通常，使用電子郵件將文檔作為共享附件發送時會創建文檔工作區。作為共享附件的發件人，您將成為該文檔工作區的管理員，而所有的收件人都會成為文檔工作區的成員，他們會被授予參與該網站相關討論的權限。另一個創建“文檔工作區”的常見方法是使用MicrosoftOffice2003程序中的“共享工作區”任務窗格（“工具”菜單）。在使用Word、Excel、PowerPoint或Visio打開“文檔工作區”所基於文檔的本地副本後，該Office程序將定期從“文檔工作區”獲取更新，並使其可供您使用。如果對工作區副本的更改與您對自己副本所做的更改有衝突，您可以選擇保留哪個副本。當完成編輯您的副本時，您可將更改保存到文檔工作區，在那裏其他成員可獲取這些更改並將它們合並到他們的文檔副本中。
（9）信息權限管理。
現在，敏感信息僅可以通過限製對存儲信息的網絡或計算機的訪問來進行控製。但是，一旦賦予了用戶訪問權限，就會對如何處理內容或將內容發送給誰沒有任何限製。這種內容分發很容易使敏感信息擴散到從未打算讓其接收該信息的人員。MicrosoftOffice2003提供了一種稱為“信息權限管理（IRM）”的新功能，可以幫助防止敏感信息擴散到錯誤的人員的手中，而不論是由於意外還是粗心。
使用“權限”對話框（單擊“文件”，選擇“權限”下的“不能分發”，或者常用工具欄上的“權限”）賦予用戶“讀取”和“更改”權限，並為內容設置到期日期。作者可通過單擊“權限”子菜單上的“無限製的訪問”，或者單擊常用工具欄上的“權限”，從文檔、工作簿或演示文稿中刪除受限製的權限。
另外，公司的管理員可以在“權限”子菜單上創建在MicrosoftOfficeWord2003、MicrosoftOfficeExcel2003和MicrosoftOfficePowerPoint2003中可用的權限策略，並定義誰可以訪問信息及用戶對文檔、工作簿或演示文稿具有什麼級別的編輯或Office功能。
啟動PowerPoint2003的方法有多種，一般來說可以從“開始”菜單的“程序”項中啟動，雙擊PowerPoint文件，或雙擊快捷圖標啟動，其操作與Word的啟動類似。
其中，“根據內容提示向導”選項是指根據PowerPoint2003提供的內容模板製作演示文稿；“根據設計模板”是指用PowerPoint2003提供的設計模板製作演示文稿；“空演示文稿”是指完全自主地製作演示文稿。
退出PowerPoint2003應用程序，釋放其所占用的係統資源，返回桌麵，可通過下列方法實現。
（1）打開“文件”菜單，選擇“退出”命令。
（2）單擊應用程序窗口標題欄上的“關閉”按鈕。
（3）雙擊應用程序窗口標題欄上的“控製菜單”按鈕。
PowerPoint2003用戶界麵類似於Word2003，由標題欄、菜單欄、工具欄、工作區、狀態欄、任務窗格等組成。
演示文稿窗口的左下角有三個按鈕，稱為視圖方式切換按鈕，用於快速切換到不同的視圖。從左到右依次為。“普通視圖”按鈕、“幻燈片瀏覽視圖”按鈕、“幻燈片放映”按鈕，下麵分別介紹。
（1）普通視圖。
普通視圖包含三種窗格。大綱窗格、幻燈片窗格和備注窗格。
①大綱窗格。其中有兩個選項卡。大綱和幻燈片。“大綱”顯示了幻燈片中的文本大綱，“幻燈片”顯示了幻燈片的縮略圖。
②幻燈片窗格。在幻燈片窗格中，可以查看每張幻燈片的外觀，是對幻燈片的主要編輯窗口。
③備注窗格。備注窗格使得用戶可以添加與觀眾共享的演說者的備注或信息。如果需要在備注中含有圖形，必須向備注頁視圖中添加備注。