1、強化檔案信息資源共享的意識
要實現行業內檔案資源共享，不是個別企業的行為，甚至不是哪一個區域企業的行為。它涉及一些大專院校、科研、設計、施工、生產企業和專業檔案館及個人的合作問題；涉及著作權、知識產權、商業秘密；涉及各方麵的近期和遠期的利益。因此，從某種意義上來說，改變人們長期對檔案資源的封密和占有的觀念，強化檔案信息資源共建共享的意識，是實行檔案信息資源共建共享的必要前提。
2、建立行業的檔案信息資源協調組織
由協調組織出麵，會同院校、科研、設計、施工、生產等檔案館、室的負責人，協商統一管理工作；采取集中統一的原則，實行行業化管理，建立網絡係統，形成有機整體，使共建共享在組織上有保障；製定發展規劃、實施方案和共建共享章程，同時規定所有成員的權利和義務；運用經濟手段平衡大小檔案室的利益，調動各成員的積極性，各成員可以以室藏量、質量和技術含量等為依據，定期向協調組織繳納一定數額的經費；在協調組織的統一管理下建立館、室間互相借閱的製度和規定借閱範圍，方便各成員對館、室的使用，並提供必要的技術谘詢。
3、建立檔案工作標準化體係
檔案信息資源標準化，是共建共享的基本條件。要實現共建共享就要建立強製的、全麵的工作標準化體係，實行統一分類和編目，健全檢索體係。首先，要編製企業全宗介紹、重大項目介紹、重點工程介紹和其他專題介紹，特別是要編製專題目錄和專題介紹，方便使用者清楚地了解檔案信息的比較準確的內容；其次，建立相應的網絡平台，也可以利用企業辦公網以及其他內部網站，為共建共享的試行及實施打下堅實的基礎。
4、實現檔案信息資源共建共享的模式
檔案信息資源共建共享模式有三種。①集中型，指在本係統內對所有企業檔案室的檔案資源進行集中管理。所有檢索目錄共享，了解檔案信息後利用互聯網或者其他方法查閱檔案。例如：淮北礦業集團以及其他集團型大企業的檔案室實行共建共享。行業型是集中管理本地區同行業的檔案資源，或者是案卷目錄和專題目錄業內共享，在了解檔案信息後，商討查閱檔案的方法。例如：對一個城市所有的建設施工企業的檔案室實行共建共享。網絡型指將本地區或更大範圍內的行業檔案室進行集中管理，對分類目錄、案卷目錄、專題目錄實行共享，做到能了解基本的信息源，再解決查檔案的方法。例如：把本地區的大專院校、科研、設計、施工、生產等企、事業單位和城建檔案館聯合起來，實行共建共享。
總之，隨著社會的發展，隻靠企業內的檔案信息資源不能滿足使用者的需求。除了做好檔案信息資源的開發利用工作外，行業內檔案信息資源共建共享也是促進科技發展的必要手段之一。
參考文獻
①馬費成 等：《信息管理學基礎》，武漢大學出版社，2000：104
（作者：淮北礦業集團工程建設有限責任公司館員）
責編：葉水茂