新時期檔案信息化管理的探討
業務交流
作者：武依然
二十一世紀， 信息化已經成為社會發展的一個重要標誌。隨著信息社會的到來， 信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移。檔案現代化管理和信息化建設， 已經成為檔案工作發展的必然趨勢。
一、檔案管理信息化的必要性
1.檔案管理信息化是必然趨勢。隨著現代科學技術的開展， 特別是計算機管理檔案軟件的開發， 以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術已經在檔案管理係統中廣泛應用。但是從目前實際情況看，作為檔案主管部門的各級檔案局（館）， 由於多種條件的製約， 利用的廣度和深度還不夠。
2.檔案管理信息化更加規範。從管理的角度看，傳統型檔案以手工管理為主，按檔案管理規範的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理.這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異；檔案實行信息化管理，雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理的要求編製成計算機管理程序來實施管理，使檔案管理更加標準、規範。
二、檔案信息化管理的對策
1.明確歸檔範圍。凡作為紙質文件內容應該歸檔的電子文件，都應該歸檔保存，並納入檔案管理範圍。與歸檔紙質文件內容相應或相關的視頻、音頻文件，以及業務數據庫、公務電子郵件、政府網站內容等也應該歸檔保存。
2.統一技術應用標準。應用標準不統一，將給電子文件的集中管理、廣泛使用、長期保存等帶來極大困難。目前，在中央辦公廳牽頭領導下，國家檔案局正同有關部門一起研製電子文件的有關技術標準。在統一技術標準出台之前，各地要盡量使用兼容性強、適應範圍廣的硬件和軟件，以利於將來本地區電子文件同全國統一標準的接軌使用。
3.建立地區電子文件中心，構建立體網絡。各級國家檔案館要積極建立本地區的電子文件中心，通過在線接收、離線接收等方式實現集中統一管理。這種“集中統一”是個相對概念，強調的是在總體上和製度上要管住單位的檔案目錄，並不是把一個單位的全部檔案集中到一起，保管在一處庫房裏，而是在統一領導、統一製度的前提下，分級負責，分庫保存。這樣既有利於維護檔案的完整與安全，又有利於進行科學決策，有助於強化管理，便於檔案的有效利用。實行一體化管理後，各子係統產生了橫向聯係，形成一個多層次、多元化的立體網絡，實現了信息數據庫的相互檢索利用，發揮了信息的整體功能，促進了檔案資料的信息交流和資源共享。