為了在工作表滾動時保持行列標誌或其他數據可見，可以“凍結”窗口頂部和左側區域。窗口中被凍結的數據區域不會隨工作表的其他部分一同移動，並始終保持可見。如由於學生人數很多，在屏幕上一次顯示不完，可將第一行全部“凍結”以便數據在屏幕上滾動時，始終能看得見第一行的標誌，操作步驟如下。
（1）在第二行上選中一個單元格作為活動單元格。
（2）在“窗口”菜單上單擊“凍結拆分窗口”命令，則在第一行下麵出現一條黑色的凍結線，以後通過滾動條滾動屏幕查看數據時，第一行的提示標誌始終凍結在屏幕上。
用戶建立一張工作表後，需要對工作表進行格式設置，以便形成格式清晰、內容整齊、樣式美觀的工作表，通過設置工作表格式可以建立不同風格的數據表現形式。工作表格式的設置包括單元格格式的設置和單元格中的數據格式的設置。
（1）工作表中數據的格式化。
Excel2003為用戶提供了豐富的數據格式，它們包括。常規、數值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數、科學記數、文字和特殊等。此外，用戶還可以自定義數據格式，使工作表中的內容更加豐富。在上述數據格式中，數值格式可以選擇小數點的位數；會計專用可對一列數值設置所用的貨幣符號和小數點對齊方式；自定義則提供了多種數據格式，用戶可以通過“格式選項”框選擇定義，而每一種選擇都可通過係統即時提供的說明和實例來了解。在進行數據格式化以前，通常要先選定需格式化的區域，然後指定數據格式。
①選中需要的單元格。
②選擇“格式”，點擊“單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框。
③指定數據格式。
（2）單元格內容的對齊。
Excel中設置了默認的數據對齊方式，在新建的工作表中進行數據輸入時，文本自動左對齊，數字自動右對齊。單元格的內容在水平和垂直方向都可以選擇不同的對齊方向，Excel2003還為用戶提供了單元格內容的縮進及旋轉等功能。在水平方向，係統提供了左對齊、右對齊、居中對齊等功能，默認的情況是文字左對齊，數值右對齊，還可以使用縮進功能使內容不緊貼表格。垂直對齊具有靠上對齊、靠下對齊及居中對齊等方式，默認的對齊方式為靠下對齊。在“方向”框中，可以將選定的單元格內容完成從－90°到＋90°的旋轉，這樣就可將表格內容由水平顯示轉換為各個角度的顯示。在“文本控製欄”還允許設置為自動換行、合並單元格等功能。可以通過“格式”對話框中的“對齊”選項卡或“格式”工具欄上的相關按鈕設置對齊方式。
（3）表格內容字體的設置。
為了使表格的內容更加醒目，可以對一張工作表的各部分內容的字體做不同的設定。方法是先選定要設置字體的單元格或區域，然後在“單元格格式”對話框中打開“字體”選項卡，該選項卡同Word的字體設置選項卡類似，再根據報表要求進行各項設置，設置完畢後按“確定”按鈕。
（4）表格邊框的設置。
在編輯電子表格時，顯示的表格線是利用Excel本身提供的網格線，但在打印時Excel並不打印網格線。因此，用戶需要自己給表格設置打印時所需的邊框，使表格打印出來更加美觀。首先選定所要設置的區域，激活“格式”菜單，單擊“單元格”命令，在“單元格格式”對話框中打開“邊框”選項卡，可以通過“邊框”設置邊框線或表格中的框線，在“樣式”中列出了Excel提供的各種樣式的線型，還可通過“顏色”下拉列表框選擇邊框的色彩。
（5）底紋的設置。
為了使表格各個部分的內容更加醒目、美觀，Excel2003提供了在表格的不同部分設置不同的底紋圖案或背景顏色的功能。首先選擇需要設置底紋的表格區域，然後單擊“格式”菜單的“單元格”命令，再在“單元格格式”對話框中打開“圖案”選項卡，在“顏色”列表中選擇背景顏色，還可在“圖案”下拉列表框選擇底紋圖案，按“確定”按鈕。