選擇合適的服務商和維護外包雙方的合作關係，是人力資源外包取得成功的最關鍵因素。在這方麵，企業需要借助一些工具和手段，才能保證結果的有效性。
14.3.1項目計劃書要求
項目計劃書要求是企業提交給服務商的一種正式函件，內容主要包括所有需要服務商回答的問題和提交資料、證明的要求。項目計劃書要求是企業讓潛在的外包合作對象充分了解自己的需求的手段，它在很大程度上能夠決定投標服務商的範圍，以及進行服務商篩選和分析的工作量，因此，起草項目計劃書要求的過程應受到高度重視，並且形成了一些原則和技巧。
1）起草項目計劃書要求的原則
（1）項目計劃書要求應當由熟悉和理解人力資源外包過程以及打算外包的職能的人來起草。否則，難以準確表達真正的要求。
（2）所提出的問題和要求提供的信息應當是與所要外包的職能相關的，並且要求非常明確具體。
2）項目計劃書要求的內容
（1）介紹介紹本企業的背景、所在行業、員工數量、地點等。
（2）要求與期望說明打算外包的人力資源活動的類型，例如薪資發放或人員配置。
（3）對服務商的基本條件要求即要求提供有關服務商的詳細信息。
（4）人員信息要求服務商提供被指定作為服務商代表的人員的信息，指派他們的原因、他們本人的背景、證明材料以及服務績效。
（5）溝通能力信息要求服務商說明所具備的溝通能力，就擬議召開的員工教育會提出問題。
（6）技術要求要求服務商說明所具備的計算機、信息、網絡技術能力。
（7）轉換與執行要求服務商說明人力資源職能外包啟動初期的過渡轉換如何得以實現。
（8）谘詢服務詢問服務商將提供什麼類型的谘詢建議以及計劃或方案設計幫助。
（9）提交報告詢問服務商將提供什麼定期報告。
（10）有關財務細節詢問收費標準，索要一份服務商的服務合同樣本。
（11）客戶信息要求服務商提供至少三個可用於參考的客戶企業的名稱、電話號碼及聯係人。
（12）服務商篩選工作時間表說明服務商提交項目計劃書及回複項目計劃書要求函的截止時間、與入選服務商麵談的時間以及最終宣布選拔結果的時間。
14.3.2關於成本報價的協議
在評估服務商所提供的反饋時，企業要對每個服務商所提出的成本報價進行審定。各個服務商所提供的成本報價可能會有很大差異，因此，僅根據成本報價進行挑選是很困難的。企業應當將此交給由財務、信息係統以及人力資源等方麵的專家組成的外包工作委員會審議，尤其是要確定各種隱含成本，然後將各家服務商的詳細報價列在一張表上進行比較，找出真正的報價差異。
報價總是有談判空間的。投標過程中所有服務商的報價都會高於他們為得到外包項目而最終接受的成交價。一旦成為最後一輪篩選的對象，服務商的競爭會進一步集中在價格上，這時候進行價格談判往往能收到更好的效果。
14.3.3關於工作成效與收費的協議
降低價格、節省成本並不是人力資源外包活動的宗旨，成功的人力資源外包活動所追求的主要是預期的績效。因此，對服務商的績效提出明確的要求並確保實現，是最重要的。實行人力資源活動外包的企業必須用一種正規的手段對服務商的工作成效和收費進行監控，以確保服務質量。服務商大都為許多客戶進行同類的服務，因此，他們的工作成效沒有很多風險或不確定性。他們知道如何做這些事，也知道客戶的期望是什麼。但是，在外包協議或合同中，還是必須詳細地說明企業付這個價錢想要得到什麼，以及企業會怎樣監督服務商的工作成效。