對行業檔案信息資源共建共享的思考
政工園地
作者：段中民
檔案是保存起來以備查考的原始記錄。那麼檔案信息資源便可以理解為“人們在科研、生產經營活動、文化活動和其他一切活動中所產生的成果和各種原始記錄，以及對這些成果和原始記錄加工整理所得的成品”。①將檔案信息資源整合、分類，並在本行業（如煤炭、冶金、建築等）以及本係統（一個企業或幾個企業）內聯合起來，實行整體規劃、宏觀管理、橫向聯合、分工協作，並根據檔案資源的布局和專業性質等情況，將檔案資源劃分成若幹屬類；根據使用者的不同要求來編製各個門類的專題目錄，為檔案信息資源的共建、共享提供便捷性和可行性。
一、行業檔案室實行檔案資源共享的必要性
1、檔案室建設與經濟發展的速度不同步
雖然經濟建設發展迅速，但企業在檔案室建設中的投資仍然較少，這樣就必然製約了檔案室的建設和發展，使檔案信息資源僅局限在本企業內，不能滿足企業發展的要求，並且供需矛盾不斷加劇。客觀形勢改變主觀認識，資源共享成為亟待解決的課題。所以，為了充分開發、利用檔案信息資源，必須加強檔案室（館）合作；分類采集，合理布局，走檔案信息資源共享的道路。
2、行業內各企業的專業性質大致相同，但各有各的特點，所存檔案各有側重，互通有無已成為必要
一個企業檔案室的檔案信息可能比較豐富，但由於各個企業性質不同，專業有別，所保存檔案的類別和內容也不盡相同，各有自己的重點；又因為各企業的曆史和經曆不同，檔案內容的差別也很大，如設計院和工程建設企業、各生產企業，城建檔案館和專業院校，他們所存的檔案都有自己明顯的特點。如果建立檔案信息資源共享，不但能解決一些專業院校及小企業、新企業在教學、科研、設計、施工、生產等方麵在本企業檔案室無法得到滿足的問題，還能借助其他館、室增加互相學習和交流的機會。尤其是一些設計和施工企業，不可能在短期同時涉及到新的項目、新的技術或其他亟待解決的問題時，而檔案信息資源共享卻能較大限度地滿足這些需求。所以，行業內檔案信息資源共享勢在必行，它不僅能使更多的科研、設計、施工、生產企業和技術人員受益，還可以節約經費，充分利用和發揮檔案資源的作用。
3、“封密式”檔案室造成大量的檔案信息資源浪費
在建築行業內，不僅各大專院校、設計企業，而且施工、生產企業也同樣設有檔案室、資料室。他們的檔案來源於本企業的工作經曆，多為工作和實踐的記錄，因此，受到本企業的規模、發展曆史以及專業的限製，檔案資源的類別和內容不全麵。另一方麵是各檔案室、資料室的室存檔案和資料重複，甚至過期、無保存價值的案卷也沒有銷毀。這樣，一方麵造成重複和浪費，另一方麵一些案卷長期滯架，無人問津。共建共享就可免除這些不必要的浪費，既節約人力、物力，又省去不少庫房和櫃架，檔案資源也能得到充分利用，又使企業之間增強了合作，互惠共贏。
二、實現行業內檔案室資源共享的對策