第四、要高度重視企業檔案數字化工作的標準化研究。
企業檔案數字化標準規範體係的建設，可以從管理性標準規範、業務性標準規範、技術性標準規範三個層麵來研究製定和推行。從簡單的標準化向科學、精確的標準化，從孤立的標準向標準間的聯係與協調發展，從單個標準向標準體係發展，是標準化發展的趨勢。但目前看，企業檔案數字化標準化建設還處在簡單、孤立、單個的狀態，還沒有形成完整的體係，在軟件開發、流程管理、數據管理等方麵的標準還很不完善，還亟需加強研究。
第五、要充分發揮企業檔案數字化工作的效益。
效益是一切社會活動所追求的基本目的，企業檔案數字化建設同樣要注重效益。提高數字化的效益，就是要在提高服務利用上下工夫，就是要把數字化的檔案信息盡可能地用起來，使數字化成果真正產生價值。當前應該把工作重點放在檔案（數據）的鑒定、應用係統研發和安全體係建立上，確定了開放的數據、擁有了超強的應用係統、建立了完備的安防體係，數字化檔案信息才能夠得到充分利用，數字化的效益才能得到充分發揮，檔案數字化的意義才能得到充分體現。
第六、要切實保證檔案數字化工作的安全。
檔案數字化工作的安全，涉及檔案實體管理、信息管理和數據管理三個方麵。實體管理就是加強檔案實體流動全過程的監控，確保檔案實體的絕對安全；信息管理就是做好檔案內容的保密工作，嚴防失泄密。數據管理主要是防止數據的丟失、破壞、被盜、更改，消除電磁輻射、非法下載複製、病毒侵襲、係統崩潰、硬件損壞等不安全因素。上述三個方麵，必須綜合管控、不可偏頗，任何一方麵出了問題，都可能帶來不可估量的損失。
（二）實施階段
在數字化工作具體實踐中要注意以下幾個方麵：
第一、做好統籌規劃是企業檔案數字化工作的關鍵。
企業檔案數字化建設是一項長期的係統工程，必須從工作的全局出發，從檔案利用需求出發，綜合考慮，科學、合理、務實地製定出近期目標和長遠規劃；企業檔案數字化工作又是一項涉及多個業務部門的綜合性工作，必須加強統籌，確保各部門的協調一致。隻有這樣才能確保整個數字化的健康有序發展。
第二、保證質量是企業檔案數字化建設的核心。
企業檔案數字化工作由多個工作環節組成，任何一個環節的工作質量都必然影響到整個數字化工作的質量。如前處理要數據準確、標識清楚；掃描要維護檔案原貌，符合質量標準；光盤刻錄要格式正確、內容完整，能夠獨立瀏覽和檢索等等。隻有對數字化工作的所有環節和流程實施有效監控，才能確保檔案數字化工作的質量。
第三、技術保障是提高企業檔案數字化工作效率的依托。
企業檔案數字化工作的高效率、高質量，必然對硬件和軟件提出更高的要求。計算機、掃描儀等硬件配置低、性能不穩定，影響掃描的速度和質量；軟件功能越強大、操作越簡便，質量就越有保證，效率就會明顯提高。
第四、科學管理是企業檔案數字化工作有序發展的保證。
建立科學的管理機製，是企業檔案數字化工作高效有序開展的有力保證。
1、要積極探索企業檔案數字化工作的特點和規律，不斷優化數字化工作流程；
2、根據任務需要，適時調整各環節人員比例；
3、應用計算機技術，實施全程監控和自動統計；
4、建立崗位責任製，實行定崗定責；
5、采取有效激勵措施，充分調動工作人員的積極性。
總之，開展企業檔案數字化工作，在企業檔案工作發展中具有重要的意義，它是企業檔案工作內容到形式的一項重大轉折，對企業檔案信息資源作用的發揮，對企業的經營與管理活動都將產生重要影響。
（作者單位：深圳華僑城股份有限公司總裁辦公室）