論企業檔案數字化工作的開展
問題探討
作者：薛曄
隨著企業信息化建設的開展，各種應用軟件、管理係統在辦公中普遍應用，經營與管理活動產生的數據以電子文件的形式存在，數字技術作為整個計算機網絡平台的核心和基礎，已經滲透到了企業經營與管理活動的方方麵麵，改變了企業的工作方式、思維方式、管理方式，也給傳統的檔案管理帶來了巨大的衝擊。用計算機管理各種信息，已是信息化時代發展的必然。建立數字檔案管理機製，通過快速有效的信息交流，實現檔案信息資源的充分共享，檔案工作的數字化及信息化管理勢在必行。
一、企業檔案數字化管理的含義
企業檔案數字化管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，通過檔案管理信息化平台，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、傳遞、統計、查閱等日常工作信息化管理，實現檔案的網上瀏覽和遠程查詢、借閱等功能。它的優勢包括以下：第一、擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反複印製資料造成的紙張和人力的浪費。第二、提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，並盡快提供利用。第三、方便利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。隨著信息化時代的到來，文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便於修改、便於複製的特性。電子文件、電子檔案的大量存在，使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為企業提供服務。
二、企業開展檔案數字化工作的要求
企業檔案數字化所要實現的就是為企業的經營和管理服務，他的主要目標是，第一、解決傳統檔案的存儲問題；第二、企業通過創建自身網絡平台，使有效意義的動態鏈接成為可能；第三、加快了信息傳遞速度，提高工作效率，使檔案在更大範圍內提供最大的利用價值。
企業檔案數字化有如下要求：
一、科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化範圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。
二、係統性。在進行檔案信息資源數字化時，隻有係統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯係。
三、企業進行檔案數字化工作的開展
（一）準備階段
檔案數字化工作，不是簡單的檔案掃描轉化問題，而是一項周期長、任務量大、操作複雜的係統工程，在軟件研發、流程設計、標準規範、量化管理等方麵均需要進行相關的論證。
第一、提高檔案信息管理的創新服務意識。
企業領導者的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案數字化工作各級檔案管理部門還應該進一步加強落實，在人力、物力、財力上給予充分的支持。檔案工作者應該充分認識到在網絡信息化條件下檔案數字化工作所麵臨的挑戰，應該加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。
第二、加強檔案人員數字化檔案管理水平。
企業檔案管理部門應該提高職業技能，進一步加強對信息化係統的操作技巧。除熟練掌握檔案專業知識外，還要積極引進精通信息數字技術的專業人才，使之成為檔案數字化管理的堅強後盾。基於此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。
第三、要科學確定企業檔案數字化的範圍。
庫房的全部檔案數字化，是理論上最徹底的數字化方案。事實上，對於庫藏較大的檔案館來說，不可能、也沒有必要全部進行數字化處理。對於哪些應該數字化、哪些不需要數字化、哪些急需數字化、哪些需要數字化但可以緩一緩，應該有一個明確的論證和規劃。
作為企業檔案館應以利用需求為導引，結合公司實際，統籌規劃、分步實施、突出重點、量力而行，優先數字化利用頻率高、具有企業經營與管理特色、最為珍貴的檔案。數字化的根本目的是提供利用，企業檔案數字化的所有工作都應圍繞服務利用展開，如果偏於此，則不利於體現檔案的真正價值，也影響檔案數字化工作效益的發揮。