迷你雲：學校無紙化辦公數據管理的利器
環境構建
作者：王芳
針對學校目前無紙化辦公現狀，應用“迷你雲”將改善現狀，分別從簡便性、可操性、優越性等方麵闡述“迷你雲”應用給學校無紙化辦公數據管理帶來的益處及可行性。
現如今“雲”絕對是一個炙手可熱的概念，雲儲存、雲計算、雲端等經常被提及。雲儲存在使用中常被分為“公有雲”和“私有雲”，“私有雲”通常是由用戶自己構建在自己的服務器上的雲服務，對數據有著更強的控製能力和安全保障，可以避免“公有雲”可能存在的安全性、法律風險等問題。
“雲”的本質內涵應該是“存於網絡、隨時下載”，通俗地說就是將個人終端（台式電腦、筆記本電腦、智能手機等）放到互聯網中，可以讓我們在任何時間任何地點做任何與電腦相關的事，再也不用攜帶筆記本或者U盤，因為我們需要的所有數據、軟件都在“雲”中。筆者在這裏探討的“迷你雲”也具有這一特點，它還有一些應用在課堂教學管理文件時的優點，這是其他雲不可比擬的。對於高中信息技術教學中存在某些問題，“迷你雲”也可以很輕鬆地解決。
1 目前學校無紙化辦公的現狀
學校在一個學期或一個學年過程中，需要教師上交很多文件，如教案、各類編製試題、練習、教研組活動記錄表、學期初工作計劃、學期末工作小結等，以及學校各部門下發的文件。現在大多數中學的辦公現代化仍較為原始，如學校各部門發出的通知和文件都是以紙質形式在校宣傳欄上張貼或者發送到各辦公室，甚至人手一份，教師上交材料都需要排隊打印，然後上交，或者有些學校雖為無紙化狀態，但使用較為煩瑣，如通過在校園網上發布文件、公告和通知，在校園網郵箱和FTP上相互傳遞文件，如果碰到節假日不在學校，校園網的郵箱就不能使用，隻能使用外網的FTP或Internet上的郵箱，這些方式雖能達到一定程度的無紙化辦公，但在實際應用中還是存一些問題。
1.1 教師使用各平台時感覺費力
教師需要記住多個用戶名和密碼進入不同的平台，如進入校園網郵箱和進入FTP以及發布信息都需要不同的用戶名和密碼，即使設置成同一種用戶名和密碼，但每次登錄還是需要輸入密碼才能進入。有時又因校各部門相對獨立和習慣使用的平台不同，教師同一文檔還需要發送多個部門或放置在多個平台中，這也給老師們帶來麻煩。
1.2 各部門收集教師上交文檔費時
應用不同平台傳遞文件的結果就是各部門負責人需要在各個平台中收集和下載文檔，這樣會使部門不能快速統計和收集這些文件。
1.3 各部門之間共享文件不便利
各部門之間常相互共享文件，但由於各部門文件可以放置郵箱或FTP，這種放置方式具有分散性，導致某一部門需要另一部門的文件時，要花費時間將這些平時零散發送進來的文件找出，就需要彙總各個老師或各部門的資料進行查閱，這樣，校辦公室或檔案室不能方便、及時地得到資料，勢必影響工作效率。
2 “迷你雲”的功能特點
“公有雲”能實現的就是將你自己的東西存放在人家那兒，而“迷你雲”屬於“私有雲”的一種，是國內首款麵向微小組織的同步雲盤產品，它與目前市場上常見的雲存儲服務不同，“迷你雲”除了具有“公有雲”的海量數據存儲功能，還可以作為應用軟件（如郵箱、視頻監控）的海量存儲空間，又可作為員工的私密存儲以及數據共享的空間，為了確保數據安全，辦公室內部共享數據與通過互聯網共享數據采用完全隔離的兩套係統。在辦公室內部，通過“我的電腦”直接訪問自己的私有雲，在辦公室外部，可通過網頁版界麵和移動終端訪問“迷你雲”，實現移動學習、辦公等。