建立企業名人檔案應注意的幾個問題
工作園地
作者：蘇梅
1企業名人檔案的管理現狀
近年來，企業名人檔案的征集、管理和開發利用工作引起了一些省、市、縣綜合檔案館的重視，取得了初步成效，對搶救曆史檔案，建設具有地方特色的館藏結構、發揮檔案館的愛國主義教育基地功能、促進“兩個文明”建設產生了積極作用。企業名人檔案具有分散性、保密性、珍貴性、增補性等特點。長期以來，受檔案工作發展水平和個人保管條件的影響，中原油田著名人物檔案基本上處於無人顧及的原始狀態，許多珍貴檔案材料因年代久遠、石油隊伍轉戰祖國各大油田野外作業，流動性大，工作、生活條件艱苦等原因而散失和損毀，造成了無法挽回的損失。
2建立企業名人檔案應注意的問題
2.1明確建檔對象。油田建立名人檔案，選擇好建檔對象至關重要。它不但影響材料收集、整理的成效，而且關係到所建名人檔案的價值和意義。為此，在確定建檔對象時，首先要注意選定的名人要有一定的代表性和較高的知名度，應是在石油、石化係統或河南省具有重要影響和突出成就的人員;其次，在選擇名人時，目光要長遠一些，不要有短視行為，在關注名人的知名度的同時，更要看他的成就能否經受住曆史的考驗。綜合以上幾方麵的因素，筆者認為，油田名人檔案建檔對象應從以下幾方麵的人員中確定：油田成立以來的副局級以上領導;榮獲“省級勞模”以上榮譽稱號的先進模範人物、燃化部勞動模範、石油部勞動模範、能源部勞動模範、中國石油天然氣總公司勞動模範、中國石化集團公司勞動模範等;革命烈士;經國務院批準享受“政府特殊津貼”有特殊貢獻的科技專家;曾經出席過全國“黨代會”、“人代會”的代表;油田在全國具有典型意義的先進單位的主要負責人;其他方麵在全國、全係統具有一定影響和知名度的油田人物。
2.2明確歸檔範圍。綜合地方檔案館建立名人檔案的做法，筆者認為，著名人物檔案材料應是能集中反映名人在一生中的政治思想、學識水平、工作業績、科研成果等各方麵情況的各種載體形式的文件材料。具體應包括書表、證件、自傳性材料、任免獎懲性材料、文件材料、社會評價材料、通訊材料、聲像材料及其他對本人有價值的材料等九個方麵的內容。應特別指出的是，不同領域、不同時期、不同行業的著名人物，由於各自的工作崗位、工作性質、社會環境不同，他們所形成的檔案材料的特點也會有所不同。因此，我們應根據不同著名人物的身份特點，製定具體的歸檔範圍。
2.3名人檔案的整理。
2.3.1整理內容。主要包括：分類、保管單位的組織和排列、編目。對收集來的著名人物檔案材料經分類後，除特殊檔案材料（錄音、錄像、實物等）外，凡呈散狀的檔案材料均應組成保管單位。保管單位用檔案盒裝好，盒要結實美觀，容量大，有些小的實物（獎章、證章）也可裝進去，不易丟失，也便於編目統計。一盒一個保管單位，一人一盒或數盒。根據材料的厚薄，一組或數組有機聯係的文件材料形成一個保管單位。個人照片少時，可貼在紙上隨其他有聯係的文件材料歸在一起，多時裝在專門的照片檔案冊中保管。
2.3.2排列順序。個人材料的排列順序：簡曆傳記材料;個人創作（成果）材料;評價材料;獎勵材料;其他材料等。保管單位（盒）內的順序為，盒內文件材料目錄在上，文件材料在中，備考表在下。保管單位內的文件材料采取裝訂與不裝訂兩種形式。凡呈散狀的檔案材料，如履曆表、自傳、創作手稿等必須裝訂，證書、正式出版的圖書不需裝訂。
2.3.3編目內容。著名人物檔案保管單位的編目內容分為：編製頁號、件號，保管單位順序號、保管單位內文件材料目錄和備考表、保管單位封麵和脊麵、保管單位目錄簿。編製頁號，應限於裝訂單位（件）以內，各件之間的頁號不相接。件號，一般限於各大類以內，各類之間的件號不相接。保管單位封麵填寫著名人物姓名和題名。脊麵包括著名人物姓名、全宗號、分類號、保管單位（盒）號。個人全宗內屬於特殊載體檔案的保管單位可根據其形式特點編號。按照國家有關規定整理，保管時可和文字材料組成的保管單位排列在一起，也可專櫃存放，但檔號必須填寫清楚，以利查找。保管單位目錄可包含著名人物檔案名簿（全宗名冊）內。著名人物檔案名簿采取活頁式登記簿，一人一個全宗。填寫內容包括全宗號、分類號、保管單位順序號、題名、存放位置或櫃架號、備注。著名人物檔案全部永久保管。