4. 利用先進手段對人事檔案進行現代化管理
隨著網絡時代的到來和網絡技術的不斷提高，傳統的手工檔案管理模式越來越滯後於時代發展的需要。在手工檔案管理時代，人事檔案資料大多以紙張為主，需要占用一定麵積的保管空間，而且對保管環境的要求也比較高，潮濕、悶熱的環境都可能造成紙質資料的受損。而且在紙質材料收集和整理過程中，也會出現資料的破損甚至丟失的狀況。另外，紙質材料借閱和查詢起來非常麻煩，檔案資料利用成本高。當前的人事檔案管理已經步入了自動化、網絡化的時代，利用計算機，檔案管理人員可以將海量的資料存入電腦，建立數據化的檔案資料。單位要為檔案管理人員配置數碼照相和掃描等儀器，方便檔案管理人員迅速及時的處理檔案資料，不僅能提高工作效率，也會大大減輕檔案人員的工作強度。當然，網絡是把雙刃劍，在給檔案工作帶來巨大便利的同時，也使得檔案工作麵臨巨大的不安全狀況。有的檔案管理人員缺乏必要的網絡安全意識，也不懂得如何對人事檔案資料進行加密和保護，造成一些重要的檔案資料泄露，給個人和單位帶來安全威脅；有的檔案管理人員工作責任性不強，由於操作不當或者版本問題，造成大量電子資料無法閱讀。因此需要組織建立完善的檔案使用製度，對重要電子資料進行保密存放，給專門檔案管理人員配置密碼和權限，其他人未經許可不允許接觸裝有人事檔案資料的電腦。
5. 創新服務方式，構建信息化平台
雖然很多單位都使用了組織人事信息管理係統，人事檔案實現了信息化管理，但由於人事檔案信息管理係統是不允許接入公共網絡的，隻是在組織人事部門內部進行數據共享，其他人員和部門無法登錄也禁止訪問，使人事檔案信息管理係統成為信息孤島，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務方式。為推進人事檔案工作向“資源建設型”、“服務網絡型”、“開發利用型”轉變，必須加快人事檔案信息網絡化步伐，以實現網絡化為切入點，建立檔案信息數據庫和管理係統，建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數據庫，實現信息的海量存儲、長期積累和有效更新，並保持檔案的動態性。同時創新服務方式，通過網絡建立統一的信息交換與共享平台，讓每個部門定期將檔案信息進行上傳，由係統的管理員對各個學校分散的檔案資源係統進行優化組合，利用網絡平台使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實現人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全麵服務。
6. 結束語
人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務型社會建設的今天，我們要充分發揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發展的最前沿，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障，促進人力資源健康、和諧的發展。
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