數字檔案館建設對檔案管理體製的影響
問題探討
作者：趙同瑛
關於數字檔案的概念，可以從以下角度來理解它：用二進製編碼的數字方式存儲，處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網絡檢索和服務的檔案網絡信息係統，從數字化檔案資源和服務的角度來講，它是一個電子化信息的倉儲，能夠儲存大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便的訪問它，並獲得這些信息，其信息的儲存和用戶訪問是不受地域限製的。
數字檔案館的建設內容：
（1）按照數字檔案館基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數據和今後一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。
（2）開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理係統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。
（3）全麵推進館藏檔案基礎數據庫建設，優先建立館藏檔案的文件級目錄數據庫，逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數字檔案資源庫群。
（4）應用先進技術和相關管理手段，保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。
（5）運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。
（6）配套建設數字檔案館保障體係，確保數字檔案館係統安全和數字檔案信息安全。
數字檔案館的建設需要實現檔案信息的數字化，檔案管理的現代化，檔案利用的網絡化。數字檔案館的新內容、新方式、新體係，必然對現有的檔案管理體製產生影響。
1、控製為核心的體製設計理念
檔案與其它文獻信息追求的差異在於，檔案內容的涉密性使檔案信息的交流受到了限製，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國過去的檔案管理體製是以控製為核心的設計理念，管理體製的設計重心是如何防止檔案信息的泄密。而數字檔案館建設的最大意義就是要實現管理理念以保管檔案實體為主向以提供檔案服務為核心的轉變，可以借鑒網絡技術實現檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導下實現檔案實體的保管和整理的升級。因此發揮數字檔案館在提供利用方麵的優勢，為廣大檔案利用者提供服務是建設數字檔案館的應有之意，2000年的全國檔案工作會議明確提出：要轉變觀念，改變認識。把檔案館建成“兩個基地，一個中心。”即檔案保存基地，愛國主義教育基地和檔案信息服務中心。時代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術管理轉變為保存、借閱、技術管理、對外開放模式。檔案工作理念的改變，導致了原有的控製為核心體製設計理念的變化。如果檔案工作堅持以保管為主的理念，則失去了建設數字檔案館的意義，另一方麵，數字檔案也使得檔案工作者從傳統的手工管理模式轉向計算機管理模式。
2、基於傳統檔案業務的職能分配方式
原有的檔案館在組織建構上基本立足點都在於現有傳統檔案工作中涉及到的主要問題，檔案工作者已經習慣了被動的工作方式，但隨著數字檔案館建設的來臨和發展，數字檔案館必將使檔案館的各個部門都涉及參與，數字檔案館的建設已不再是單純的技術工作對檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統檔案的歸檔工作一般是在檔案館內部完成的，而數字檔案從現行的業務係統轉移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專門的網絡係統、儲存係統、管理信息係統等硬件環境，以便檢驗、儲存、管理和閱讀數字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個係統的方案設計以及需求分析和係統實現階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術發展為契機從而實現檔案行業在管理理念和運行體製上的重要變革，數字檔案館的建設要求檔案工作者以服務的姿態用數字檔案建設的成果為利用者服務，應該借助數字檔案的環境主動與相關行業係統的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統作風，數字檔案提供利用時，應注意安全保密性，未經批準，任何單位和個人不得複製數字檔案，體製上發生轉變才能保證檔案數字的健康發展，數字檔案館的建設必將使傳統的檔案業務的職能結構發生變化。