縣級醫院人事檔案管理存在問題及措施
工作園地
作者：李慶鳳
1 醫院人事檔案管理的現狀
目前，縣級醫院人事檔案管理仍基本上沿用十幾年前的管理模式，醫院人事檔案工作在管理製度、管理手段、管理模式、管理人員等方麵尚存在許多問題。
1.1 人事檔案管理製度不健全。近幾年，我院自主引進數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之後通過人才服務中心辦理人事代理，但同樣因缺少原始的人事資料，無法核定工資標準。還有的因原單位不同意放人，致使他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，“有檔無人”、“有人無檔”的現象比比皆是，給新錄用單位在人員管理、人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2 人事檔案管理不集中、模式單一。縣級醫院檔案管理模式采用“封閉式管理”，過於強調保密性原則。人事檔案調遣、查詢“門檻”太高，一般需領導審批和專門介紹信，甚至是多個或多級領導同意。人事檔案利用範圍小，隻用於政審、調資、年終考核、辦理退休。人事檔案管理通常分四個部門，曆年由人社局統一招聘分配的，有編製的正規高校畢業生，檔案由人社局檔案室保管；我院自主聘用的高層次專業技術人才、正規高校畢業生轉正定級前、部分合同製員工，檔案由人才交流中心保管；其他在編員工，但非人社局招考分配的，檔案由主管部門衛生局保管；另部分合同製員工，檔案由我院人力資源科保管。
1.3 人事檔案管理手段滯後。第一，資料收集不及時。如醫護人員的外出進修、科研論文、職稱晉升、各級表彰等檔案多保管在醫院的醫務科、護理部，遇到歸檔或查詢時，檔案員要經常往返於各科室之間進行搜集、整理、複印。第二，檔案信息資源利用率不高。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。第三，歸檔困難。由於資料的變動（增加或更新），如年度考核、工資調整、醫德醫風考核、學曆變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。第四，工作量大。現人事檔案是以紙質、照片等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，工作量巨大，步驟也繁瑣。
1.4 人事檔案管理人員業務不精。在我院從事檔案管理的大多是一些即將退休的老護士長。由於年齡大，從事臨床護理工作吃力，便照顧到行政後勤管理檔案。專業知識不足、檔案業務不熟、變動頻繁，勢必影響檔案管理工作的質量和利用。
2 人事檔案管理工作措施
2.1 重視醫院檔案管理人員的培養。可通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來，並且保持檔案管理人員的相對穩定。同時，醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃。不但要進行檔案管理現代化的知識培養，而且要提高法製觀念，自覺參與檔案的管理與利用。
2.2 建立統一的開放式檔案管理模式。由於我院員工原始人事檔案分四個部門管理，導致醫院為員工建立的臨時性檔案材料不全，使醫院在員工職稱晉升、學習培養、幹部選拔方麵獲取信息量不足。補充完善人事檔案材料，建立統一的開放式檔案管理模式勢在必行。第一，完善基本檔案材料。包括個人基本情況；學曆、學位證明；繼續教育及學習進修證明、證書；年度考核表。第二，收集衛生專業技術人員開展工作檔案資料。包括開展的新技術新項目；參加援川、強基工程、義診等活動；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同；發表著作、論文、科研成果鑒定書；典型病曆、搶救成功的病案、手術分析；“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料；參加專業學術會議證書等。第三，開放式檔案管理模式。人事檔案管理必須走向開放性，才能適應經濟發展和人事變革新形勢。把人事檔案作為記錄員工綜合素質的信息儲存和保管，促進人才合理流動和人才市場主體到位。
2.3 加強人事檔案的現代化管理手段。提高人事檔案的效用，就必須加強人事檔案的現代化管理手段，建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理。硬件方麵：增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦，設置防火、防盜的自動監控係統。軟件方麵：引進計算機管理軟件，建立人事檔案管理信息係統，信息數據庫包括員工基本信息、員工工資信息、檔案查詢目錄、檔案材料目錄等，真正實現個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內涵，實現人事檔案資源的合理配置和利用。“人盡其才，才盡其用”，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。
（作者單位：山東省海陽市中醫醫院人力資源科 來稿日期：2014-06-15）