起草項目計劃書要求的過程很重要，而且需要花很多時間。關鍵是確定必須詢問的重要問題，以便獲得必要的信息，對每個服務商的經驗、可信度及其以往成就作出有充分根據的判斷。在這方麵如果作出草率決定，可能會造成巨大的時間和金錢損失。關於起草項目計劃書要求的方法要點，本章第3節將進一步闡述。
6）進行服務商分析和選擇
當得到所聯係的服務商對項目計劃書要求的回複之後，就可以開始挑選剔除，最後將注意力集中到兩三家提供了最符合企業要求的信息的服務商身上，逐一進行評估。服務商分析是一件細致而艱難的事情，但這種分析對於整個外包項目的成功卻至關重要。如果是在作出外包決定，選定了服務商，啟動了項目之後，才發現該項目的某方麵不合適，就得再花時間和金錢去彌補。那樣，工作進展就會延緩，而且還要花時間去保證外包出去的職能活動正常進行，會導致更大的工作量和工作難度。外包工作委員會可以對每項將外包的人力資源活動確定至少10到15個標準，包括定性和定量的因素，權衡每個因素並形成一個序列清單，用作評價服務商的指標體係。
7）與公司全體人員，尤其是人力資源職能人員溝通
溝通是使外包項目取得成功的至關重要的因素之一。在開始設計外包方案的時候，內部人力資源職能人員知道企業在考慮將某些人力資源職能外包出去，自然會為自己的工作而擔心，從這時起就要開始注意與職能人員的溝通。因為如果隻打算將某些職能外包出去，同時還要保留其他職能的話，企業還需要保留相當部分的現有人力資源職能人員。
另一方麵，由於人力資源管理活動往往會涉及公司全體員工，因此，外包的成功需要全體員工的理解和配合。盡早讓員工了解有關外包信息，尤其是與他們切身利益緊密相關的服務方式、標準等的變化，這非常重要。在外包工作時間表上應當明確各個必要的溝通時點，在這些時點上，企業有關負責人要與人力資源職能人員以及公司全體員工溝通。同時，還必須設計溝通的方法和方式，如麵對麵的溝通、書麵的溝通、全體大會等，都是有效的溝通方式。要根據溝通的對象特點、內容特點，確定溝通的方式、範圍等。在必要時，應要求服務商一起進行溝通。
14.2.2協商簽訂一份完善的合同
外包工作委員會應派最佳談判代表去主持談判。同時談判要采用最適合本企業的方式進行，一定不要在沒有專家參與的情況下進人談判。一個好的談判代表不必在每個要點上都占上風。合同對於簽約雙方來說，必須是一種雙贏的結果。在努力達成最佳交易的過程中，每一方都必須慎重，因為這將是一種不斷發展的合作夥伴關係，合作雙方都希望有良好的開端。
這種合同的重要內容之一是費用構成。因此，必須著重研究和審查合同的時間長短；在合同執行過程中是否有什麼費用增加？如果有，在何時增加？增加多少？最重要的是，將如何決定這些增加？而且，還要弄清隱含的費用。
在正式簽署前，必須請有經驗的律師對合同的所有條款進行最後一次審查。
14.2.3維護合同執行過程中的合作關係
在與一個服務商進行討論的初期，企業要得到代表該服務商開展工作的人員的名單及其簡曆和證明材料，並讓公司內部人力資源職能人員及其他相關人員與之接觸。還要通過定期安排會議和確立保持溝通的原則，與服務商的代表建立一種積極的關係。為了使人力資源職能外包項目取得成功，在整個合同執行期間，外包雙方都必須花時間去建立和維護良好的關係。
14.2.4監控服務商的工作績效
外包合同應當確定所期望的特定績效標準和服務水準。這種標準應詳細說明需要提供什麼服務、由誰提供、在何處提供以及誰作為提供者代表，還要確定企業將如何監控和評價每個人力資源職能領域的服務質量。
監控服務商的方式之一是建立一種雙方同意的定期報告製度。此外，還可以確立對不合格績效的處罰手段。