對學校財務管理係統優化設計的探討
審計廣角
作者：陳愛萍 沈新華 謝鵬
【摘 要】 文章基於學校財務管理工作的實踐，在分析原有財務管理係統特點、全麵梳理財務流程的基礎上，對學校財務管理係統的優化設計問題進行了探討，提出了優化、改進的思路與流程，闡述了係統的功能，對完善財務管理工作具有很強的現實意義。
【關鍵詞】 預算管理； 財務報銷； 會計核算； 財務流程； 財務管理係統
中圖分類號：G475；F232 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）12-0110-02
一、背景簡介
筆者所在的學校近年來一直致力於財務管理、預算管理工作的研究與探索，前幾年通過全校統一思想、共同努力，在學校預算管理信息化方麵取得了突破性進展，做到了將預算申報與審核、預算執行與控製、預算分析與考核等方麵的工作流程都固化到係統中，通過校內網讓財務部門和業務部門能實時、清晰地了解預算下達及執行的情況，從而能方便地實現“無預算不開支，有預算不超支”的預算管理目標。但是，由於該預算係統與會計賬務係統是兩個不相關聯的係統，信息尚不能共享，在實際運行過程中，存在以下兩方麵的問題：一是兩個係統的信息可能由於報賬時間、用款額度、預借款、托收等原因存在著不一致的現象；二是需要在兩個係統中登記、記賬，客觀上增加了工作量。由於以上問題，兩個係統存在的信息“孤島”現象，仍然影響財務核算與管理的質量。
基於此，學校在以往預算管理係統的基礎上，繼續探討係統優化的問題，設計開發出將現有預算係統與會計賬務係統相融合的軟件係統，從而實現預算管理與會計核算的信息集成。本文從學校財務管理工作的實踐出發，對如何利用網絡平台來優化提升學校財務管理係統進行探討與闡述。
二、學校財務管理係統優化設計理念
係統設計理念是係統的靈魂和精髓，基於目前現狀，學校財務管理係統的設計應定位為：技術先進、安全第一、以人為本、信息共享。係統設計的理念是：在校園網環境下，結合原有財務管理的現實基礎，以“網絡報銷”為設計主線，將預算、審批、報銷、核算、查詢等流程關聯起來，在不改變現有會計準則的前提下，以信息化、電子化為手段，實現業務辦理簡單化、單據填寫規範化、業務審批流程化、財務製單自動化、付款方式電子化的目標，創建一種新型的財務報銷與預算控製係統。
三、學校財務管理係統的具體設計思路
（一）梳理財務流程
對工作流程的梳理與設定直接影響到係統的功能與使用，對係統設計有著重要影響。財務流程主要包括財務預算、財務審批、會計核算、會計監督和信息查詢等。原先的係統主要是解決了財務預算流程中的預算申報與審核、項目與額度控製、彙總分析等問題，其他財務流程大多仍是手工方式處理，各流程之間信息不能實時共享。在手工審批情況下，費用審批人員在審批單據的時候，無法及時了解各部門已經花了多少錢、還剩多少預算餘額、實際如何使用等。部門與部門之間無法進行充分的信息共享，導致很多重複性的工作。此外，手工審批受人為因素影響較大，很多管理製度不能有效執行，因為職工每天的工作很多，不能指望職工記住很多管理製度來進行人為判斷，因此，有必要通過優化係統設計，將預算、審批、核算、監督、查詢等各項工作流程固化下來，每項業務按規定的流程規則運轉，參與業務的人無需記憶各種複雜的流轉規則，從而避免人為因素產生的不規範及低效率。