3、管理理念的更新
數字檔案管理係統應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能，以及用戶權限管理、係統日誌管理、數據備份與恢複、係統及其數據安全維護等功能。數字檔案管理係統還應當采取必要措施保證館藏數字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數字檔案管理係統功能可以根據信息化發展和檔案管理的要求而有所側重並不斷拓展。
檔案工作不僅僅是整理和保管檔案，檔案館更不僅僅是檔案的一個集中儲存地，工作方式由保管到服務變被動到主動是檔案館價值體現的必然要求，數字檔案館將進一步推動這一理念的實現，用館內儲藏的數據平台為廣大利用者服務，檔案管理體製也要適應這一理念的轉變。也就是要樹立“服務本位”的理念。數字檔案館的建設在對檔案管理係統的開放性提出要求的同時，電子文件的管理方式已經不再沿用傳統紙質文件的管理模式，數字檔案館的建設要求要做好電子文件的歸檔管理工作。數字檔案的歸檔一般有兩種模式：一是將數字檔案拷貝到脫機的載體上，主要利用儲存介質傳輸，這些介質包括光盤和磁盤，移交到檔案室。另一種歸檔方式是通過網絡，各部門將本部門形成的電子文件通過網絡傳輸到檔案室，歸檔後供各個部門在線瀏覽。檔案部門要與電子文件產生和形成中的各個部門保持相關的聯係，及時掌握電子文件形成階段的各類元數據信息，製定與電子檔案保管格式、數據儲存方式、數據管理等工作相關的製度性文件，通過電子簽名、數據加密、數據效驗、儲存備份等方法來保證電子文檔的真實性、完整性、有效性以及可讀性，把好歸檔電子文件的質量關。數字檔案館的建設勢必要打破傳統檔案各部門的結構，在橫向縱向上加強了檔案與各個部門之間的數據交換與共享。
檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價值在於利用，快捷、準確、真實是檔案利用的原則，效益、資源共享是檔案利用的宗旨，數字檔案館正是迎合迅猛發展時代潮流的產物，是高科技和現代檔案管理手段和理念的結晶，為了使檔案工作適應數字檔案館的飛速發展的要求，檔案工作者必須要通過不斷努力和辛勤勞動，相應提高的素質、技能，使檔案用戶通過網絡在任何地點、時間都能得到權限許可的檔案。
（作者單位：中冶賽迪上海工程技術有限公司）