對做好醫院檔案管理工作若幹問題的思考
文化縱橫談
作者：崔正
檔案是社會的寶貴財富，管理好檔案是維護本單位曆史真實麵貌的重要工作。醫院檔案是醫院在工作活動中形式的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，它是醫院的寶貴財富，所以，醫院檔案管理是醫院管理工作中的一個重要組成部分。加強對這一信息資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。同時也為國家積累門類齊全、結構合理的檔案史料。醫院應該在實踐中逐步提高對醫院檔案管理工作重要性的認識，並進行檔案工作的基本建設，形成一定的檔案工作體係，使檔案管理向著規範化管理的軌道健康發展。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。在醫院全麵改革發展中，作為記錄和反映曆史活動客觀過程的檔案，在醫院管理中的起著非常重要的作用，檔案管理必將滲透在醫院建設發展的各個環節中。提高檔案管理水平，加速檔案管理現代化，有利於醫療質量和服務水平的提高，有利於醫學科技的推廣，有利於醫患雙方利益的維護。加強醫院檔案管理是為醫院的各項事業發展提供全方位、多層次、高水平服務的保障。
我院檔案工作隨著醫院各項改革不斷深入和發展，逐步走向規範化管理軌道，及時為醫院醫療管理提供準確的檔案信息，取得了很好的成效。在加強醫院檔案管理工作中應當做到以下幾個方麵的工作：
（一）加強學習，增強意識
加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是領導幹部的檔案管理意識，領導重視是檔案管理工作的關鍵，領導重視會使檔案管理逐步走向規範化，這將成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。大力宣傳檔案工作，加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎，調動各級幹部和各有關工作人員積極支持和參與，更好地支持檔案管理工作。提高各級幹部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。加強醫院檔案現代化管理，迫使檔案工作人員發奮工作，刻苦學習新業務、新知識、新技術，全麵掌握科學管理檔案的綜合技能。
（二）重視檔案的利用
醫院檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為醫院各項工作，特別是為醫院、教學、科研服務。檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題彙編，為利用者提供多方麵、有實效的信息。開展編研工作為臨床、科研、領導決策提供主動服務，收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
（三）健全製度，加強培訓，提高檔案管理人員素質
檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方麵參差不齊，檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，學曆普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才較少，是目前麵臨的問題。故檔案管理人員的素質影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全麵提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。使檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟上時代的發展，使檔案管理人員具有創新和活力。
（四）開發檔案資源，實現檔案的現代化管理
由於醫院現代化建設步伐加快，使檔案管理逐步走向規範化、現代化，成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。
檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。要實現檔案現代化管理，一方麵要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；另一方麵要加強檔案現代化管理，目前最重要、最基本的現化管理手段之一是計算機管理，用計算機儲存檢索醫院的各種門類和載體的檔案，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時力的原始勞動，變得在幾分鍾甚至數十秒鍾便可解決的問題。方便利用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率。因此，醫院應充分利用計算機管理，將實現檔案管理的現代化，也將使醫院檔案管理更加規範化。另外，醫院檔案要適應新時代的要求，要逐漸適應日益增長的需要，努力拓開發服務領域，徹底擺脫單純的業務觀點，為醫院人員、患者及社會公眾服務，要多角度、多層次地為整個社會服務。