人事檔案管理在人力資源管理中的作用
政府與公共管理
作者：張嶺
摘要：人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，與其關係十分密切，是一個單位或者組織選拔人才、識別人才的重要依據，為人力資源管理提供著強有力的保障。近年來，隨著人力資源管理的發展，人事檔案管理的作用開始被人們所忽視，不僅是企業，甚至國家機關和事業單位的人事檔案管理工作都存在著諸多問題，製約了人事檔案管理功能的發揮。鑒於此，本文對人事檔案在人力資源管理中的作用進行了探討，以期對相關從業人員有所借鑒意義。
關鍵詞：人事檔案 人力資源管理 計算機
人事檔案是企事業單位、國家機關在人事管理活動中形成的用來記述和反映個人工作表現、個人經曆的一些文字資料和其他形式的記錄。人事檔案是以單個個體為單位進行集體收集和保存起來的，具有機密性和動態性，是單位全麵考核人才、進行職位晉升的重要依據。人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，人力資源管理是指在人本思想指導下，運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調配，對組織內外相關人力資源進行有效運用，使人力、物力能夠保持最佳的比例滿足組織當前及未來發展的需要，從而能夠更好地實現組織的目標。人力資源管理的目的是優化資源配置，知人善任，將員工分配到合適的崗位上去，這個過程中不僅需要尊重和重視人才，更需要了解和熟悉人才，除了對人才的當前表現進行考核和評價之外，也需要對人才的過往經曆和工作表現進行全方位的了解，而這離不開人事檔案的信息支持和共享，科學的、有效的人事檔案管理可以幫助組織進行人力資源的優化配置。組織在進行人力資源配置時，可以充分根據人才的專業、能力和特點，使其從事最適合的工作崗位，並促使人才在不同的部門、崗位和組織之內進行合理的流動，促進組織單位的迅速發展。另外，通過對人事檔案的分析和了解，有助於組織了解本單位人才總體的狀態，結合組織未來發展的實際需要，製定科學、合理的人才需求計劃和招聘標準。可見人事檔案工作的成效直接影響到組織人力資源管理的效率。目前，由於各方麵因素的影響，我國傳統的人事檔案管理滯後於經濟社會的發展和現代人力資源管理的需求，人事檔案管理工作改革勢在必行。
1. 創新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權
人事檔案是人才信息資源的載體，其主要目的是服務組織、服務社會大眾，提高其利用價值。人事檔案中的很多信息和材料都是由個人來填寫和簽名的，這些信息屬於公開的信息資源，應該取之於民、用之於民。但是，為了保證人事檔案信息的機密性，現行的人事檔案管理製度規定任何個人不得查閱與本人有關的人事檔案信息資料。因此，長期以來人事檔案一直處於比較神秘的地位，盡管每個人都參與了人事檔案的建檔工作，但大多數人對人事檔案的價值和作用是陌生的，這也是社會上很多“死檔”現象發生的主要原因。隨著社會發展和進步，以及公民知情權的不斷提高，現代人對人事檔案的信息需求不斷增加，對於人事檔案管理者而言，要樹立現代社會的檔案服務意識，拿捏好人事檔案適度公開和機密安全的尺度，一方麵向本人或者組織適當公開人事檔案信息，提高檔案信息的流動性，提升人事檔案的價值。例如個人的學曆層次、黨齡、職務、年齡等資料都可以進行公開。另一方麵，也要保護好組織和個人的檔案隱私權，例如組織對個人的處分、考察等資料，以及個人身體狀況的隱私要絕對保密。
2. 加強人事檔案的時效性、完整性和真實性
人事檔案是單位在長期的人事管理活動中形成的、能夠反映人才個人情況、工作表現、德能勤績等諸多方麵的內容。人事檔案資料要具備完整性，不然就無法從檔案信息中來了解人才的能力、特點和工作表現等事項。然而，在一些機關事業單位中，人事檔案資料過於簡單，有時隻有員工的一些基本資料，例如姓名性別、籍貫住址、學曆層次、工作經曆、家庭成員等資料，缺乏最主要的對工作業績和工作表現的描述，這樣的人事檔案價值大打折扣，對人力資源管理的作用式微，也無法成為選拔和任用人才的重要依舊。因此，需要人事檔案部門加大對檔案資料的補充，建立完善的檔案資料搜集、登記和整理製度，將散落在各部門的、有價值的額檔案資料及時收集起來，保證檔案資料的完整性。同時要加大對檔案資料的審核力度，如果人事檔案資料不真實，將無疑是廢紙一堆，不僅起不到優化人力資源的作用，反而會降低人才配置效率。而且越是年代久遠的檔案資料，失真的可能性就越大，因此人事檔案工作者要提高檔案資料收集的效率，及時更新個人材料，增加近期人員培訓和績效表現的材料。還要加大對檔案內容的清查，去除一些虛假的、過時的材料，以方便一個人的全部實際情況能夠及時、準確地被人力資源管理部門了解和認識。
3. 提高檔案管理人員的素質
人事檔案管理是一個專業性很強的工作，需要檔案工作人員具備較高的政治素質、紮實的專業知識、踏實的工作作風。因此，必須加強人事檔案人員隊伍的思想建設和業務建設，而且隨著互聯網的發展和普及，計算機和網絡技術在人事檔案工作中的應用十分廣泛，新的檔案管理方式也不斷湧現，人事檔案從業者要熟練掌握計算機技術，熟悉網絡環境下如何進行人事檔案資料的收集、整理以及保密工作。這些都對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰。一方麵，需要檔案從業者提高服務意識，改變坐等上門的傳統思維，積極與各部門溝通和聯係，提高各部門對人事檔案工作重要性的認識，及時、完整的獲得各種有效人事檔案信息；另一方麵，單位要加大對檔案從業人員的培訓，提高人事檔案管理工作人員的綜合素養，不斷充實有經驗、責任心強的高素質人才到檔案管理隊伍中，特別是要重點招聘一些懂得數據係統開發、設計和分析的人才，使得檔案管理工作走向網絡化、標準化的道路；同時加強對現有檔案從業人員的培訓力度，提高其檔案管理的專業知識和技能，可以請一些檔案管理的專家來講座，可以建立“一幫一”的幫扶製度，讓有經驗的老員工指導新入職的員工，也可以選派學習能力強的檔案從業人員到高校檔案管理專業進行深造，最終使人事檔案工作為人力資源管理和為高層的決策提供更好的服務。