高校院係建立教師業務電子檔案探析
工作園地
作者：宋平
在信息化和數字化快速發展的今天，如何對教師在教學、管理和科研工作中形成的大量業務檔案進行科學收集、歸檔、分類整理，不斷探索教師業務電子檔案管理規律，創新教師業務電子檔案管理方式，充分發揮教師業務電子檔案在高校管理中的積極作用，是院係做好教師業務電子檔案管理工作的關鍵所在。
1 院係建立教師業務電子檔案的重要意義
大學是以院係為基本教學單位形成的教育機構，教師以學科和專業團隊的方式分布在每個院係。教師從步入教學崗位開始，直至調離或退休，在其持續不斷的業務活動中產生的原始材料數量大、種類多，分散在院係集中管理，有利於定期補充更新，方便基層管理人員與教師及時溝通，服務其成長發展。
1.1 為學校科學發展提供重要依據。分布在院係的教師業務電子檔案是反映教師教學水平的真實記錄，通過教師業務檔案可以全麵地了解教師的基本情況、發展曆程、政治思想水平和業務素質，較為準確地掌握教師隊伍建設的基本現狀，為校領導製定全校的發展規劃、製定師資隊伍建設方案提供重要的決策依據；同時也為有關部門製定人才引進計劃、招生就業計劃以及教學科研的具體安排等提供重要佐證。
1.2 為學科及專業建設提供翔實的材料支撐。隨著高等教育事業的迅速發展，高等院校在重點學科申報、精品共享課程和教學團隊建設等項目申報中經常以專業教師的科研、教學等成果、社會服務等材料作為支撐材料；同時，教師本人在科研項目申報及各類優秀人才評審時都要提供相應的支撐材料，如何能夠準確快速地填寫有關項目申報書，並在最短時間內整理好有關材料，在很大程度上取決於教師業務檔案日常的建設水平，這就對教師業務檔案建設提出了較高的要求。
1.3 是完善高校人才信息資源的重要方式。從主觀上看，教師業務檔案是教師個人勞動成果和智慧的結晶，反映了教師個人的業務能力、學術水平、思想狀況和工作成績；從客觀上看，教師業務檔案是學校人才科研信息庫，反映了學校師資素質、隊伍結構和辦學實力。建立健全院係教師業務檔案有利於學校全麵準確地了解教師隊伍的優勢和不足，預測師資隊伍的未來發展和變化趨勢，建設結構合理、業務精湛的師資隊伍，有效培養和引進學校發展提升所需優秀人才，實現學科發展與人才資源的最佳匹配。
1.4 是學校充實人事檔案、構建育人環境的有效措施。建立和健全院係教師業務檔案不僅可以豐富人事檔案的內容，彌補人事檔案程式化描述較多、記錄單一的不足，又可以全程記錄教師個人業務發展的軌跡，展現個人特長，為合理使用人才提供信息依據。完整的教師業務檔案能夠真實全麵地反映教師的工作狀況和科研成績，使教師的年度考核及評優評先有據可查，能夠促進各項激勵機製更加規範化、製度化。同時，可以培養教師的競爭意識，激勵教師不斷進取，以優異的教學成果教育影響學生，為社會培養和輸送更多的高素質人才，而學生又能以教師博學多才為榜樣，激發自身追求真理、刻苦學習的積極性，從而有利於營造育人環境，促進教育事業和諧發展。
1.5 為教師職稱評審和職務聘任提供可靠依據。高校教師專業技術職務的評聘是對其教學能力的重要肯定。教師申報職稱所需要的課時數、教學成績、科研成果、獎勵情況、年度考核結果等材料，相關職能部門都要通過業務檔案來提供翔實內容，以確保材料的真實性和準確性。另外，教師業務檔案也為職能部門在選人用人上提供真實、全麵的參考依據。因此，加強教師業務檔案的建設，鼓勵教師以精深的業績充實業務檔案，對調動教師工作積極性、促進其發展都具有重要意義。
2 院係建立教師業務電子檔案的主要內容
根據高校教師的工作實際，其業務檔案一般包括個人基本情況、政治思想素質、專業知識水平、教育教學業績、科研成果和參加進修培訓、考核評估等六個方麵的基本內容，具體分為以下四個模塊。
2.1 個人基本信息
2.1.1 個人信息主要包括基本資料、學曆資料和職業資料。基本資料是記錄教師的姓名、性別、年齡、政治麵貌、民族、籍貫、健康及婚姻狀況等信息；學曆資料是記錄教師的最高學曆、學位、專業特長、畢業學校以及熟悉的語種等；職業資料記錄教師所在學校的部門、工作及來校時間、編製類別、技術職稱、職稱等級及評聘時間、黨政職務、任職時間、崗位類別等級等。
2.1.2 工作經曆指教師的工作部門、工作時間、行政職務、證明人等。
2.1.3 學習簡曆記錄教師的學習時間、學校、專業及學位。
2.2 個人檔案
主要包括所獲榮譽和學術兼職。榮譽主要記錄教師獲獎年月、榮譽稱號、評獎單位；學術兼職記錄教師參加學術團體的時間、名稱、團體級別、兼任職務。