正文 VLOOKUP函數在財務數據管理中的妙用(1 / 2)

VLOOKUP函數在財務數據管理中的妙用

實務導航

作者:秦大頂

【摘 要】 會計電算化時代,許多財務工作者在進行數據處理的時候,還是運用傳統的數據處理方法,不會有效地運用Excel強大的函數功能,影響了工作效率和工作質量,為了提高工作效率和工作質量,有必要介紹Excel電子表格VLOOKUP函數的運用。文章通過兩個簡單的例子來說明如何應用VLOOKUP函數對財務數據進行高效、精準的處理,並希望廣大財務工作者能夠融會貫通,延伸VLOOKUP函數在財務數據處理方麵的應用。

【關鍵詞】 Excel; VLOOKUP函數; 財務數據

在財務工作實踐中,經常要對不同的電子表格數據進行統計、彙總,如何才能高效率、高質量地將這些不同電子表格中的數據彙總到一起,全麵直觀地將相關信息在一個電子表格裏麵反映呢?通過運用Excel電子表格的VLOOKUP函數可以實現不同電子表格間的數據鏈接,形成自己想要的電子表格數據,極大提高工作效率。

一、VLOOKUP函數介紹

Excel電子表格在財務數據管理中有著強大的數據處理能力,其VLOOKUP函數是高效、精準處理數據的常用函數。財務工作者如果能正確、巧妙靈活地使用VLOOKUP函數,可以大大減輕日常工作中的工作量,同時可以極大提高工作質量,輕鬆地完成日常財務數據處理工作,使財務工作不再是一件繁瑣枯燥的事。VLOOKUP函數功能是在數據表的第一列查找指定的數據,並返回指定的數據所在行中指定列處的數值。比如選定電子表格的數據範圍為A:F,那麼A就是第1列、B為第2列,以此類推。其語法格式為VLOOKUP(lookup_value,tabel_array,col_index_num,range_lookup),其後麵參數翻譯成中文是VLOOKUP(查找值,區域,列序號,邏輯值)。“查找值”就是要查找的數值;“區域”就是要查找的數值指定的範圍;“列序號”就是找到數據後,返回該數據所在查找範圍內的第幾列;“邏輯值”指明函數VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為0時,函數VLOOKUP將返回精確匹配值。如果為1時,則返回近似匹配值,即如果找不到精確匹配值,則返回小於“查找值”的最大數值。

二、VLOOKUP函數的具體運用

(一)運用VLOOKUP函數實現不同電子表格相關聯數據的快速批量提取

例如:某高校執行學分製收費,平時都是預收學生學費,到學生畢業時再統一進行結算。由於還沒實現學費收費係統和學生教務信息係統的對接,無法實現電腦的自動結算。財務處在每一屆學生畢業時,都要對學生的學費進行一次結算,但是在財務處的學生交費信息表裏麵沒有學生的已學總學分,隻有已預交的總學費和每學分的收費標準,這樣無法計算出每個學生應交的總學費,所以就無法結算學生的學費。在教務處的學生信息表裏麵沒有學生交費信息,也無法結算學生的學費。隻有把這兩個電子表格結合起來,從教務處學生信息表裏麵提取學生的總學分,放到財務處交費信息表裏麵,才能結算學生的學費。

在對這兩個電子表格的相關信息進行連接時,傳統的做法,是通過查找、複製、粘貼的辦法進行,這需要逐個地進行查找、複製、粘貼,不僅速度慢,而且容易出錯,如果畢業學生人數有5 000人以上,要完成兩個電子表格相關數據的提取,沒有幾天不停地進行枯燥的勞動是不行的。現在運用Excel電子表格強大的函數功能來處理,觀察表格,我們發現兩個電子表格都有“學號”這個字段,而且每個學生的學號是唯一的,那麼可以通過運用VLOOKUP函數,以“學號”為關鍵字段進行數據信息提取,很快就可完成上萬學生信息的提取。