1範圍
本標準規定了檔案主題分析方法和依據《中國檔案主題詞表》及各種專業檔案主題詞表進行檔案主題詞標引的方法。
本標準適用於建立檔案的機讀式檢索工具和手工式檢索工具所進行的人工標引。
2引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
GB/T3860—1995文獻敘詞標引規則；
DA/T1—1992檔案工作基本術語；
DA/T18—1999檔案著錄規則。
3定義
本標準采用下列定義。
31檔案
國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種曆史文獻。〔DA/T1中11〕
32檔案主題
檔案具體記述的對象或問題。
33主題詞
又稱敘詞（即正式主題詞）。標引與檢索檔案時，主題詞表中規定用於表達檔案主題的詞語。
34非正式主題詞
又稱非敘詞。它是正式主題詞的同義詞或準同義詞，主題詞表中收錄但規定不能作檔案標識，隻起指引作用的詞語。
35檔案主題詞表
由反映檔案內容的主題詞及其詞間關係組成的規範化詞典，是將檔案、標引人員或用戶的自然語言轉換成規範化語言的一種術語控製工具。
36主題標引
對檔案給予主題詞標識的過程。〔DA/T1中562〕
37主題標引深度
它是指賦予一個標引對象主題詞數量的多少。
4主題分析
主題分析是主題標引的基礎，通過對檔案的內容特征進行分析，準確提煉和選定主題概念。
41審讀檔案
通過審讀檔案，了解和判斷檔案所反映的中心內容和其他主題因素。
411閱讀題名
文件和案卷的題名是對檔案內容的概括。在題名準確反映檔案中心內容的情況下，閱讀題名是分析、提煉主題的一條捷徑，但題名不能作為提煉主題概念唯一的依據。
412瀏覽全文
在檔案無題名或題名不能全麵、準確地反映檔案主題時應瀏覽全文。瀏覽全文應注重了解題名末能反映的主題和深層次主題，發掘隱含主題。瀏覽全文重點是閱讀全文的開頭、結束語、段落題名，必要時閱讀批語、摘要、簡介、目次、圖表、備考表等內容。
42主題類型
主題的類型可以分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和複合主題（即多元主題），多主題則由幾個單主題組成。
43主題結構
任何主題都是由一定的主題因素構成的。構成主題的因素一般可以分解為：主體因素、通用因素、位置因素、時間因素、文種因素。
44主題概念的選定
在審讀檔案題名或全文的基礎上，提煉選定出一個或若幹個表達檔案主題的自然語言主題概念。選定主題概念的原則是：
a選定的主題概念應是檔案中論述的問題；
b選定的主題概念應具有實際檢索意義；
c選定的主題概念應能全麵、準確地表達檔案主題。
5選詞標引
選詞標引是對檔案主題分析出的概念給予主題詞標識的過程。
51在主題分析中選出的主題概念，應轉化成檔案主題詞表中的主題詞（正式主題詞）進行標引，書寫形式應與詞表中的詞形相一致，非正式主題詞不能作為標引詞使用。
52標引詞應選用檔案主題詞表中與檔案主題概念直接相對應的、專指的主題詞。
53當詞表中沒有與檔案主題概念直接相對應的專指主題詞時，應選用兩個或兩個以上的主題詞進行組配標引。
531組配應是概念組配。概念組配包括兩種類型：
a交叉組配，即同級詞組配。它是指用兩個或兩個以上具有概念交叉關係的同級主題詞組配表達其相應的下位概念。
例如：《關於組建鋼鐵聯合企業的通知》，用“鋼鐵企業”和“聯合企業”兩個具有交叉概念的主題詞組配標引，來表達“鋼鐵聯合企業”這一專指概念。
b方麵組配，即限定組配。它是指由一個表示事物的主題詞，與另外一個或幾個表示事物某個屬性或某個方麵的主題詞組配表達相應的下位概念。
例如：《高考製度改革方案》，用“高考”和“規章”限定“教育改革”，從而表達了“高考製度改革”這一專指概念。
532組配標引時，優先考慮交叉組配，然後考慮方麵組配。
533應選用與檔案主題概念關係最密切、最臨近的主題詞進行組配，不能越級組配，即不能用其上位或下位主題詞組配。如《高考製度改革方案》標引詞中，隻能用“教育改革”，而不能用其上位詞“改革”或其下位詞“教學改革”進行組配。
534組配結果所表達的概念應清楚、確切，隻能表達一個主題概念。
535為避免多主題虛假組配造成誤檢，可以加聯係符號區分每個問題。其做法是：在主題詞後用數字“123……”表示分組符號，數字相同的主題詞是一組相關聯的組配概念。數字中的“0”，稱作共同聯號，表示該主題詞可以和該檔案中標引的任何一個主題詞進行組配。
例如：《關於安陽縣棉花播種與玉米田間管理的情況報告》標引為：“棉花1”“播種1”“玉米2”“田間管理2”“安陽縣0”。
536當某一主題概念在詞表中有組代主題詞（先組複合詞）時，應選用規定的組代主題詞，不應另選其他主題詞進行組配標引。
54當某一主題概念在詞表中查不到專指的主題詞，也無法通過組配標引來表達該主題概念時，可以采用靠詞標引。靠詞標引有以下兩種：
a用上位概念主題詞進行靠詞標引。依據詞族索引選用最直接的上位概念主題詞進行標引，不應使用越級上位主題詞標引。
b用近義詞進行靠詞標引。依據範疇索引選用與主題概念含義最相近的主題詞進行標引。
55關鍵詞標引又稱增詞標引。關鍵詞是主題詞表以外的、未經規範化處理的自然語言詞。使用關鍵詞標引應嚴格控製。
551下述情況可以采用關鍵詞標引：
a某些概念采用組配其結果出現多義時；
b某些概念雖可以采用靠詞標引，但當這些概念的被標引頻率較高時；
c詞表中明顯漏選的詞，包括詞表中未收錄的地名、人名、機構名、產品名等專有名稱；
d表達新生事物的詞。
552關鍵詞應盡可能選自其他詞表或較權威的參考書、工具書，選用的關鍵詞應達到詞形簡練、概念明確，實用性強。
553使用關鍵詞標引後，應有所記錄，並反饋到所用檔案主題詞表的管理部門。
56一個標引對象，標引用詞一般2～10個。