從負責相關審批手續的管理層來看，他們有大量的日常業務需要審批，如采購、出差、借款、資金審批等。手工審批中各環節都需要手工簽字才能逐步走到下一個環節，而利用電子化報銷流程則可以把管理和財務的職能進行區分，作為管理層主要是關心該事務允不允許發生，允許發生多少，而財務的職能則需要判斷該事務發生的憑證（發票）是真的還是假的，是不是超過財務報銷的標準。所以在電子化流程下，電子單據和紙質憑證分別走各自的流程，管理層以電子單據填入的數據作為審批依據進行快速審批，不用在紙質憑證上審批，紙質憑證由財務審核即可，這樣可以支持領導遠程審批。按此流程操作，既可以突破時間和空間的限製，提高費用報銷效率，又可以規範費用報銷流程，實現費用的有效控製。
因此，通過對各項財務、業務工作流程的全麵梳理，確定係統優化設計的主要工作是將預算、審批、報賬、核算、監督、查詢等各項財務流程有機地整合起來，重點是在原係統基礎上增加以下功能：電子審批、來款登記、借還款、預約報賬、預算與核算有效對接等。
（二）設計表單
針對學校財務報銷流程的特點，係統設置各類標準單據，覆蓋學校各項業務需求。表單設計力求做到簡便規範，高效靈活。在財務管理係統中，主要可設計以下電子表單：
1.針對學校內部使用的單據。（1）“借款單”、“借款報銷單”：主要用於學校內部的借款及借款報銷流程。（2）“費用報銷單”：主要用於學校內部費用支付的直接報銷流程。
2.針對學校外部使用的單據。“付款單”：主要用於學校外部費用支付的付款流程。
（三）設計業務申請、審批流程
1.報賬申請
在發生報賬業務時，業務經辦人首先需要在係統中填寫業務申請單，按照預先設定的單據格式填寫相應內容，在填寫申請單時，係統自動獲取該業務的預算總金額、目前實際累計發生額以及預算餘額等數據，提供預警和多種控製方法。
填寫完畢後，可按“流轉”按鈕提交單據進入流程。係統自動根據業務類別提示本單據相關流程環節和責任人。
2.報賬審批
學校各級領導可在電子流程中對單據進行審批，審批責任人可以對審批單據做“通過、退回、加簽”等操作。
（四）設計財務審核、付款、記賬流程
財務相關崗位可在流程中進行財務審核、付款、記賬等財務操作。係統可以自動生成記賬憑證及進行會計確認等，這將大幅度減少財務人員的重複工作，提高工作效率和工作質量。
1.財務人員在對紙質單據核實確認後，在電子流程中完成“財務審核”環節，然後批量生成記賬憑證。財務人員也可以通過手工方式增加新的憑證，以解決規則外的憑證生成。
2.財務人員對生成的憑證進行複核，確保生成憑證的正確性並可對憑證內容進行修改。
3.財務人員根據預約的結算方式進行付款。現金結算方式下，報賬人到出納窗口領取現金；非現金結算方式下，財務人員將賬款直接打到報賬人銀行卡上，並設置短信通知。
4.財務人員可通過記賬、報表等功能形成核算需要的各種文件。