2.3 業績檔案
主要記錄教師教學和科研的基本信息，包括論文、科研項目、專利情況、出版專著、教學工作、碩博培養和成果獎勵情況。
2.3.1 論文情況記錄教師發表論文名稱、排名、期刊名稱、期刊類別、發表時間。
2.3.2 科研項目主要記載項目名稱編號、項目性質、來源與類型、本人排名、立項年月。
2.3.3 專利情況主要記錄專利名稱與專利號、專利類別、授權時間、專利權人、第一設計人、本人排名。
2.3.4 出版專著記錄著作名稱及類別、書號、出版社、出版時間、第一作者、總人數、本人排名。
2.3.5 教學工作模塊記錄課程或實踐名稱、計劃課時、班級及人數、課程性質、開設年度。
2.3.6 碩博培養記錄研究生類別、導師姓名、專業方向、畢業論文題目等。
2.3.7 成果獎勵主要記錄成果名稱及編號、獲獎日期、獲獎等級、獎勵類別、頒獎單位、本人排名。
2.4 晉升與考核
記錄教師的職稱、職務、職級的變化，年度考核情況等。
以院係建立教師業務電子檔案後，其本人可以用戶名和密碼進入係統，管理自己的個人信息和業績檔案，添加、刪除、瀏覽自己的相關內容；院係管理人員負責院教師業績檔案和個人檔案的審核和對照，學生和其他公眾用戶可以通過係統瀏覽教師個人主頁，起到學習借鑒和激勵作用。
3 院係建立教師業務電子檔案的思考
通過建立教師業務電子檔案，極大地豐富了教師的檔案內容，利用計算機技術對各種資源進行分類、組合，提高了檔案管理、使用的質量和速度，簡化了手工操作的麻煩和不必要的重複勞動。
3.1 要明確分類標準，製定科學的分類方法。由於教師活動的多樣性和教師本人對檔案保存可靠性的疑慮，會給檔案收集和管理增加難度；教師新學曆學位的獲得、論文論著的發表出版、科研成果的評選、各種榮譽證書的產生等材料隨時都能產生，增加了紙質檔案收集的工作量。為確保教師業務電子檔案的規範性，應嚴格按照國家檔案管理標準，結合高校教師情況，製定科學詳細的分類方法，明確收集範圍。根據電子檔案要求的基本內容集中歸檔，集中存放， 集中管理。
3.2 院係先行，學校跟進。構建完備的教師業務電子檔案是一項係統的、長期的工程，由於教師業務電子檔案涉及麵廣、初期工作量大等會成為製約其使用和推廣的一個瓶頸。因此，要做好以下兩點，一是院係可首先在骨幹教師和學術帶頭人中試行，通過探索規範後逐步推廣到全體教師；二是學校層麵要及時跟進，可在部分院係進行試點，取得經驗後在全校範圍內推廣。
3.3 要服務於教師的發展和成長。一般情況下，檔案以紙質、電子兩種形式呈現。教師的檔案資料的整理不能隻局限在複印資料上，而是精心設計新穎別致的檔案內容。要以建立的紙質檔案為基礎，逐步建立教師業務電子檔案。院係要結合學科專業發展方向製定教師專業成長發展規劃，促使教師依據規劃擬定自身的發展目標，達到推進工作、實現雙贏的效果。
3.4 要有明確的思路和原則。首先，要做到“雙方重視”、“雙聯互動”。一是係領導要重視，要指定專人負責協調專業教師的電子業務檔案材料的收集；二是教師重視，教師是業務檔案的產生者，也是重要的受益者。因此，院係與教師要經常保持“雙聯互動”，特別是全體教師要從實際行動上重視和支持教師業務電子檔案的建設，養成定期提交及更新本人相關信息的習慣，對新的科研項目、論文、證書應盡快提供紙質材料，保證電子數據與紙質材料的對等。其次，要做到“三個到位”：一是製度到位，具體落實。樹立責任意識和服務意識，統一規劃，製定具體工作方案。二是人員到位，即保證有業務熟練的專人負責，在教師少的情況下，可納入係教學秘書的職責範圍。三是設備到位，即保證有專業的係統管理軟件和數據存儲設備，以保證檔案的完整性和延續性。
3.5 實行“雙份法”收集，保證檔案的完整性。為使教師業務電子檔案的動態管理更具有操作性和可行性，在實際工作中建議實行“雙份法”收集，即一方麵要分時分段適時收集教師在教學、科研及日常管理活動中所形成的紙質材料，將平時收集、年終收集、追蹤收集、橫向收集有機結合；另一方麵要“隨生隨采”及時收集、拷貝與紙質材料相對應的電子文件，保證教師業務檔案的完整性，從而實現同步收集“雙份”材料，形成人人遵照執行的製度。
（作者單位：河南牧業經濟學院 來稿日期：2014-06-15）