檔案信息資源開發利用的製約因素及對策
學術園地
作者：張建君
著名檔案學家吳寶康教授在《當代我國檔案工作的重要文獻》中指出：“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，為社會服務並同社會的政治、經濟、文化、科學、教育等各方麵緊密聯係起來，實現檔案自身的社會價值。”可見，檔案信息資源的開發利用是檔案工作的根本目的，隻有開發和利用好檔案，才能真正實現其內在價值，使檔案工作永葆活力。
一、當前檔案信息資源開發利用的主要製約因素
1、觀念因素
首先，重藏輕用的傳統檔案管理思想一直影響著檔案部門，使檔案部門從思想到工作強調了保管，而檔案信息的開發利用一直沒有受到足夠的重視。其次，“保密保險、開放危險”的心理，使檔案工作者對開放、傳遞檔案信息顧慮重重。第三，弱競爭意識產生的心理惰性，使相當部分檔案工作者怯於競爭，缺乏社會參與意識，思想跟不上新形勢的變化。對社會、利用者了解少，勢必會限製檔案製約檔案信息的傳遞，不能滿足利用者需求。
2、開發利用人才嚴重不足，理論研究滯後
檔案信息資源的開發利用工作屬於檔案高層次的業務工作，對工作人員的水平、素質、能力有一定高度的要求，否則難以適應這一工作。目前，各檔案館（室）的開發利用人才嚴重不足，工作人員大多應付日常基礎工作，開發層次不夠深，開發項目單一等問題亟待解決。另外，隨著開發利用實踐的不斷發展，其理論研究遠遠落後於開發利用實際。加強開發利用理論的研究，用理論指導實踐並在實踐中進一步完善和發展，形成開發利用工作的良性循環也是當務之急。
3、開發利用服務的手段落後，提供利用的層次較低
就目前而言，有相當一部分檔案館（室）提供服務的手段較陳舊，在調閱檔案時依然采用原始的手工操作方式反複調用原件，導致檔案出現了紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。在檔案管理中依然存在著重保密、輕利用的現象。即使是利用，範圍也很有限，而且利用的方式也很單一，隻有需要者找上門來才提供利用，工作處於一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使檔案的利用價值低，功能越來越弱化。
4、利用者產生檔案信息需求的動力不足
檔案信息需求是檔案信息開發、傳遞賴以產生的直接前提，當前，利用者產生檔案信息需求的動力不足，除因社會檔案意識淡薄外，還在於利用者對檔案部門的認知因素。直至今日，人們對檔案部門的神秘感還依然存在，社會上仍有不少人未真正了解檔案工作，不知道檔案的作用和如何利用檔案解決工作、生活中的實際問題。再加上一些檔案部門的工作不夠主動，使一些利用者的檔案信息需求得不到滿足，即使得到也頗費周折，久而久之，利用者產生心理定勢，即通往檔案信息之門太難，不如另辟蹊徑為妙，這種對檔案部門認識上的障礙，使利用者的檔案信息需求有時在萌芽孕育狀態就夭折了。
二、促進檔案信息資源開發利用的對策
1、正視現實，更新觀念
觀念是行動的先導，要有效地實現檔案的開發利用，首先必須改變傳統的檔案管理思維方式，樹立全新的觀念。
（1）主動服務觀念。隻有樹立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動，從而使檔案部門在檔案開發利用中發揮應有的作用。
（2）開放觀念。檔案工作來源於社會服務於社會，檔案部門隻有從封閉走向開放，麵向社會，參與了解社會，才能增強應變能力，有效地開發利用檔案信息。因此，必須緊緊圍繞中心工作及當前社會需求來選題，隻有找準人們普遍關注的熱點、焦點來組織檔案信息向社會開放、為人們提供利用，才能在社會上產生較大影響和轟動，帶來好的社會效益和經濟效益。
（3）競爭觀念。現代社會是競爭的社會，檔案工作者必須增強憂患意識，才能產生“時不我待”的緊迫感，從而產生開發提供檔案信息的強大動力。