為管理方便，該校以學生學號作為學生身份的識別碼。隻要確認了每筆貸款對應的學生學號，貸款就被確認。助學貸款從收費管理角度看可分五個環節：確認貸款學生學號 抵貸款人學宿費 有剩餘，給學生退款整理銀行到賬單交核算科入賬助學貸款明細表，以備存檔。這其中最關鍵的環節是確認貸款學生學號，因為學號如同學生的身份，在高校是唯一的識別碼，確認了學號，也就確認了該生的貸款，如果貸款學生學號有誤，此環節以後的工作都是徒勞，因此必須確保學號的正確性。
由於非支付寶形式的助學貸款與支付寶形式的助學貸款情況更為複雜，因此以非支付寶形式為例介紹具體操作流程，非支付寶形式參照其中部分流程執行即可。
根據助學貸款財務管理目標，大多數高校目前的做法是通過以上流程逐個核實學生學號，再將確認後的貸款逐個錄入學生收費管理係統，如果貸款金額有剩餘，則需要逐個通知貸款學生零星退費。這樣的做法主要有兩個方麵的缺陷：一是由於大量的人工幹預不僅效率比較低下，而且出錯幾率比較大；二是收費管理部門和核算部門麵臨繁重的入賬和退費工作。
三、助學貸款財務管理流程的優化
基於以上問題，筆者將數據庫分析的方法融入現有管理流程，將助學貸款的確認和退費工作由逐個處理改進為批量化處理。具體做法如下：
（一）從高校開戶銀行獲取貸款到賬單，確認貸款學生學號
該階段需要的相關資料是高校學生收費管理係統信息、貸款銀行到賬單，學生處提供的貸款合同明細單。由於到達本校的助學信用貸款中存在財務獨立於本校的二級學院學生的貸款，因此確認過程中要注意本校學生和二級學院學生重名的情況。具體操作如下。
1.初步確認學號
在高校收費管理係統中確認貸款學生的學號：如果該生在學生收費管理係統中是唯一的，則直接確認該生學號；如果該生有重名或者是不存在，需在學生處提供的學生貸款申請合同明細單中確認學生的學院和專業，如果是本校學生則根據學院和專業確認其學號，如果不是，則根據申請合同中所提供的學校進行分類管理。將初步確認學號的貸款學生登記成表——學生貸款登記表1。
2.審核確認學號
由於學號的確認至關重要，因此有必要對所確認學號進行進一步的審核。河北省某校的做法是：從收費管理係統中導出所有在校生的學號和姓名形成學號姓名表，其中有重名的學生姓名隻出現一次，該表記錄在校生的重名次數，這樣將學生貸款登記表1和學號姓名表以姓名為關鍵字進行連接生成新表——學生貸款登記表2，如果某姓名重名次數為1（表示該姓名隻出現一次，也就是沒有重名的情況），將兩個表中的學號進行比較，若一致，說明所確認學號無誤，若不一致，則需核對相關信息比如學生貸款登記表中登記的學生姓名是否有誤等以便確認該生學號；如果重名次數大於1（表示該姓名至少出現兩次，也就是至少有兩個人的名字是一樣的），則通過該生有重名或者是不存在的情況再次核對一下即可，以確保貸款學生學號的正確性。
3.特殊情況處理
這裏的特殊情況指的是本校沒有重名的學生和二級學院的學生重名。如果出現這種情況，按照前兩步的方法是無法排除的，因此，必須采取相應措施。其方法是：將經過前兩步處理的學生貸款登記表2和學生處提供的貸款合同明細單中的二級學院的學生表按照姓名進行連接檢驗，如果二級學院的學生姓名出現在貸款登記表中並且該學生在本校沒有重名，必須將該生的貸款到賬單與學生處的貸款合同明細表再次進行核對，根據生源地等信息確認該生是本校學生還是二級學院學生，根據相關信息更新學生貸款登記表2。
（二）繳納貸款人教材費、學費和住宿費
將收費管理係統的數據更新至最新，將該係統中所有學生的繳費情況導出形成繳費情況表，字段包括學號、姓名、學院、專業、實繳數、欠繳數（該數據可分成若幹年度欠繳數）；然後將學生貸款登記表2和該導出表以學號為關鍵字進行連接，生成新表——某某年助學貸款登記明細表，字段包括導出表所有字段及學生貸款登記表中的貸款金額及生源地信息。通過貸款人實繳數、欠繳數和貸款金額確定該生本次實繳數（按年級分為若幹字段）和退款數。（下轉第120頁）（上接第116頁）最後根據本次實繳數導入學生收費管理係統，完成助學貸款繳費環節。