人事檔案在高校人事工資管理中的應用
工作園地
作者：丁靈濛
高校人事檔案是高校人才的信息庫，由高校人事部門統一記錄、管理，以備考查利用，是實施工資製度改革的基礎，是高校組織人事工作的重要環節。充分應用高校人事檔案，使其有效輔助高校人事工資的管理工作，是一個值得關注的重要議題。
1高校人事檔案的作用與功能
1.1個人信息的記錄與保存。高校人事檔案是高校的人才信息庫，為高校的人事管理工作提供了高校內部各級員工信息的詳細記錄並將其進行保存，包括內部員工的家庭背景、升學經曆、職稱及工資待遇、個人懲獎經曆等，不僅為高校職稱的評定和行政職務的任命提供依據，也在人事工資管理中起到重要作用，其各級員工的工資曆史數據為工資調整提供了依據。
1.2個人身份和能力的證明。人事檔案為高校招聘工作提供了應聘人員的個人身份和能力證明。高校招聘員工通過筆試和麵試之後，再通過人事檔案對應聘人員作進一步了解，並確認其之前提供的信息的準確性，使招聘的選擇經得起曆史的檢驗。
另外，各高校在幹部選拔和工資調整方麵，為了保證幹部選拔和工資調整的公平公正和準確性，工作人員需查閱相關員工的人事檔案進行核對和確認，避免記憶誤差或個別教職工為自身利益上報虛假信息的情況，同時使工作人員能夠及時發現並糾正錯誤的信息。
1.3高校內部各級工作人員工作期間基礎材料的生成。高校內部各級工作人員在校工作時期的個人年度考核狀況、工作崗位變化、科研成果的統計、工資調整等相關信息的記錄，最終由人事部門工作人員統計歸入員工的人事檔案。因此，人事檔案中包括了高校內部各級工作人員工作期間基礎材料的生成，它與每個員工的自身利益密切相關。一旦記錄出現差錯，就會損害員工的利益，引起員工的不滿，嚴重影響員工的工作積極性。高校是否認真準確地整理和保存員工的基礎材料並歸入人事檔案，體現了高校是否充分尊重了內部各級工作人員的勞動成果，雖然看似簡單，卻十分重要和關鍵。
1.4高校人事關係調動的依據。當高校內部工作人員要調動到其他單位時，接收單位就要依據其人事檔案中反映的工作經曆和工作表現來進一步評估員工的職位和工資待遇。如果沒有人事檔案提供的個人曆史記錄材料，就無法給接收單位一個客觀準確的表現證明。
2高校人事工資管理中人事檔案管理應用存在的問題
2.1製度不完善，管理不規範。當前我國高校人事檔案管理製度仍然不太完善。許多高校對於人事檔案材料收集製度、人事檔案查閱製度、人事檔案歸檔製度、人事檔案保管與保密製度等方麵缺乏係統全麵的規定。導致人事檔案材料的收集、歸檔、轉檔等環節，缺乏可遵守的製度。同時，許多高校並未明確人事檔案管理人員的崗位職責和懲獎方案。以上因素使得人事檔案管理人員容易出現做事粗糙、不規範，最終導致檔案材料缺漏丟失、被更改的情況。這些會導致工資套改的準確性，顯失公平。
2.2人事檔案管理人員配備不足，專業素質普遍偏低。人事工資管理中應用人事檔案的環節是一項重要且繁瑣的工作，需要具備一定的專業能力和充分的時間精力才能保質保量地完成，然而，目前許多高校都麵臨著檔案管理人員配備不足，這一環節的工作崗位往往由其他崗位的工作人員兼任，由於是兼任，管理人員的相關專業的素質往往偏低，工作效率低下，從而降低了高校人事工資管理的效率，阻礙了高校人事製度改革的進程。
2.3相關工作人員缺乏對工作重要性的認識。由於許多高校從上至下都沒有充分認識到人事檔案管理工作的重要性和專業性，往往認為人事工資管理中的人事檔案應用是一項基礎重複甚至形式化的工作，與高校的發展關聯度低。因此，相關工作人員往往隻在人事工資管理出現工資調整等工作，需要用到人事檔案時再臨時去查閱和整理檔案材料，沒有形成定期的有計劃的檔案管理程序。然而，隨著高校規模的擴大，高校內部工作人員的數量也不斷增長，人事關係流動性增強，人事工資管理中檔案管理應用的工作量也越來越多，越來越繁複，這種缺乏計劃和責任的管理方式，往往容易導致檔案材料缺失、信息錯誤失真等問題。高校人事工資管理中的人事檔案應用管理的相關工作人員的工作專業性、責任心滯後於高校整體規模的發展，對於高校的行政管理效率的提升、管理製度化的發展帶來了阻礙。
2.4人事檔案管理信息化程度低。隨著信息管理係統的開發、應用與升級，高校普遍開展了信息化建設，通過建立數據庫來提升行政管理的效率。然而，目前有半數以上的高校沒有建立高校人事檔案信息數據庫，大量的人事檔案仍以紙質檔案的形式進行保管，沒有掃描成電子檔案，查閱、核對等過程也是手工操作。這種傳統的檔案保存方式使人事工資管理中人事檔案的應用效率仍停留在信息化時代之前的階段，落後於現代化的信息管理水平，阻礙了檔案信息在人事工資管理中的開發和利用。