6質量管理
61為保證標引工作的質量，應充分考慮以下因素：
a標引工作的組織管理；
b標引人員的業務素質；
c檔案主題詞表本身的質量；
d相應的標引工作細則。
62為提高標引質量，應做好審核校對工作。
621審核校對工作是檢查標引的主題詞是否專指、客觀。主要檢查以下幾方麵：
a主題概念提煉是否準確；
b轉換成的標引詞是否是詞表中的正式主題詞；
c是否符合組配規則；
d是否存在過度標引或標引不足；
e對同類型主題所施用的標引詞前後是否一致。
622審校方法是先由標引人員自己審校，再由專人審校或標引人員互相審校，並將審校意見反饋給原標引人員。
63為保證標引工作質量，標引人員應做到：
a熟悉《中國檔案主題詞表》或其他所用詞表及標引規則與方法；
b熟悉所標引檔案的內容及與之相應的科學知識；
c具有一定程度的語文水平；
d應盡可能與利用者及利用接待人員多接觸，並通過分析檢索結果，改進標引工作，提高標引質量。
附錄19
檔號編製規則DA/T13—94
（1995年6月12日國家檔案局批準,1995年10月1日實施）
1主題內容與適用範圍
本標準規定了檔號的結構、編製原則和編製方法。
本標準適用於檔案館（室）編製檔號
2術語
21檔號
檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，並具有統計監督作用。
22全宗號
檔案館（室）給定每個全宗的代碼。
23案卷目錄號
全宗內案卷所屬目錄的代碼。
24類別號
館（室）藏檔案類別的代碼。
25項目號
產品、工程、課題、設備等檔案的代字或代號。
26案卷號
案卷排列的順序號。
27件號
案卷內文件的順序號
28頁（張）號
案卷內文件每頁（張）的順序號。
29代碼
一個或一組有序的、易於計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其他符號。
3檔號編製原則
31唯一性原則
檔案館（室）內檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼隻表示一個編號對象。
32合理性原則
檔號結構必須與館藏檔案的整理分類體係相適應。
33穩定性原則
檔號一經確定，一般不應隨意改變。
34擴充性原則
檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。
35簡單性原則
檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節省貯存空間，提高處理效率。
4檔號的結構
檔號結構分為三種：
41第一種結構為：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁（張）號。
即：××××—×××—×××—×××
全宗號案卷目錄號案卷號件、頁（張）號
42第二種結構為：全宗號—類別號—案卷號—件、頁（張）號。
即：××××—×××……n—×××—×××
全宗號案卷目錄號案卷號件、頁（張）號
43第三種結構為：類別號—項目號—案卷號—件、頁（張）號。
即：××××……n—×××……n—×××—×××
類別號項目號案卷號件、頁（張）號
44檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“—”（短橫）相隔。
45件號、頁（張）號可根據檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。
5檔號的編製方法
51全宗號的編製方法
全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拚音字母標識全宗屬性，後三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。
全宗號的格式是：×全宗屬類代碼×××全宗順序號
511全宗屬類代碼的編製方法。
5111在一個檔案館內，全宗屬類代碼不應重複。
5112全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。
例1：某省檔案館藏新民主主義革命曆史檔案第13號全宗，標識為“X013”。
例2：某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗，標識為“J004”。
例3：某縣檔案館藏建國後檔案第127號全宗，標識為“0127”。
例4：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可標識為“R123”。
例5：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標識為“D003”。
例6：中國第一曆史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標識為“0074”。
512全宗順序號的編製方法。
5121全宗屬類內的各個全宗按排列次序流水編號。
5122在一個屬類內不應有重複的全宗順序號。
52案卷目錄號的編製方法
案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識。
521案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織機構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。
522第一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即案卷目錄內案卷數量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。