,任何時候都不要自作聰明地設想工作,期望工作的完成期限會按照你的計劃而後延。優秀的員工會謹記工作期限,並清楚地明白,最理想的任務完成方式是:不讓今天的事過夜,今天的事今天完成。
結果力訓練
要做到今日事今日畢,我們就要克服拖延的壞習慣,將日事日畢的理念貫徹到我們日常的行為中。下麵是幾種克服拖延的實用小技巧,希望能夠對你有幫助。
1.找準原因
是什麼原因使我們拖延去做某項工作?找出拖延某事的原因,解決方法會變得相當明確。如信息不足,可以開始尋找必需的資料。
2.分步進行
拿出紙來,記下完成工作所需的步驟,步驟的幅度越小越好,即使它們隻需要花費一兩分鍾,也須分別記下。
一個艱巨的工作就像一條未被切割的臘腸,皮厚、油膩,難以入口,但將艱巨的工作分開,即分成每個小小的即時工作單,就像可以馬上享用的切為薄片的臘腸,而非整條臘腸。
3.引導式工作
假設想拖延寫信,不要試著去強迫自己,隻要采取一小步驟,當做完此步驟,便可以決定是否要繼續下去。這一步驟可能是看看信的地址,或將紙轉入打字機,或取下紙來,寫下想提出的要點。任何事皆可,隻要是明顯的身體行為。這是打破內心困頓,克服拖延的一個重要方式。
4.5分鍾計劃
有些工作難以分割成小塊,如想清理積壓如山的公文,大約需要一小時,實在很難將它簡單分割成“即時工作”。這時,可以試試“5分鍾計劃”,和自己做個約定,允許用5分鍾做這件工作,時間一到,便可去做想做的事,或是繼續5分鍾。不管工作多麼令人厭煩,仍須常常去做5分鍾。5分鍾後,若不想繼續幹,則不要幹。在將工作撒開之前,記下另一個5分鍾的時間。
此外,記日記、和自己對話、讓信得過的親朋好友在固定時間督促和檢查你的工作等,這些方法也可以有效克服拖延。
遲疑不決、優柔寡斷會讓責任落空
一頭驢在兩堆青草之間徘徊,欲吃一堆青草時,卻發現另一堆青草更嫩。於是驢子遲遲做不了吃哪一堆的決定,沒吃上一根青草,最後餓死了。驢子餓死,並不是因為它沒有草吃,那些草足夠它吃飽,它餓死是因為它把全部的精力都花在考慮到底該吃哪一垛草,而根本沒有去吃。正是由於它沒有當機立斷做出正確的取舍,最後被餓死。
遇事不果斷、猶豫不決,也是慣於拖延的人最大的弱點。優柔寡斷的壞處,不隻是在你反複考慮之間喪失了成功的機會,更會讓責任在猶豫不決中落空。在謹慎行事的同時,少一分猶豫,就多一分將責任有效落實的可能。
有一位推銷員前去拜訪一位房地產經紀人,想把推銷與商業管理課程介紹給他。
這位推銷員到達房地產經紀人的辦公室時,他正在一架破舊的打字機上打一封信。這位推銷員自我介紹一番後,開始推銷課程。房地產經紀人顯然聽得津津有味,然而,聽完之後,卻遲遲不發表意見。
這位推銷員隻好單刀直入了:“你是否想參加這個課程?”這位房地產經紀人無精打采地回答說:“我自己也不知道是否想參加。”
這時,推銷員站起身來準備離開,但接著他采用了一種多少有點刺激的談話技術。他的話讓房地產經紀人大吃一驚。
“我決定向你說一些你不喜歡聽的話,但這些話可能對你很有幫助。先看看你工作的辦公室,地板很髒,牆壁上全是灰塵。你的衣服又髒又破,你臉上的胡子也沒刮幹淨,你的眼光告訴我你已經被生活打敗了。
“現在,我告訴你失敗的原因。那是因為優柔寡斷的你沒有做出一項決定的能力。你養成了一個習慣:逃避責任,無法做出決定。錯過了今天,即使你想什麼,也無法辦到了。”
這位房地產經紀人十分驚訝,呆坐在椅子上,忘記了爭辯。推銷員道別後,走了出去,隨後把房門關上。但他再度把門打開,走了回來,帶著微笑在那位吃驚的房地產經紀人麵前坐下,又說:“我的批評也許傷害了你,但我希望能夠觸怒你。現在讓我以男人對男人的態度告訴你,我認為你很有智慧,而且我確信你有能力。你不幸養成了一種令你失敗的習慣。但你可以再度站起來。我可以扶你一把,隻要你願意原諒我。你並不屬於這個小鎮,這個地方不適合從事房地產生意。趕快替自己找套新衣服,即使向人借錢也要去買來。我將介紹一個房地產商人和你認識,他可以給你一些賺大錢的機會,同時還可以教你從事這一行業應注意的問題,你就不至於讓自己責任無法落實。你願意跟我來嗎?”
聽完這些話,房地產經紀人竟然抱頭痛哭起來。最後,房地產經紀人努力站起來,和這位推銷員握了握手,感謝他的好意,願意接受他的勸告,但要以自己的方式去進行。房地產經紀人要了一張空白報名表,答應報名參加推銷與商業管理課程,並且先交了第一期的學費。
兩年以後,房地產經紀人開了一家運營良好的大公司,成為最成功的房地產商人之一。
有人說,工作任務的落實是幹出來的,而不是在猶豫不決中等出來的。要有效地落實責任,不逃避,“現在就做決定”,並立即去做是一個非常重要的秘訣。無論做什麼事情,最好的時間就是現在。如果我們接受了一項工作任務,並且認準了它是一項有益的工作,我們就應該馬上著手去做。
結果力訓練
要想從根本上克服猶豫不決、優柔寡斷的毛病,我們可以從以下幾個方麵入手:
1.在指定時間內完成工作。充分有效地利用時間,主動完成任務,並清楚在指定時間內完成工作的重要性。
2.克服拖延的惡習,現在就去做。不要把今天的事留到明天或以後去做,其實在拖延中所耗費的時間和精力就足以把今天的工作做好。
3.養成良好的工作習慣。在工作中碰到問題時,能當場解決就當場解決,切忌猶豫不決。